Sebeřízení není svěrací kazajka

Nebyl jsem vždy skvěle organizovaný a můj systém byl děravý jako cedník. Měnil jsem svůj přístup v závislosti na tom, jakou práci jsem dělal. Postupem času jsem se dopracoval k tomu, který mi denně pomáhá při podnikání na volné noze. A stále se jej snažím zdokonalovat.

Posledních deset let se potuluji v sociální bublině, která je někdy až posedlá sebeřízením, produktivitou a time managementem. Když jsem pracoval ve firmě na pozici IT konzultanta, bylo naprostou samozřejmostí, že by člověk zodpovědný za implementaci informačních systémů do procesů velkých energetických společností měl být schopný zvládat své závazky, dodržovat termíny a doručovat výsledky. Upřímně, když jsem poprvé pronikl do tohoto prostředí, neměl jsem absolutně ponětí o tom, co to obnáší. Všechny své návyky, které se později ukázaly jako nefunkční, jsem si osvojoval intuitivně. Sebeřízení jsem bral jako způsob, který mi pomůže uspokojit požadavky nadřízených, kolegů a zákazníků. Bez ohledu na sebe.

Psal se rok 2010 a já dostal do ruky MS Outlook. Začal jsem si organizovat práci, jak jen to šlo. Výsledkem byly e-maily označené příznaky v podobě rudého praporku, odbavení každého požadavku v co možná nejkratším čase a neustálá zaneprázdněnost. Zpočátku nešlo o nic extrémního. Sklízel jsem ovace za bleskové reakce i počty splněných úkolů. Během několika týdnů jsem se dostal na vrchol v žebříčku nejproduktivnějších konzultantů.

86400 vteřin, které jsem měl k dispozici během dne, bylo však konstantních a s přibývající zodpovědností jsem na sebe nabaloval další a další aktivity. Přišel první den, kdy jsem si vzal pracovní notebook domů a pohodlně se s ním usadil v ložnici. „Jen mrknu na e-maily,“ řekl jsem tehdy partnerce. Mrknul jsem. A než jsem stihl otevřít oči, začal jsem se postupně potápět v moři nesplněných závazků — vůči zákazníkům, svému okolí i sobě.

Dostal jsem se do extrémní situace, která vyžadovala okamžité řešení. To jsem nakonec našel. Ačkoliv jsem si to nepřipouštěl, nešlo o bleskovou nápravu formou Getting Things Done (GTD), což byla metoda, která byla v dřívějších dobách považována za zcela přelomový přístup k organizaci práce. Zlom přišel ve chvíli, kdy jsem si uvědomil schopnosti vedoucí ke kvalitnímu sebeřízení. A dalším krokem bylo začít získávat odpovídající dovednosti a budovat nové návyky.

Časem jsem změnil profesi. Z bezpečného místa v IT společnosti jsem se postupně dostával na volnou nohu. A dnes působím jako lektor osobní produktivity. Každý rok spolupracuji s více než tisícovkou profesionálů, kteří pracují pro významné firmy napříč Českou i Slovenskou republikou. Potkávám ty, kteří o lepší sebeřízení usilují a chtějí, více či méně, něco změnit. Důvodů může být mnoho, často však lidé hledají cestu, jak se zlepšit v oblasti základních sebeřídících schopnostech — nestíhají termíny, chtějí se věnovat rodině, mají pocit, že čas letí, a ačkoliv vědí přesně, co chtějí (i když i to je někdy spekulativní), je pro ně nereálné toho dosáhnout.

Tímto se dostávám k záměru článku. Lidé si mnohdy neuvědomují, jaké může mít nízká schopnost organizace práce dopady na život. Skáčou od úkolu k úkolu, vše funguje zdánlivě pohodově, než přijde první tvrdý náraz. Těch jsem za poslední čtyři roky zažil ve svém okolí skutečně mnoho. Na prostoru, který mi článek nabízí, je nereálné definovat všechny další kroky, které zafungují vždy a každému. A tak zkusím popsat schopnosti, které pomáhají jednomu z mých nejvěrnějších klientů, a tím jsem já sám. Sestavil jsem skupinu dovedností, na kterých jsem poslední roky pracoval a pomohly mi k lepšímu sebeřízení. Postupně vám je objasním a nastíním další kroky, které mi pomáhají s jejich dlouhodobou udržitelností.

Co je a co není sebeřízení

Když popisuji sebeřízení, doporučuji zapomenout na moderní aplikace, jejich funkce a bezchybnost synchronizace napříč všemi zařízeními. Přiznávám, že mám pro moderní digitální technologie slabost a jsem přesvědčen o tom, že na nástroji, ať už digitálním nebo papírovém, velmi záleží, neboť právě ten z velké části určuje, jak pohodlně a efektivně budete spravovat své závazky. Jedná se však pouze o nástroj, který vám může pomoci.

Stejně tak není sebeřízení žádnou metodou nebo ověřenou technikou, kterou před vámi vyzkoušeli ostatní a vám bude fungovat také za všech okolností. Žádná taková neexistuje. Každá profese vyžaduje jiný přístup a kombinaci vhodných návyků potřebných k dosažení výsledků. Velmi také záleží na charakteru člověka a jeho způsobu práce.

Vždy, když se zmíním o sebeřízení, popisuji různorodou skupinu naučených dovedností. Díky nim je každý člověk schopný dosahovat smysluplných výsledků efektivním způsobem. A to nezávisle na prostředí, ve kterém se nachází. Za efektivní přístup pak považuji ten, kdy dosahujeme maximální možné kvality a objemu výstupů s dostupnými zdroji (čas, který máte k dispozici, energie, materiál…).

Schopnosti organizovaného člověka

Existuje řada principů, které mohou pomoci v organizaci práce a zlepšení sebeřízení. I běžně známé postupy, o kterých se můžete dočíst v nejpopulárnější naučné literatuře, v článcích na webech nebo si je můžete osvojit na školeních produktivity a time managementu, se toulají kolem několika základních oblastí, které považuji za zcela klíčové.

Já jakožto organizovaný člověk

1. pečuji o své zdraví,
2. nezapomínám na své závazky,
3. neodkládám klíčové činnosti,
4. jsem připraven na důležité události,
5. udržuji přehled o svých prioritách,
6. zvládám plné soustředění během práce na úkolech,
7. dodržuji termíny, ke kterým jsem se zavázal,
8. umím pravidelně eliminovat nevhodné návyky,
9. nepřetěžuji nadměrně tělo a hlavu a
10. mám vypěstovanou zdravou sebedůvěru.

Ačkoliv dávají jednotlivé schopnosti mnoha lidem smysl, existuje jedna hlavní překážka v jejich osvojení a tou je syndrom instantní polévky. Ve chvíli, kdy je vysypete ze sáčku a přidáte vroucí vodu, získáte pouze velmi pochybnou (a mnohdy neznámou) kombinaci surovin, kterou sice můžete zkonzumovat, ale na váš dlouhodobý stav nebudou mít pozitivní vliv.

Jsem zastáncem kuchyně, která čerpá z čerstvých a s péčí připravených surovin, jež jsou složením mnohem zajímavějšího a pro organizmus prospěšnějšího pokrmu. Berte každou ze schopností jako jednu ze surovin, za kterou vám vaše tělo poděkuje.

