Na volné noze - portál nezávislých profesionálů


Na volné noze > Blog > Projektové kompetence: Jak neselhávat při spolupráci?

Projektové kompetence: Jak neselhávat při spolupráci?

30. 3. 2016, napsal Ing. Mira Vlach

Každý řetěz je jen tak pevný jako jeho nejslabší článek a totéž platí o spolupráci profesionálů. Jak pevným článkem řetězu jste vy? Vydržíte napětí v projektu či týmu? A jaké vlastnosti byste měli mít, aby s vámi chtěli klienti a kolegové opakovaně spolupracovat?

Projektový manažer

Projektovému řízení se věnuji od studií systémového inženýrství a jako projektový manažer jsem na volné noze přes 10 let. Za ty roky se toho hodně změnilo, ale hlavně:

Velké zakázky se dnes běžně řídí jako projekty. A ty menší stále častěji.

Odřídil jsem nespočet projektů, školil či zaváděl projektové řízení a řešil kritické situace, při kterých tuhla krev v žilách. Příčina největších problémů? Nečekané selhání člena týmu.

Zkušenost mě naučila zásadně rozlišovat mezi odborností profesionála a jeho schopností spolupracovat v týmu. Na volné noze je spousta lidí, kteří samostatně zvládnou zakázku, ale při spolupráci na větším projektu jsou nepoužitelní. Proto s nimi nikdo nechce dělat.

Žádný div, že profesionálové, s nimiž se dobře spolupracuje, dosahují znatelně vyšších příjmů a ostatní je doporučují. Jsou na roztrhání, přestože mají vyšší ceny.

Zajímá vás, co tito profesionálové dělají jinak než jejich selhávající kolegové? Co vede k tomu, že je všichni chtějí do týmu, přestože mají vyšší cenu a delší čekací dobu?

Tajemství projektové spolupráce

Týmoví profesionálové se vedle vlastní odbornosti (grafik, webdesignér, textař, marketér aj.) orientují v problematice projektového řízení a týmové spolupráce obecně.

To samozřejmě ještě nutně neznamená, že by měli být schopni větší projekty sami řídit. Proto říkáme, že tito profesionálové mají projektové kompetence — tedy soubor znalostí a dovedností, které jsou pro bezproblémovou součinnost v projektovém týmu nezbytné.

S nástupem projektového řízení zakázek logicky roste poptávka po projektově kompetentních profesionálech. V budoucnu se tak pravděpodobně bez těchto dovedností k větším zakázkám už téměř nedostanete. Nebo to bude jednou a dost.

Rozdíl mezi odborností a projektovými kompetencemi mohu ilustrovat třeba na příkladu malířky na volné noze: Bude-li malovat na zakázku krajinku v přírodě, je to úplně něco jiného, než když bude svými kresbami zdobit dětský pokoj v novostavbě. V tom případě bude totiž zapojena do projektu novostavby. Musí umět nejen pěkně malovat, ale také upřesnit zadání, domluvit se s podlaháři, komunikovat s budoucí paní domu a dokončit malbu do stěhování. Bude muset jednat s půltuctem lidí a možná i přizpůsobit svou práci změnám v projektu.

Schopný a spolehlivý člen týmu je poklad. Ušetří zadavatelům zakázek tolik nervů, času a manažerské energie, že se jim vyplatí za takové vlastnosti více zaplatit.

Jaké vlastnosti to jsou a co můžete udělat hned, aby se vaše pozice zlepšila?

Základní projektové kompetence

Užitečných projektových dovedností či kompetencí jsou přinejmenším desítky. Začneme však s těmi základními, bez kterých to nepůjde. V kombinaci se slušnou odborností by vám pak mělo stačit dostat jednu dvě šance a nebudete mít o dobře placenou práci nouzi.

Chcete-li být při obsazování projektových týmů a zakázek první na řadě, zaměřte se na dlouhodobé pěstování následujících vlastností:

V ideálním případě se profesionál nejenže zajímá o navazující kroky, ale po celou dobu spolupráce vnímá rozsah projektu (neboli scope) a jak do něj vlastní prací zapadá.

