Na volné noze - portál nezávislých profesionálů


Na volné noze > Blog > Pořádání skupinových akcí

Pořádání skupinových akcí

11. 8. 2009, napsal Robert Vlach

Skupinová setkání s možností osobního kontaktu jsou pro většinu lidí nenahraditelná. Organizace větších akcí je ale dosti náročná, proto by si měl pořadatel osvojit osvědčené praktiky a počítat předem se vším.

Musím předeslat, že pořadatelství je mi osobně i profesně velice blízké. Patřím k lidem, kteří snadno navazují přátelství a rádi pobývají v dobré společnosti. Odjakživa jsem se vyžíval v organizování všeho možného, koncerty naší středoškolské kapely počínaje a soudobými akcemi pro nezávislé profesionály konče. Ročně uspořádám v průměru tucet větších či menších setkání a sám se také mnoha skupinových aktivit účastním.

Soukromá či rodinná setkání si všichni rádi uspořádáme intuitivně podle svého, ta není zapotřebí nijak komentovat. Pracovní a jiné formálnější akce jsou ale na přípravu mnohem náročnější už jen proto, že jejich účastníci se často předem neznají. Pro dobro věci je tedy žádoucí dodržet alespoň základní zvyklosti a pokusit se vykouzlit atmosféru, která všechny přítomné nadchne.

Potřeba příjemného společenského kontaktu je u většiny lidí velmi silná, proto není dosažení pozitivního výsledku obtížné. Stačí jen neposilovat přirozené mezilidské bariéry dané ostychem a společenskými konvencemi. Je také nutné si uvědomit, že osobní setkání je nenahraditelné. Internet ani jiné podobné technologie pro vzdálenou komunikaci se úrovni intenzivního kontaktu z očí do očí ještě ani zdaleka nepřibližují.

Jako nezávislí profesionálové můžeme v rámci své praxe pořádat celou řadu akcí. Namátkou jmenujme školení, semináře, konference, soustředění, prezentace, porady, či také příležitostné společenské akce pro vlastní klienty jako například srazy, výlety, zahradní party, plesy, promítání filmů apod. Konkrétní zaměření závisí na naší odbornosti, povaze a schopnostech.

Finanční i časový vklad může být značný, ale úspěšná akce se nám jako pořadatelům vyplatí. Jde totiž o jeden z nejlepších prostředků budování dobrého jména a příkladné péče o zákazníky. Je také docela běžné, že z neformální konverzace s klienty během akce vzejdou nové zakázky a příležitosti.

Koncepce

Akci pořádáme pro své hosty, nikoli pro sebe. To je hlavní zásada, jíž musí být podřízeno vše. V praxi to znamená, že bychom se měli snažit vcítit do psychologie účastníků a koncipovat akci způsobem, který jim nejvíce vyhovuje.

Až na malé výjimky platí, že účastníci dávají přednost méně formálnímu průběhu akce. Tento trend k nám přišel z USA, kde se i mimořádně prestižní konference typu TED konají v otevřeném a přátelském duchu. V Česku se tento uvolněný styl setkávání prosazuje na úkor suchopárných a úzkoprse pojatých akcí, které již neodpovídají bohaté pestrosti postmoderní společnosti.

Nejdůležitějším předpokladem úspěchu je přijmout akci za svou, dát do ní srdce a promyslet ji tak, aby se lidem líbila. Pro účastníky by měla být lákadlem nejen osoba pořadatele, ale též svěží invence a originalita samotného záměru. Neztrácejme čas s pořádáním akcí, o nichž nejsme vnitřně přesvědčeni!

Příprava

S přípravami začíná tvrdá práce. Už jsem se zmínil, že pořádání větší akce spolyká obrovské množství času, ačkoli samotné setkání pak proběhne jen v několika málo hodinách? (Snad každý organizátor zná ten pocit, kdy se nejdřív měsíce či týdny snaží a samotná akce pak kolem něj prosviští v takovém tempu, že nakonec usíná unaven, odhodlán nepořádat v dohledné době nic dalšího.)

Ano, příprava společenské akce je časově a organizačně náročná. Přirozeně systematičtí lidé jsou zde ve značné výhodě, ostatním může být skvělým pomocníkem projektové řízení. Vřele doporučuji vést si od začátku písemnou dokumentaci, přinejmenším formou stručných poznámek. Zapisujeme si nejen úkoly k vyřízení, ale také různé nápady a všechny domluvy či skutečnosti, k nimž jsme během fáze přípravy dospěli.

Správný výběr termínu a místa setkání je pro úspěch akce klíčový. Při volbě termínu je nutno vzít do úvahy délku příprav, časové možnosti účastníků, roční období (počasí), státní svátky, ale též kolidující akce. Místo bude hrát jednu z hlavních rolí, věnujme proto jeho výběru a včasné rezervaci maximální pozornost. Osobně věřím na duch místa, který zásadně předurčuje průběh akce. Tím nemám na mysli přímo Feng Shui, ale prostě způsobilost daného místa podpořit záměr setkání. (Pro mne je místo opravdu veledůležité, proto pořádám svá školení pár set kilometrů od domova v jihomoravských Valticích.)

Jde-li o významnou, víkendovou či déletrvající akci, je vhodné rozeslat s několikaměsíčním předstihem stručné avízo případným zájemcům. Mohou si termín předem zablokovat, a tím se zvýší pravděpodobnost jejich účasti. Teprve když máme v základních obrysech akce jasno, je čas rozeslat pozvánky s informacemi a programem (podle okolností několik týdnů až měsíců předem). Využíváme při tom dostupné informace o našich kontaktech, když z nich vybereme jen ty příjemce, které by mohla pozvánka zajímat. Větší množství pozvánek je lepší zasílat emailem (je-li dobře formulován, není odezva o nic slabší než u tištěné pozvánky).