Hlava je skvělé paměťové médium, ale…

Vše šlo tak, jak jsem si naplánoval. Dnes byl až podezřelý klid. Možná to bude tím, že je pátek. Lidi už jsou jednou nohou u víkendových radovánek. Určitě si taky dopřeji nějaký ten relax. V sobotu odmítám otevřít notebook. Konečně budu mít prostor na tu báječnou knihu od Melvilů. [zvoní telefon] Možná ten dort v podobě nerušeného dne bude mít i třešničku — novou poptávku po mých službách. Zvednu to. [desetiminutový rozhovor] Dobrý, tak vše je jinak. Závidím lidem, kteří nemají děravou hlavu. Obrazně řečeno, samozřejmě. Klient na druhé straně telefonu zněl dost naštvaně, když mi (tentokrát již potřetí) opakoval, že tu analýzu potřebuje skutečně do konce týdne, jinak to nemá smysl. Z odpočinkové soboty bude pracovní den. Snad se to neprotáhne do neděle, jako posledně.

Taky si vzpomínáte na dobu, kdy jste každé rande, schůzku nebo termín úkolu udrželi v hlavě? Pamatovali si každý detail, každou informaci. Kde jsou ty časy, že?

Nebudu zdržovat statistikami a srovnáními počtu denně zpracovaných informací před dvaceti lety a v roce 2017. Máme to všechno prostě o něco blíže, doslova řečeno na dosah ruky. E-maily, čtečky, sociální sítě, komunikace s kýmkoliv na druhé straně planety a to v podstatě kdy se nám zachce. Konzumujeme je průběžně celý den, a když nemáme zrovna co na práci, sáhneme po té nekonečné Facebook Zdi.

Robert Vlach mi před časem povídal o jedné úžasné dámě, Evě Hermans, jejíž rutiny a přístup k organizaci práce je v dnešním, spásnými metodami posedlým světem, skutečně pozoruhodný. Ale hlavně funkční. I přesto, že na volné noze pořádá eventy až pro 400 náročných zahraničních klientů ročně, obejde se bez zázračných technik, nejmodernějších aplikací, elektronického kalendáře či úkolovníku. Na vše používá vlastní hlavu, inteligenci a paměť, odladěné procesy a systém vypilovaný za roky praxe.

Není to tak dávno, co jsem ani náznakem nepřemýšlel o tom, že by něco podobného bylo možné i pro nás, kdo nemáme perfektní paměť. Při představě, že bych se měl zbavit Todoistu, Google Kalendáře nebo Evernote, mi běhal mráz po zádech. Naštěstí to po mně nikdy nikdo nechtěl. Poslední dva roky však piluji své sebeřízení tak, abych se dostal alespoň částečně do podobného režimu, jako Eva. Hodně mi v této situaci pomáhají rutiny, opakované činnosti a jakýsi denní a týdenní pravidelný rytmus. Uvedu pár příkladů:

• Každý den startuji stejnou rutinou: Budík → třicet minut káva a kniha → hodinu sport → nejdůležitější práce. Ideálně ve stejný čas, pokud je to možné.
• Stejně tak uzavírám den osvojenou rutinou: Denní revize → odpovědi na e-maily → mé oblíbené (z knihy Hluboká práce převzaté) zvolání „Vypínám, končím!“
• V pondělí a v pátek mám kolem poledne badmintonový trénink s trenérem. Jsem také téměř vždy v Ostravě, je-li to alespoň trošku možné. Pátky jsou navíc vyhrazeny pro odpočinek, regeneraci (intenzivní třídenní školící program dá opravdu zabrat), uzavření týdne a přemýšlení o dalších projektech. Jednoduše hlavu do ničeho nenutím, pracuje pak nejlépe.
• V úterý, středu a čtvrtek jsem „na výletě“ mimo Ostravu. Většinou školím osobní produktivitu, realizuji tréninkový program nebo poskytuji konzultantské či poradenské služby.

Takto bych klidně mohl pokračovat dále. Řada lidí označuje tento způsob práce jako až moc automatický, nelidský, nekreativní… Já díky podobným rutinám zůstávám v klidu, mám přehled o své práci (i bez nutnosti vytahovat pokaždé mobilní telefon) a šetřím energii pro náročnější činnosti a kreativní práci.

Rutiny skutečně pomáhají, nicméně co s úkoly, které pravidelně opakovat nejdou? Přípravy na jednotlivá školení nebo schůzky, jednorázové platby nebo nákupy a další aktivity doporučuji zapisovat, i když si myslíte, že na ně nemůžete zapomenout. Důvody?

• Eliminujete zapomínání a zlepšíte dovednost připomínání ve správný okamžik.
• Zlepšíte koncentraci na aktuální úkol, nebudou vás rušit myšlenky na to, že na závazek nesmíte zapomenout.
• Stihnete toho zaručeně díky lepší koncentraci mnohem více.
• Získáte si důvěru klientů a lidí v okolí, protože na jejich požadavky nezapomenete.

Mám pokračovat? Klíčové jsou první dva body. Téměř všichni lidé disponují schopností, která se běžně označuje jako Zeigarnik effect. Pamatují si nedokončené či přerušené úkoly mnohem lépe, než ty dokončené. To se jeví jako něco neškodného a možná i užitečného, nicméně opak bývá pravdou. Pokud máte rozpracované úkoly, případně ještě ani nevíte, kde začnete, a máte se věnovat čemukoliv jinému, často se vám tento úkol vrací a neustále na něj myslíte. Následek? Vyrušujete sami sebe od rozdělané důležité práce. Ztrácíte koncentraci a těkáte od myšlenky k myšlence.

David Allen, autor metody Getting Things Done, zmínil jeden příklad za všechny, který souvisí s absencí systému, ve kterém shromažďujete své závazky, a s připomínáním úkolů v nepravou chvíli. Tak to prostě je. Nedokončený úkol, nápad nebo jakákoliv myšlenka v hlavě zůstanou. Nicméně ve chvíli, kdy potřebujeme, aby se před námi vynořila, není po ní často ani stopy.

Jak tedy jednoduše zajistit, abychom nezapomínali na důležité úkoly pro klienty a zároveň, aby nás nerušily? Kterak zajistit, abychom se vyvarovali telefonátům rozhořčených kamarádů, kterým jsme slíbili setkání u oběda, ale jaksi… jsme nepřišli? Vytvořte si systém. Nebo se domluvte na spolupráci se skutečně kvalitní a schopnou asistentkou (která bude mít systém).

Pracuji s lidmi velmi rád, ale osobně v tomto raději věřím sám sobě. Začínal jsem s GTD, přešel na ZTD, obohatil to o 7 návyků skutečně efektivních lidí, začal si prioritizovat podle MoSCoW a i díky Tracyho knize Snězte tu žábu! ráno „jedl“ ty nejnáročnější úkoly.