Drtivé většině běžných (sub)dodavatelů je rozsah projektu ukradený a dění kolem je nezajímá. To je ten lepší případ. V tom horším se chovají jako nesnesitelné primadony.

Primadonu nikdo do týmu nechce

Pokud si nemůžete pomoct a chování primadony máte prostě v krvi, ještě nezoufejte, nic není ztraceno. Stačí být jednoduše nejlepší a máte vyhráno!

Pokud se nebojíte přijmout hlavní odpovědnost na projektu, chopit se vedení, máte silné charisma a geniální výsledky jako Steve Jobs, i toto může to být cesta.

Bohužel čím nahraditelnější budou vaše pracovní výstupy, tím menší bude ochota chodit kolem vás po špičkách, nebo vás popohánět. Koordinace týmu dodavatelů na větší zakázce není nudná práce, kterou by si musel projekťák takto zpestřovat.

A přiznejme si to, většina manažerů i zadavatelů si ráda zjednoduší život tím, že se obklopí lidmi, kteří jim s prací spíše pomohou, než aby ji přidávali.

Chcete-li profesionálovi, který zakázku koordinuje a řídí, přivodit noční můry a docílit, že už vás ke spolupráci nikdy nepřizve, chovejte se zásadně takto:

Nemám nic proti zdravé asertivitě a snaze hájit své pozice a zájmy. Problém je, že v týmu plném přehnaně asertivních lidí už může být problém cokoli kloudného udělat a domluvit.

Projektový manažer se pak stává vyjednavačem na plný úvazek, který nedělá nic jiného, než že řeší protichůdné zájmy a kontrapozice členů týmu.

Chce to najít vhodnou míru a uvědomit si, že řešení, které je pro vás profesně nejlepší, nemusí být v uceleném pohledu nejlepší pro celý projekt či zakázku. Tušíte-li problémová místa předem, raději o nich diskutujte hned na začátku.

Pokud jste problémoví, nepočítejte s tím, že vám to někdo přímo takto řekne. Většina lidí (projekťáky nevyjímaje) se vyhýbá konfliktům. Každý projekt jednou skončí, proto je pravděpodobnější, že už vás příště nepřizvou, než aby to s vámi někdo otevřeně řešil.

Nebojte se ale projektového manažera zeptat předem, jaká má od vás očekávání co do jiné součinnosti. A na konci spolupráce si domluvte aspoň 10minutový debrífink, ve kterém si nalejete čistého vína. Dobrý projekťák vám zpětnou vazbu na požádání rád dá.

Profesionál, o kterém projekťáci sní

Základy, co dělat a nedělat, tedy máme zdárně za sebou. Konečně se tak dostáváme k tomu, jakými projektovými kompetencemi se vyznačují špičkoví týmoví profesionálové.

Nejdříve uvedu pár rad, jimiž se můžete začít řídit prakticky ihned a jednoznačně tím uděláte svému klientovi či projekťákovi radost:

Aplikace pro týmovou a projektovou spolupráci

Projektové kompetence zcela nevyhnutelně zahrnují také znalost nejběžnějších aplikací, které se při řízení projektů na volné noze používají.

Když např. naskočíte do projektu, který je řízen v Basecampu a dokumenty tým sdílí přes Google Docs, nikdo nebude chtít ztrácet čas vyučováním, jak se ty aplikace používají.

U projektově orientovaného profesionála se předpokládá, že tyto aplikace zná a je schopen je v základním rozsahu používat, anebo se to rychle sám doučit. Důležitá je nejen samotná znalost, ale také srozumitelnost toho, co do týmových aplikací píšete.

Níže uvádím přehled nejpoužívanějších aplikací. Zkuste si občas nějakou vyzkoušet na pár týdnů pro řízení vlastních úkolů či projektů, ideálně s nějakým parťákem. Zkrátka mějte aktuální přehled, co se používá a jak. Ano, je to nějaký čas navíc, ale také investice do kompatibility vašeho workflow s ostatními.