Podle přicházející odezvy na pozvánky postupně dolaďujeme přípravu a evidujeme účastníky včetně jejich specifických požadavků. Důležité je nic nepodcenit, promýšlet skutečně poctivě všechny detaily a pokračovat v přípravě, dokud je co zlepšovat. U akcí s placenou účastí doporučuji přijímat platbu předem a uvést do pozvánky stornovací podmínky (výrazně se tím sníží počet zrušených účastí).

Průběh

Na samotnou akci bychom měli jet odpočatí a po všech stránkách připravení. Abychom na nic nezapomněli, připravíme si seznam úkolů, které je na místě třeba udělat. Výborné je, když můžeme mít spolupracovníky, kteří nám pomohou, o to více si akci užijeme.

Jestliže se účastníci akce neznají, poskytneme jim na začátku prostor se neformálně představit, abychom snáze prolomili ledy. Za stejným účelem bychom měli ponechat dostatek prostoru pro volnou komunikaci. (Často slýchávám od účastníků různých konferencí, že nejzajímavější byla volná zábava, kdy se mohli s ostatními pobavit o tématech, která je zajímají.)

S tím mimo jiné souvisí společenský program, občerstvení a nápoje, které podáváme. Neměla by to být těžká jídla ani tvrdý alkohol. Vlastní catering je lepší než anonymní servis z místní restaurace. Při pořádání akcí pro lidi na volné noze se spoléhám na výrazné osobnosti, které jídlo či nápoj nejen podají, ale také doprovodí zajímavým komentářem. Nadchla mne Bára Rektorová, Milan SedláčekJirka Boháč, stejně tak hudební doprovod kapely Ruky na dudy od nás z Beskyd — všechny jmenované mohu jen doporučit.

Téměř na každé větší akci se vyskytne nějaký problém, který prověří kvalitu naší přípravy. Rychlý zásah pořadatele většinu situací vyřeší, ale jsou i výjimky. Například v listopadu 2007 jsem pořádal jinak velmi vydařenou konferenci nezávislých profesionálů, která měla jediný háček. V hlavní konferenční místnosti nefungovalo správně topení, takže nebyla dostatečně vytopená. Správce budovy, který by jako jediný dokázal závadu odstranit, byl právě mimo město. Méně otužilí si tehdy museli obléct svetry či bundy a já jsem pochopil, že některé problémy prostě předvídat nelze ani při sebelepší přípravě.

Ponaučení

Hned po návratu z akce věnuji dostatek času zápisu poznámek: co se osvědčilo, co ne, co bude zapotřebí do budoucna zlepšit, kolik se toho vypilo, snědlo, jaké byly celkové náklady… Čím více užitečných postřehů, tím lépe. Všechno si to někam uložím a když po čase pořádám akci znovu, mohu si rychle připomenout klíčové body. Jinými slovy, organizovat něco opakovaně bývá mnohem snazší než napoprvé.

Stejný důraz kladu na zachycení zpětné vazby od účastníků. Po skončení akce mám ve zvyku rozeslat email s poděkováním a prosbou o zaslání připomínek. Zároveň účastníky poprosím o referenci (do reportáže či k propagaci dalších termínů).

Podněty účastníků nabudou občas většího významu než mé vlastní závěry. Například po srazu v roce 2008 na horském hotelu Palkovické hůrky v Beskydech mi jeden účastník narovinu napsal, že se s ním na akci nikdo kromě mne nebavil, že jeho pokoj nebyl řádně uklizen a celou noc byl slyšet odvedle hlasitý sex. Přestože všichni ostatní účastníci byli se srazem spokojeni, ba doslova nadšeni, vzal jsem tuto oprávněnou stížnost velice vážně. Důsledkem toho bylo, že pro následující ročník 2009 jsem zásadně změnil koncepci setkání tak, aby k uvedeným problémům nedocházelo. A dobře jsem udělal. Všichni bez výjimky byli tentokrát spokojeni a onen účastník, který původně tvrdil, že již na sraz nikdy nepřijede, v reakci na tyto změny svůj odmítavý postoj zmírnil a přislíbil budoucí účast.

Pro zajímavost připojuji odkazy na reportáže z našich akcí pro lidi na volné noze. Text je zpravidla doplněn o fotky a ohlasy účastníků:


Odběr novinek emailem

Nejlepší možností, jak sledovat novinky o podnikání na volné noze, je stručné upozornění na nové články v našem blogu emailem, společně s dalšími tipy a aktualitami. Zadejte svou emailovou adresu pro odběr novinek přibližně jednou měsíčně:

Ochrana soukromí: Váš email bude zachován v tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnut. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu na konci každé zprávy.


Chcete být úspěšní? Přidejte se!

Pro nezávislé profesionály pořádáme unikátní školení úspěšného podnikání na volné noze a můžete u nás také levně inzerovat svou práci široké veřejnosti. Sdružujeme stovky odborníků mnoha profesí a desítkám z nich jsme již pomohli rozjet úspěšné podnikání.

2005 – 2016 © Robert Vlach Mapa portálu ~ Ochrana soukromí ~ Sledování novinek Facebook Twitter LinkedIn YouTube SoundCloud RSS