Jednoho dne jsem to vše celé smazal a začal budovat svůj systém, který mi funguje dodnes. Žádné z řešení vás samo o sobě nezachrání (ano, může pomoci, inspirovat). Zásadní je v tomto přemýšlet a dávat si objektivní zpětnou vazbu, případně o ní někoho požádat. Důležité jsou výsledky, ne systém.

Co bych doporučil, je zaznamenávání tří typů informací:

1. Úkoly: co máte udělat.
2. Diář: co máte udělat v konkrétní čas.
3. Poznámky: podklady k tomu, co máte udělat nebo co jste udělali.

Jestli zvolíte papír a tužku nebo některou z moderních aplikací (já používám 1. Todoist, 2. Google Kalendář a 3. Evernote), je skutečně jen na vás.

Odložit či neodložit?

Sedám si ke stolu připravený začít s tím nejdůležitějším úkolem — článkem pro portál Na volné noze. Robovi to slibuji již nějaký ten pátek. Dnes to dám, alespoň část. Otevírám MacBook. Potom e-mailovou schránku. Nechci riskovat, že mi mnou tolik neoblíbená kontrolka s informací o počtu nepřečtených e-mailů, jež se nyní pyšní číslem 201, bude v hlavě blikat až do večera. Jen mrknu, jestli něco nehoří… [následuje dvacet minut věnovaných odpovídání na e-maily] Hotovo, šlo to dnes nějak rychle. Na článek mám dnes ještě sedm hodin, paráda. Cítím sucho v ústech, skočím si pro vodu. Konečně se do toho mohu pustit. Cestou do kuchyně mrknu na Twitter, proletím novinky, popadnu sklenici a… [následuje deset minut vyplněných výběrem nejkrásnějšího řemínku k Apple Watch; nechtě jsem totiž narazil na reklamní tweet, kde se mi jeden tuze líbil, nicméně cena byla fakt poměrně vysoká, raději objednám podobný z AliExpressu] Jdeme na… Dopr… Proč ten telefon musí zvonit zrovna teď?

Scénář, který zažil každý z nás. Existuje řada důvodů, proč plán, který jsme včera večer tak pečlivě připravovali, aby nám ráno nic nebránilo v tom pustit se do práce, selhává. Proč nezabrala příprava, i když byla tak důsledná. Řada lidí mi tvrdí: nestíhám koncepční věci, nemám čas na sebevzdělávání, operativa mi zabere hodiny času. Zkuste se na to podívat jinak. Operativa nedělá nic, to vy se rozhodujete o tom, kdy (a že) se budete operativě věnovat. Vy vytěsňujete sebevzdělávání až na odpolední hodiny, na pondělí, na příští měsíc, na rok 2018.

Variabilita negativních následků pravidelného odkládání práce je skutečně veliká. Hodně záleží na tom, o jaký typ práce se jedná. Např. odkládání úkolů vedoucích k rozvoji byznysu (koncepční činnost) může mít za následek výkyvy v podnikatelském růstu. Odkládání sebevzdělávání pak mizerný přehled o trendech a stagnující (či pouze velmi mírně rostoucí) know-how. Mnoho lidí odkládá také komunikaci (e-maily jedny hloupé!), avšak jen malá část z nás si to může dovolit, neboť právě komunikace na dálku posouvá byznys vpřed. Speciální kategorií je pak odkládání nepříjemných rozhodnutí (nebo rozhovorů). Jak říká kamarád Jaroslav Homolka, raději zab’ tu potvoru, dokud je malá. Nebo třeba Mel Robbins: počítej five, four, three, two, one… a pusť se do toho.

Na druhou stranu odkládání některých činností není vůbec od věci. Robert Vlach se mi svěřil, že své projekty pečlivě promýšlí. Například jeho projekt Poradci.cz měl v inkubátoru nápadů několik let, než se rozhodl pustit jej do světa. Během nich myšlenka uzrála, potvrdilo se, že nešlo jen o krátkodobé nadšení, a díky tomu dnes můžete procházet stále se rozšiřující databázi nejdoporučovanějších poradců v různých odvětvích.

Tento postup mohu v jistých případech jen doporučit. Sám nápady a úkoly, které vím, že v následujících cca dvou měsících nemohu nebo nechci realizovat, odkládám do speciálního seznamu ve svém úkolovníku. Co nápad, to úkol s poznámkami, které mě v průběhu jeho inkubace napadají. Díky tomu se mohu lépe soustředit na věci aktuální. Jakmile nápad dozraje, ucítíte to. Stejně tak, když uhnije.

Vraťme se ale k tomu, co odkládat nechcete, ale vaše „tělo“ je proti. Osobně mi pomáhá několik jednoduchých postupů:

1. Vím, jaký má úkol smysl a co mi přinese jeho dokončení. Představuji si fenomenální výsledek, když jej dokončím. Začínám od konce a v hlavě si vizualizuji, jak to bude vypadat, až jej označím jako hotový.
2. Již v průběhu definice úkolu se snažím, aby nebyl až moc obtížný. Rozsekám jej na malé části, např. tento článek mám rozdělený do několika úkolů podle kapitol.
3. Všechny úkoly mám uložené v systému, mnohdy i ty nejjednodušší. Je pro mě důležité, ať je úkol přesně definovaný. Musí to být jednoznačný další krok typu zavolat, napsat, objednat, domluvit se s… apod. Toto minimalizuje množství rozhodování o dalším kroku, neboť ten mám již předem zaznamenaný.
4. Občas se přistihnu při tom, že mám obavu ze selhání. Toto je skvělý podnět k odložení. Náprava? Opět začít od konce, představit si přesný opak, již jednou zmíněný fenomenální úspěch, a sepsat si dílčí kroky, které k němu povedou. V neposlední řadě si uvědomuji, že drobná selhání občas přijdou. Když se tak stane, vyvozuji z toho další kroky, které povedou k opatření, jež příště riziko podobné situace co nejvíce sníží.
5. Důležitá je pro mě také práce s energií. Kdysi jsem ji moc nebral v potaz. Dnes vím, že důležité úkoly a ty, které jsou k odkládání náchylné, musím vyřešit ve svém produktivním období, nejčastěji během dopoledne mezi 8–11h, kdy jsem po ranních rituálech připravený vítězit. První tři až čtyři hodiny nového dne jsou pro mě klíčové.