Google Kalendář
Google Kalendář se používá opravdu hodně. Pozvat ostatní na sdílenou událost nebo pozvánku přijmout je snadné, proto je až s podivem, že to tolik lidí ještě nedělá.
Google Docs
Google Docs je sdílená kancelář v cloudu, která umožňuje bezpečné sdílení a online spolupráci při tvorbě textů a tabulek. Rozhodně stačí na řízení jednoduchých projektů. Mějte funkční účet u Googlu, ať se s vámi dají snadno a rychle sdílet Google dokumenty, hodně týmů je využívá. Alternativy: Evernote či Office 365
Todoist
Todoist je výkonný osobní úkolovník, který vám pomůže udržet si pořádek ve stovkách úkolů. Projekty a úkoly se dají také sdílet s ostatními. Alernativy: Wunderlist či Remember The Milk
Basecamp
Basecamp je velmi populární online nástroj pro týmové řízení malých a středních projektů. Rozhodně je dobré jej umět používat. Jen se nelekněte, že je podporováno více verzí, takže v různých týmech může rozhraní vypadat jinak.
ProjectLibre
ProjectLibre umožňuje bezplatnou tvorbu komplexních časových harmonogramů. Alternativy: MS Project, TeamGantt, Gantter
Asana
Asana je šikovná aplikace a další příklad populárního komplexního programu na řízení projektů. Navíc má dost široké možnosti pro dlouhodobé používání zdarma.
Trello
Trello je aplikace, která staví na jednoduchém systému kartiček. Ten je možné využít i pro řízení náročnějších osobních a týmových projektů. Základní verze je zdarma.
Slack
Slack je moderní komunikační platforma, která se v poslední době hodně používá pro podporu komunikace v projektových týmech.

Myslet jako projekťák

Následující dovednosti asi nedáte na první dobrou. Vyskytují se převážně u projektově ostřílených profíků a budete se k nim muset systematicky propracovat:

Mimochodem, pokud jste žádné z uvedených doporučení nikdy neporušili, jste nejspíš nudně dokonalí. O to raději vás příště vezmu do týmu! :)

Nejvyšší úroveň projektových kompetencí profesionála představuje samostatné řízení projektů. O tom, jak být odborníkem a zároveň schopným projektovým manažerem si ale řekneme více až jindy. Role projekťáka je náročná a může být hodně obtížné ji skloubit s vlastní prací na projektu. Bez pečlivé přípravy a průpravy se tomu raději vyhněte.

Mít pokročilé projektové kompetence v podstatě znamená myslet jako projekťák, i když jím fakticky nejste a dodáváte jen kus vlastní práce. Každý člen týmu, který vnímá celek a ne jen svůj malý výsek, je vždy velkým přínosem. Projektové myšlení — u toho začněte.

Ing. Mira Vlach se věnuje systematické osvětě v oblasti projektového řízení. Je mj. zakladatelem IT sekce při Společnosti pro projektové řízení ČR, píše projektový blog a pořádá otevřené Školení projektových manažerů, na které se můžete přihlásit do konce dubna se slevou 20 % uvedením kódu PROJEKT2016 do vzkazu v přihlášce.

Přejít na web školení >

Líbí se vám tento článek? Doporučte jej ostatním!

Odběr novinek emailem

Nejlepší možností, jak sledovat novinky o podnikání na volné noze, je stručné upozornění na nové články v našem blogu emailem, společně s dalšími tipy a aktualitami. Zadejte svou emailovou adresu pro odběr novinek přibližně jednou měsíčně:

Ochrana soukromí: Váš email bude zachován v tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnut. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu na konci každé zprávy.


Chcete být úspěšní? Přidejte se!

Pro nezávislé profesionály pořádáme unikátní školení úspěšného podnikání na volné noze a můžete u nás také levně inzerovat svou práci široké veřejnosti. Sdružujeme stovky odborníků mnoha profesí a desítkám z nich jsme již pomohli rozjet úspěšné podnikání.

2005 – 2016 © Robert Vlach a Ing. Mira Vlach Mapa portálu ~ Ochrana soukromí ~ Sledování novinek Facebook Twitter LinkedIn Google+ YouTube RSS