Připravte se

Dodnes vzpomínám na dva roky starý rozhovor s kamarádem. Bavili jsme se o klíčových složkách školení. Uvažoval, že by se do toho taky pustil, dokonce ve velmi blízkém oboru. Bavili jsme se o odměnách, struktuře, časové náročnosti… Brzy se u něj projevilo nadšení. Přišla totiž řeč na finance a ohodnocení freelance lektora za jedno školení. Viděl jsem záři v jeho očích a v tu chvíli to vypadalo, že zítra dává výpověď, běží na živnostenský úřad a pozítří startuje svou hvězdnou kariéru. Jaký byl jeho zájem o další složky této poměrně náročné práce? Konkrétně mi řekl: „Však stejně jen přijdeš, řekneš, co víš, a jdeš, ne? No a samozřejmě vyfakturuješ.“

Upřímně, přemýšlel jsem kdysi hodně podobně. A dokud jsem si neuvědomil základní předpoklad svého úspěchu, kterým je kvalitní příprava, narážel jsem velmi často na odmítnutí, ať už ze strany klientů nebo účastníků. Tehdy jsem si s tím nelámal hlavu, přišlo mi to normální a vzhledem k mým velmi omezeným zkušenostem jsem to pokládal za samozřejmost. Zlom přišel, když jsem viděl kamaráda, jak si kreslí do notesu mé oblíbené myšlenkové mapy, a zeptal se ho: „O čem přemýšlíš?“ Jeho odpověď byla: „Jen si tu tak čmárám, abych se připravil na naši schůzku.“

Od té doby jsem začal přípravu vnímat naprosto jinak. Přemýšlel jsem o tom hodně dlouho a protože mám rád experimenty, pustil jsem se do (pro mě v té době) poměrně odvážného počinu. Začal jsem se pečlivě připravovat téměř na vše a pozoroval rozdíly v produktivitě. Když o tom povídám lidem, koukají na mě jako na blázna, protože šlo skutečně o přípravy zdánlivě nesmyslné: cesta do Prahy, badmintonový zápas nebo třeba již dříve zmíněný rozhovor s kamarádem. Zjistil jsem však, že měly naprosto senzační dopad. O těch ale až za chvíli.

Dnes se připravuji na ty záležitosti, které jsou pro mě zcela klíčové, ať už v práci nebo doma. Zkusím to vzít na příkladu jednodenního školení:

• příprava na sepsání odpovědi na poptávku, případně telefonát zadavateli
• příprava na osobní schůzku se zadavatelem
• příprava podkladů k sepsání nabídky
• příprava na analytickou schůzku
• příprava na samotné školení (toto je tak obsáhlé téma, že jej možná rozepíši v dalším článku)
• příprava na follow up

Je potřeba zmínit, že toto je snad nejjednodušší scénář. A to jsem možná ještě na něco zapomněl. Pokud bychom brali jednodenní školení jako akci v rozsahu 6–8 hodin bez obědové přestávky, trvá v mém případě příprava zhruba 8–12 hodin. Ano, pouze příprava! Samotná akce, schůzky, cestování, propagace… To vše jsou činnosti, o kterých se ani nebudu zmiňovat.

Neznám profesi, kde by příprava neměla pozitivní dopad na výsledek. Schválně si zkuste sepsat vaše klíčové aktivity a pak k tomu vymyslet dva tři způsoby, jak se na danou činnost připravit tak, aby byl výstup co nejlepší. Začněte třeba přípravou na nejbližší schůzku. Zanedbaná příprava může mít destruktivní výsledky. Když se to stane jednou a dojde na věc, přijdete třeba pouze o zakázku. Nebo nevyjednáte cenu, kterou za své služby požadujete. Při opakovaném odložení přípravy však rapidně klesne vaše produktivita.

Jak k přípravám přistupovat? Je to poměrně široké téma, nicméně:

1. Začněte přípravu plánovat s vhodným odstupem. Na schůzku se připravuji cca 2 dny předem, na konferenci i 30 dní. Tréninkový program ve firmě plánuji ještě déle.
2. Přípravu evidujte ve svém úkolovníku. Rozdělte si ji do drobných dílčích kroků. Sám používám kroky v rozsahu 30–60 minut.
3. Pro rozsáhlejší přípravu použijte myšlenkové mapy nebo jinou vizuální techniku. Vystačíte s tužkou a papírem, kreslit můžete i do iPadu, případně lze sáhnout po moderní aplikaci typu xMind nebo Coggle.it.
4. Vytvořte si nějakou šablonu přípravu na danou aktivitu. Sám běžně používám techniku šesti otázek (kdo, co, kdy, kde, jak, proč) nebo metodu šesti klobouků, se kterou před lety přišel Edward de Bono.
5. Přípravu neodkládejte na poslední chvíli. Díky dobrému načasování s vhodným předstihem vás může napadnout ještě řada vylepšení. Myšlenky budou postupně zrát a kvalita se zvýší. Hlava často přijde na vychytávky ve chvíli, kdy se na danou věc už nebudete soustředit.

Udržte si přehled o prioritách

„Jak neudělal? Vždyť na tom stojí celý projekt!“ / „Konečně zase na tréninku, jo?“ / „Ale vždyť my nejsme vůbec spolu.“ / „Už jsi s námi dlouho nikde nebyl.“

Skákal jsem od úkolu k úkolu, plnil termín za termínem. Než jsem dospěl k tomu, že produktivita stylem vyrobit co nejvíce za co nejméně času je velmi vyčerpávající. Zhruba v době, kdy jsem došel na okraj propasti, se mi dostala do rukou první (mnou přečtená) Ferrisova kniha o tom, jak pracovat čtyři hodiny týdně a přitom neumřít hlady. A ještě si to užívat. Přiznám se, že mě tehdy, podobně jako řadu jiných, zlákala naivní představa o cestování po Indonésii, pracovním lehátku na pláži a automatizaci pracovních příjmů.

Ačkoliv teď píši z RegioJetu na trase Brno–Pardubice, popíjím kávu zdarma a jediná věc, která se byť jen vzdáleně podobá životu v Asii, je ujídání ovoce z plastové misky, byl Ferrisův text jedním z největších impulsů, jaké jsem kdy dostal. Ihned po přečtení jsem se nepustil do hledání virtuálních asistentek, ale sedl jsem si k bloku a začal na post-it lístečky sepisovat, věci, které celé dny dělám. A pak činnosti, které bych rád dělal. Trvalo to asi tři vypité kávy v nedaleké cukrárně Ollies, ale výsledek byl na světě a stálo to za to.

Tehdy jsem si při čtení uvědomil jednu věc. Není to o tom, kolik toho uděláš (i když i to mnohdy hraje velkou roli), ale jak velké úsilí věnuješ tomu, co je skutečně důležité. A ačkoliv trvám na tom, že o svých prioritách všichni vědí, vím také z vlastní praxe (osobní i profesní), že ne každý je dokáže kontrolovat. Každý ví, že pracovat na nejdůležitějších věcech je klíčové, ale ruku na srdce, kolik z vás toho skutečně dělá? Většinou sklouzáváme do rutiny těkání a přeskakování z úkolu na úkol bez toho, aniž bychom řešili skutečně prioritní věci. Ty totiž většinou nespěchají. Neupozorňují na sebe, jen tak se mihotají někde na pozadí a čekají, až si je vybereme. A i když si jich dlouho nevšímáme, neprotestují, ačkoliv by se rády dostaly na vrcholek našeho to-do listu. Aby přišly na řadu, je důležité na ně zaměřit pozornost, což je schopnost, která se dnes vidí minimálně.

Osobně je pro mě naprosto klíčové mít priority zmapované. V hlavě jsem je měl vždy, ale podstatná změna přišla, až když jsem je tzv. hodil na papír. Léta používám vlastní techniku, kdy v ročních intervalech rekapituluji uplynulý rok a vytvářím obraz toho dalšího. Nedávno jsem narazil na postup, který se tomu mému perfektně přibližuje, až mi přijde trošku zbytečné jej tady rozepisovat. Raději vás odkáži na web Year Compass, kde najdete připravené formuláře pro oba směry, tam i zpět. Doporučuji se alespoň na půl dne zavřít, schovat mobilní telefon a počítač, nenechat se rušit a dát do vyplňování vše. Věřte mi, že výstupy budou zajímavé. Obrázek, který vytvoříte, je odrazovým můstkem ke kontrole priorit.

Tím to samozřejmě nekončí, podstatné je definovat si další kroky, které udělají z náčrtku mistrovské dílo. Slavné obrazy také nevznikaly okamžitě. Bylo potřeba mnohokrát táhnout štětcem, abyste dnes mohli tyto skvosty obdivovat. V naší hantýrce řečeno, bylo potřeba realizovat několik dalších kroků, které dotáhly myšlenku k očekávanému výsledku.

Nestačí vědět, co chcete, ale také se pustit do práce. Osobně mi rutinní kontrola priorit přinesla obrovskou změnu v oblasti (ne)spokojenosti a touhu zlepšovat kvalitu toho, co je pro mě klíčové. Ať už se jedná o práci, rodinu nebo zdraví, to vše šlo od chvíle, kdy jsem zaměřil pozornost na klíčové složky, strmě nahoru. Věnuji více času lidem, na kterých mi záleží, i sobě a kvalita mé práce se den za dnem zlepšuje. Prakticky stačil jediný postup, který ještě jednou zopakuji.

Představa o výsledku → jednoduchý plán → další kroky → samotná práce. A zpětná vazba.

Co bych doporučil?

1. Vyplňte si Year Compass nebo zvolte jiný postup pro to, abyste si ujasnili, co je pro vás klíčové.
2. Vytvořte si malé projekty, které budou záchytnými body při cestování za prioritami.
3. Definujte si další kroky, které povedou k úspěšnému naplnění očekávaného výsledku. Nezapomeňte si je zapsat do systému.
4. Rutinně plňte každý den alespoň jeden další krok. Stačí 15–30 minut denně, je to stále lepší, než nic. Pokud zjistíte, že je odkládáte, zkuste některý z dříve popsaných tipů nebo třeba doporučení v knize Konec prokrastinace.
5. Pravidelně vyhodnocujte (osobně to dělám jednou týdně), zda úkoly, které plníte, směřují k vašim záměrům → prioritám.

Soustředění = klíč k produktivitě

Kdybych měl vybrat jedinou disciplínu, která by mi mohla pomoci k lepší osobní produktivitě, bylo by to rozhodně umění soustředit se. Zvládneme se během půlhodiny zaměstnat deseti různými činnostmi, které absolutně nesouvisí s klíčovou aktivitou, na kterou jsme se rozhodli zaměřit pozornost. V době, kdy píši tento článek, nemají lidé v mém okolí ani tak problém s vybudováním systému, který je často považován za nejlepší cestu k produktivitě, jako s koncentrací na jedinou věc (na druhou stranu to spolu samozřejmě souvisí).

Neustálé přeskakování mezi činnostmi byl dlouhou dobu můj největší náklad. Dělal jsem rádoby na mnoha věcech najednou a považoval se za jednoho z 2 % lidí, kteří dokáží částečně pracovat v multitasking režimu, a byl spokojený s tím, jak neuvěřitelně jsem produktivní.

Nebyl jsem. Utrácel jsem zbytečně vteřiny svého času tak, že jsem přeskakoval k dalším podnětům (úkolům), aniž bych dokončil předchozí záležitost. Energie šla do háje. Na konci dne jsem se cítil neschopně. Uvědomoval jsem si, kolik úsilí jsem vložil do práce a přesto nemám hotovo vše, co jsem chtěl. Pokračovalo to dlouho stejným scénářem — začít pracovat, nechat se vyrušovat, nestíhat, sbalit notebook do tašky, jít domů a po večeři pokračovat dál v práci.

Přenášel jsem si to postupně dál. Přestal jsem se řádně soustředit nejen na práci, ale také na rozhovory u kávy s přáteli, na večerní vyprávění své ženy, na sebe, okolí i knihu, kterou jsem četl. Některé činnosti jsem pouštěl z hlavy, u jiných se vracel zpět, protože jsem se prostě ztratil. Vteřiny plynuly. A najednou byl konec dne.

Způsobů, jak mě vyrušit, bylo poměrně dost. Začalo to asi jako u každého. Nejhorší byla upozornění na e-maily, SMS zprávy, WhatsApp, Facebook Messenger, telefonáty, prosby kolegů… Nicméně tady to často nekončí. Klientka, kterou jsem zhruba dva měsíce podporoval formou individuálních konzultací osobní produktivity, mi na začátku říkala: „Dane, já slyším upozornění na telefonu. Zvonění a tak. Víte co je divné? Že se to stává i ve chvíli, kdy mi nikdo nevolá.“ Pousmál jsem se. Věděl jsem totiž, že jsem si něco podobného zažil před pár lety, jen místo vyzvánění naskakovala upozornění na e-maily.

Propast zvaná vyrušení se podepsala nejen na zpožděních v rámci úkolů a projektů, ale také na psychické pohodě a vztazích s nejbližšími. Pracoval jsem více, odpočíval méně a dostal jsem se do ne moc příjemného začarovaného kruhu.

Špatná koncentrace → Nestíhání → Práce přesčas → Málo odpočinku → Vyčerpání → Špatná koncentrace → Nestíhání → Práce přesčas → Málo odpočinku… A tak dále.

Špatnou produktivitu jsem kompenzoval větším množstvím času, který jsem práci věnoval.

Řekněme, že se nyní dostanete do stavu, kdy jste maximálně soustředění. Nic vás nevyrušuje. Mobilní telefon na sebe neupozorňuje. V hlavě vám nelevitují myšlenky, které nemají s aktuálně rozpracovaným úkolem co dělat, protože je máte uloženy v důvěryhodném systému. Kolegové vás nechají nerušeně pracovat. Nemusíte odbíhat na žádné schůzky či konferenční hovory. Máte plnou kontrolu nad tím, do čeho se pustíte. Představte si to… Už jste to někdy zažili? Přesně tento stav je často důvod, proč lidé působící ve firmách chodí do práce dvě hodiny před začátkem pracovní doby, končí po ní nebo žádají o možnost práce z domu. Nicméně, je to skutečně cesta, kterou se chcete vydat?

Soustředění je klíčem k produktivní práci. A slovíčko produktivní je téma na hodinovou diskuzi. Dvě klíčové složky pro mě jsou:

1. Nedělat věci, které nejsou důležité.
2. Na těch smysluplných pracovat jak nejlépe dovedu a s adekvátním předstihem.

Každé vyrušení, které dokáži eliminovat nebo alespoň částečně zredukovat, je pro mě drobným krůčkem k vyšší produktivitě. Úkol, který si naplánuji, dokončím v plném soustředění rychleji a výsledek je kvalitnější. Není cílem zlikvidovat na počkání každý impuls, který mě vyruší od práce, ale potlačit ty, které přichází, alespoň částečně.

Sám pro soustředění na práci využívám několika postupů, které nejsou novinkami, ale fungují a pomáhají mi k lepším výsledkům:

1. Jednou za čas (zhruba co 8–12 měsíců) si dělám analýzu soustředění a příchozích vyrušení. Využívám k tomu tabulku pro zaznamenání vyrušení a míry soustředění. Práce s ní je poměrně jednoduchá a intuitivní. S výsledky cca týdenní analýzy poté pracuji dál (z problému, což je v tomto případě vyrušení, vytvářím další kroky, které do budoucna vyrušení potlačí nebo eliminují).
2. Pokud kdykoliv zjistím, že se nedokáži soustředit, vyhradím si minutu na rychlou analýzu, jejíž výsledky si zapíši do Evernote. Prakticky jde o jednoduchou poznámku, ve které uvedu zdroj vyrušení, kdy to bylo a jaká byla pravděpodobná příčina. Pokud je možná okamžitá náprava (např. přesun na klidnější místo, nasazení sluchátek nebo upozornění v případě hlasitého hovoru u vedlejšího stolu), samozřejmě neváhám ani vteřinu. Je-li potřeba větších opatření, opět vytvářím z pro omezení vyrušení další kroky, které jej do budoucna potlačí.
3. Jsem vždy připraven na úkol, který mě čeká. Příprava začíná již v noci (dopřávám si kvalitní spánek), pokračuje po probuzení (cvičení, snídaně) a pak během jednotlivých úseků dne (sluchátka, voda a oříšky na stole, ať mě neruší hlad nebo žízeň, vypnutá upozornění na telefonu i v počítači, pokud je aktuálně nepotřebuji ke své práci…). Důležitá příprava je také na konci pracovní doby, kdy vytvářím plán na další den. Díky tomu jsem hned ráno schopný koncentrovat se na to, co chci udělat.

Tipů, které mi pomáhají v soustředění na práci, bych mohl vypsat desítky. Určitě doporučuji knihu Hluboká práce (autorem je Cal Newport a v češtině vyšla díky nakladatelství Jan Melvil Publishing), která je plná praktických tipů na téma soustředění v 21. století.

Dobíjejte baterky

Můj kamarád jednou prohlásil: „Spánek je pro sraby.“ Věřil jsem mu.

Hlavní důvod, proč jsem začal pracovat na svém sebeřízení, nebyl stíhat více práce, ale věnovat čas věcem, které jsou pro mě smysluplné. Netoužím mít všechny své životní role v rovnováze, jak nabádá řada publikací a lektorů. Vím, že některé z aktivit, které provozuji, jsou sice klíčové, ale ne každá má stejnou váhu. Nicméně je pro mě důležité udržovat si přehled o svých závazcích, pravidelně se k němu vracet a hodnotit, jestli některé z činností nezanedbávám, případně zda jim nevěnuji až moc úsilí.

První podnět k lepší organizaci práce pro mě přišel ve chvíli, kdy jsem zjistil, že práci věnuji až moc času na úkor ostatních oblastí. Projevilo se to jedním zásadním způsobem: přestal jsem odpočívat, abych stihl vše, co chci. Okrádal jsem se o spánek, zdravý pohyb i relaxační víkendy, které jsem si kdysi tak moc oblíbil. Postupně jsem z oblasti odpočinku odkrajoval minutu po minutě, až jsem se dostal do stavu, kdy jsem se do postele dostával po půlnoci a vstával v pět ráno, jen abych vše stihl. Spánkovou deprivaci jsem neřešil a nepřipouštěl si ji. Než jsem začal dělat poměrně zásadní chyby.

Lidé, které nyní potkávám během školení, mají často podobný životní styl, dá-li se to tak nazvat. Vím, že není jednoduché si uvědomit, že zrovna já jsem jedním z těch, kdo se nadměrně přetěžuje a nedobíjí baterky. A že není snadné vyskočit z tohoto kolotoče. Nicméně přišel den, kdy jsem již musel sáhnout po nouzovém vypínači a vymotat se z bludného kruhu.

Vše se změnilo ve chvíli, kdy jsem začal sledovat podíl činností, které přes týden realizuji. Zjištění, že nejvíce času věnuji práci, nebylo až tak překvapující, počítal jsem s tím. Kamarád Tomáš Baránek mi před časem u oběda citoval starou dobrou pravdu, že priorita činnosti se zvýší ve chvíli, kdy jí prioritu dáte. Měl naprostou pravdu. Největší změnou pro mě byla chvíle, kdy jsem začal pracovat na jiném postupu při prioritizaci, než mi byl do té doby přirozený. Prvním krokem bylo uvědomit si, kterým aktivitám chci věnovat nejvíce pozornosti tak, abych dokázal fungovat co možná nejvíce produktivně. Sepsal jsem si klíčové složky mé produktivní práce a seřadil je podle toho, co na ni mělo největší vliv. První tři byly:

1. Spánek a odpočinek
2. Fyzická aktivita a sport
3. Způsob stravování

Na pomyslné bedně se neobjevily položky jako příprava, správa systému úkolů ani roční plánování. To vše jsem schopný produktivně obstarat ve chvíli, kdy mám dostatek energie, kterou mi zajišťuje dostatečný odpočinek, lepší kondice a jídla, která nezatěžují můj organizmus a dostávají mě do útlumu. Věřte mi, že tělo má přes den dost starostí a to, že mu ještě nakládáme další v podobě špatného jídla, mu moc nepomůže.

Nejtěžším krokem bylo začít se změnou. Znáte to, velké balvany, které je potřeba rozbít na malé kousky. Odstartoval jsem to změnou spánku (jež je pro mě dodnes prioritou číslo jedna), lépe řečeno několika experimenty, které dodnes považuji za zcela zásadní. Tím prvním bylo vzít si týden home office, usínat, když jsem byl unavený a vstávat bez budíku. Dopřát tělu tolik spánku, kolik při aktuální zátěži potřebuje. Každý den jsem si před ulehnutím do postele poznamenal aktuální čas a totéž jsem udělal, když jsem vstával. Běžné denní rutiny jsem neměnil.

Výsledek? Průměrně jsem spal 7:20 hod. To bylo o jeden a půl hodiny déle, než byl můj standard. Dalším krokem bylo zavedení rutiny. Jednoduše jsem začal uléhat dříve, než u mě bylo zvykem, abych měl k dispozici sedm a půl hodiny spánku. A dodržuji to, pokud to jen trošku jde, dodnes.

Výsledků, které to přineslo, bylo několik. Snížil se mi hodinový kapitál, který jsem měl pro svou práci, což znamenalo pracovat na některých klíčových činnostech efektivněji a s vyšší mírou soustředění. Začal jsem odmítat některé závazky, o kterých jsem věděl, že bych je stihl, kdybych ubral spánku. To však bylo (a je) nepřípustné. Spánek je pro mě něco jako celodenní školení. Když domluvím začátek na 9 ráno, taky nepřijdu o hodinu a půl později.

Spánkem to však nekončilo. Díky experimentům na poli (téměř) každodenního cvičení rapidně stoupla má pozornost, schopnost soustředit se a vytrvat. Zároveň díky tomu, že cvičím ráno (běhám nebo absolvuji dvacetiminutový funkční trénink), přichází pozitivní efekt v podobě skvělé nálady, svěžesti a výborné produktivity práce. Běžně pozoruji rozdíly ve dnech, kdy ráno cvičím, a kdy se po probuzení a snídani jen posadím k počítači nebo jdu školit.

Není nutné uběhnout každý den několik kilometrů nebo absolvovat těžký hodinový trénink. Vystačím si s rychlým (cca dvacetiminutovým) funkčním tréninkem čtyřikrát týdně. Jednou týdně mám naplánovaný delší běh (cca 15 km), třikrát týdně badminton, občas tenis nebo volejbal. Kromě výše uvedených pozitivních dopadů je to pro mě naprosto báječný způsob relaxace a zvyšování fyzické kondice. A také, mám méně času na práci, podobně jako u spánku. A tak bych mohl pokračovat dál.

Co bych doporučil:

1. Sepište si na papírky nebo do elektronického seznamu činnosti, které jsou pro vás klíčové (nemusí to být ty, které jsem uváděl já).
2. Seřaďte je podle toho, co má podle vašeho mínění na vaše sebeřízení největší vliv.
3. Vyhraďte ve svém kalendáři úseky dne či týdne, kdy se jim budete věnovat a berte je jako závazné.
4. Udělejte maximum pro to, abyste nevynechali, ale zároveň berte v potaz, že žádný plán nevyjde na 100 %.
5. Pozorujte rozdíly v produktivitě a energii, kterou máte během dne. Důležitá není jen systematičnost, ale hlavně pozitivní dopad.

Sebedůvěra a motivace

David Allen, autor metody GTD, přišel ve své publikaci s přístupem, který pojmenoval jako týdenní hodnocení (weekly review). Jde o návyk, který se skládá z několika dílčích kroků, které provádíte vždy na konci každého týdne. Nebo lépe řečeno, v pro vás nejvhodnější okamžik. Během něj máte mimo jiné za úkol dostat svůj systém do stavu, který se přibližuje naprosté dokonalosti. Prostě udělat vše pro to, abyste měli neprůstřelnou evidenci svých závazků.

Již od okamžiku, kdy jsem začal studovat vysokou školu, jsem nějaký systém měl. Rozvrh přednášek a cvičení, seznam úkolů, které jsem musel do určitého termínu splnit, nebo evidenci informací, které jsem potřeboval k tomu, abych studium dokončil. Totéž následovalo v prvním zaměstnání, jen se to vše z vysokoškolského systému překlopilo na evidenci v Microsoft Outlook, SharePointu a lokálním disku.

V obou případech však šlo o systém děravý jako cedník. I když jsem měl poznamenané všechny stěžejní závazky, nepovažoval jsem za důležité zaznamenávat si informace o tom, v kolik hodin mám odběhnout na trénink, rande nebo co všechno musím udělat pro to, abych zorganizoval perfektní squashový turnaj. Považoval jsem za samozřejmé, že na tak důležité věci nezapomenu. A docela to fungovalo. Až do doby, než množství povinností překročilo kritickou mez a začaly přicházet negativní dopady v podobě nejistoty, roztěkanosti nebo neustálých pochybností o tom, zda mám hotovo skutečně vše, co je potřeba.

Pod tou tíhou snažit se držet věci v hlavě jsem nevnímal ani to, jak se mi věci daří a jestli se v nich posunuji kupředu. Končil jsem dny a týdny s tím, že jsem nic pořádného neudělal, a že příští týden se do toho pořádně opřu. Tak to šlo týden co týden. Občasné úspěchy v podobě odevzdaných projektů byly fajn a na chvíli mě povzbudily, samozřejmě jen do chvíle, než přišly další (a mnohem větší) povinnosti. Začínal jsem o sobě pochybovat a ztrácela se ve mě víra v sebe sama.

Kvalitní systém sebeřízení má jednu velkou výhodu. Umožní vám kontrolovat váš denní režim. Zapisování úkolů a schůzek, evidování delegované práce, pravidelné hodnocení a ním spjaté procházení již splněných úkolů má obrovskou sílu, posiluje sebedůvěru a má velký vliv na motivaci. Když vím, do čeho se mám pustit a co jsem během uplynulého období dokázal, cítím se mnohem lépe a věřím, že věci postupují podle mých představ. Pomohl mi velmi jednoduchý princip — vytvořit si skutečně jednoduchý systém, ne nutně podle GTD principů, a ten udržovat v dobré kondici. V rámci týdenního hodnocení jej uklidit tak, ať mu co možná nejvíce věříte. A neplánovat jen směrem dopředu, ale také se pravidelně vracet k tomu, co jste dokázali.

• Osobně provádím pravidelné hodnocení na čtyřech úrovních:
• Denní
• Týdenní
• Kvartální
• Roční

Delší perspektiva mi nikdy moc nefungovala. Ale to neznamená, že nemůže fungovat vám.

Aby byl systém a hodnocení funkční, doporučuji následující:

1. Zaveďte si nějaké místo, kam si budete zapisovat příchozí záležitosti, nápady a úkoly. A kde zůstanou úkoly také po dokončení (označené jako splněné) tak, abyste si je mohli v klidu projít i zpětně.
2. Pravidelně kontrolujte, zda váš to-do list obsahuje konkrétní další kroky vedoucí k naplnění dlouhodobějších aktivit.
3. Dělejte pravidelný úklid svého systému.
4. S pomocí kalendáře, schůzek a událostí na následující měsíc se ujistěte, zda systém obsahuje všechny kroky, které je potřeba k jejich perfektnímu zvládnutí.
5. Hodnoťte také činnosti, které jste dokončili. Zpětná vazba na vaši práci je důležitá. Ověříte si tak, že předchozí den, týden nebo rok nebyl promarněný a zároveň najděte prostor pro zlepšení práce. Každý den se počítá.

Myslete na své zdraví

Když ukazuji na školeních svůj kalendář a účastníci vidí hodinovou položku Cvičení, často se ptají, zda už to není až moc. Zda mám prostor také pro spontánní činnosti a jestli nefunguji celý rok v režimu robota. Právě pečlivá organizace mi umožňuje dostat z hlavy vše, na co nemusím myslet, a soustředit se na spontánní aktivity. Často cituji mou kamarádku Natálii Berglowcovou, která mi jednou řekla: „Co nemám v kalendáři, to se nestane.“

Jedním ze základních pilířů mého sebeřízení je výborný zdravotní stav, kterému se snažím co možná nejvíce jít naproti. Sedmkrát týdně cvičím, ať už se jedná o krátké výklusy, rychlý funkční trénink, delší (cca 15km) běhy, badmintonové tréninky a zápasy nebo třeba tenisové chvilky. Každou z těchto aktivit plánuji s cca týdenním až měsíčním předstihem takto:

• jednou týdně, vždy v neděli odpoledne, naplánuji běh a funkční tréninky
• jednou týdně plánuji často také tenisové pátky
• jednou měsíčně plánuji badmintonové tréninky a zápasy

Jsou mi v tom oporou aplikace jako je Runtastic nebo Results (skvělý digitální osobní trenér), díky kterým jednotlivé aktivity měřím a zároveň mi poskytují výbornou zpětnou vazbu. Ve spolupráci s Apple Watch se jedná o poměrně funkční kombinaci pro udržování i zlepšování fyzické kondice. Všechny výsledky se sumarizují do aplikace Aktivita, ve které mám nastavený denní pohybový cíl, který dodržuji.

Proč to všechno dělám? Vliv na fyzickou kondici je asi zřejmý. Dnes mi nedělá problém uběhnout půlmaraton (čas pro mě není důležitý) nebo odehrát dva velmi náročné badmintonové zápasy za sebou. Pozitivní efekt má však pravidelné cvičení také na produktivitu práce.

1. Nastupuji po ranním cvičení do práce s velmi dobrou náladou.
2. Zlepšuje se pozornost a soustředění.
3. Zvyšuje imunitu a snižuje počet promaroděných dní.
4. V případě, že potřebuji vyjít šest pater na schůzku, nemusím se z toho pět minut vzpamatovávat.

Zvyšování fyzické kondice však není pouze o naplánovaném cvičení, ale rovněž o dalších důležitých aktivitách. Příkladem budiž například přesuny po vlastních nohách ze schůzky na schůzku (chodím pěšky, co to jen jde). Pokud to není nutné, nevyužívám pro pohyb po Ostravě, Brně nebo Praze auto, MHD nebo taxi, ale chodím pěšky. Místo pohodlného výtahu chodím po schodech, klidně i do desátého patra (přijde mi jako dost velký úlet každodenní běh na páse ve fitku následovaný jízdou výtahem). Jednoduše se snažím hýbat, kdykoliv to jen jde.

Pokud nejste příznivcem každodenního pravidelného pohybu, nejsou první kroky směrem k vyšší aktivitě úplně jednoduché. Sám jsem se nedávno po návratu z Asie, kde jsem hodně omezil pohyb a přepravoval se na vypůjčeném skútru, přistihl u nechuti jakkoliv pečovat o své zdraví a pohyb. Následkem byl úbytek svalové hmoty, zadýchávání při minimální zvýšené aktivity apod. Pokles byl rychlý a zásadní. Chtěl jsem znova začít, ideálně na stejné metě, kde jsem skončil.

Jakmile jsem se přistihl u toho, že si hledám výmluvy pro to, abych ráno místo cvičení otevřel například knihu, dožralo mě to. Začal jsem tedy, jako obvykle, po malých krůčcích. Nastavil si na Apple Watch minimální aktivitu 500 kcal a dal si dva cíle: 1) nevyužívat MHD v Praze a 2) denně odcvičit alespoň jeden 7 Minute Workout. Záměr to byl oproti dřívějším zvyklostem jednoduchý, ale má předchozí zkušenost byla taková, že toto je nejefektivnější cesta, jak se dostat do pohybu. Netrvalo dlouho (cca tři týdny) a byl jsem zase v tom. Dnes je pro mě pohyb opět běžnou rutinou, nad kterou vůbec nepřemýšlím. Pomohly mi dílčí cíle a také rutina složená z malých a jednoduše proveditelných aktivit (opravdu mi bylo trapně, když jsem si měl hledat výmluvu, proč odkládat sedmiminutové cvičení).

Co mi u cvičení (ale i dalších návyků) pomáhá, je také princip Don’t Break the Chain, který proslavil americký komik Jerry Seinfeld. Jednoduše jde o to udělat alespoň jeden malý krok každý den a drobné krůčky vizuálně zaznamenávat, k čemuž poslouží buď fixy a papír (velmi podařenou implementaci tohoto přístupu najdete například v knize Konec prokrastinace jako Buzerlístek), případně vhodná aplikace pro mobilní telefon (používám The Way of Life). Váš úkol je jediný, nepřetrhnout řetěz, který vytváříte plněním dílčích kroků.

Jak jsem psal, budování návyku spojených s pohybem není naprostá samozřejmost, proto se možná bude hodit pět tipů, jak na to:

1. Začněte s jednoduchou aktivitou, doporučuji například 7 Minute Workout.
2. Pečlivě si zaznamenávejte svůj pokrok a využijte princip Don’t Break the Chain.
3. V ideálním případě si najděte člověka, který bude cvičit s vámi, případně sáhněte po aplikaci (Runtastic, Results nebo 7 Minute Workout jsou perfektní).
4. Spojte tento návyk s nějakou již zavedenou rutinou. Sám například startuji cvičení hned poté, co ráno u čerstvě namleté kávy přečtu pár stránek z knihy.
5. Vytrvejte, vybudování návyku cvičení není otázka jednoho dne, trvá to déle. Uvidíte však, jak pozitivně se promítne do vaší pracovní i osobní produktivity.

Další kroky k lepšímu sebeřízení

Cesta k sebeorganizaci je poměrně trnitá a výchozí bod je pro každého jiný. Systematická práce na jednotlivých schopnostech se však dříve či později vyplatí. Ne každá vám ale přijde vhod a jistě najdete i další, které jsou pro vás prospěšnější. Pusťte se do nich, budujte je postupně. Na internetu se často dočtete, že pro vytvoření návyku potřebujete 21 dní. Schválně vyzkoušejte, co na to říká Google. Tohle je naprosté minimum a ani po těch třech týdnech se z opakované činnosti návyk vytvořit nemusí. Některé mi zabraly i měsíce.

V budování mi však pomohl jednoduchý princip složený z pěti částí, díky kterým několik posledních let přidávám jeden funkční návyk za druhým (a zároveň se zbavuji těch nefunkčních):

1. Vždy mi nová schopnost musí dávat smysl. Když chci začít běhat, nesmím to dělat proto, abych se vyrovnal známým, kteří s řádnou kadencí přidávají na Instagram jeden příspěvek za druhým.
2. Návyk dobře popíšu a definuji. Začít běhat není dobrý popis. Sám si předem řeknu, co přesně a kdy je potřeba udělat, např. Každý den ihned po vypití kávy vyběhnu alespoň na 20 minut ven. Přidávám také seznam výmluv, které mi v tom mohou zabránit (počasí, lehká únava, náročný denní program), a k tomu povzbuzující větu: Opravdu myslíš vážně, že kvůli pár kapkám deště nevyběhneš na směšných 20 minut ven?
3. Připravím si vhodné prostředí. Již večer mám nachystané věci na běhání, nabitá bezdrátová sluchátka a vím, co budu dělat poté, až doběhnu.
4. Dávám si zpětnou vazbu. U běhání kontroluji výsledky v aplikaci Runtastic, která je pro tyto účely naprosto skvělá. U jiných návyků zase praktikuji Don’t Break the Chain.
5. Když mám s nastartováním nového návyku problémy, spojuji jej s něčím, co dělám rutinně každý den. Viz bod číslo 2 a spuštění akce (běh) po tzv. spouštěči (dopití kávy).

Každý z osvojených návyků vás musí dostat k požadovanému výsledku. Jsem zastáncem vytrvalého ověřování. To, co skvělé funguje mně, nemusí fungovat vám. Mé poslední doporučení?

Vyberte si jeden návyk → Zjednodušte si ho → Zkoušejte alespoň měsíc → Vyhodnoťte jej → Přidejte další…

A vykašlete se na instantní polévky.