Jak dostat zaplaceno

Snad každý nezávislý profesionál si cení svobody být svým vlastním pánem. Ta však s sebou často nese i finanční nejistotu, která může zkomplikovat život. Pro mě jsou klíčem k tomu jak dostat zaplaceno 3 zásadní věci: informace, závaznost a slušnost.

Pokud se přesto klient stane dlužníkem, uplatňuji coby jazykářka následující postup, který jsem doplnila o zkušenosti a poznatky jiných profesionálů. Předem upozorňuji, že každý obor je něčím specifický, a pokud chcete mít jistotu, měli byste vždy konzultovat optimální postup jištění zakázek se specialistou.

1. klíč: informace

Základní informace a ceník najde zákazník na mých webových stránkách, což šetří čas nám oběma. Před přijetím nové zakázky pak chci vždy vědět, co konkrétně zahrnuje. Co nejjasněji také vysvětlím svou cenovou nabídku i aktuální časové možnosti. V informačním emailu si pak vyžádám fakturační údaje. (Jde-li o osobu nepodnikatele, přejdu rovnou ke druhému klíčovému bodu: závaznosti objednávky.)

Při prvním kontaktu se zákazníkem jsou pro mě důležité reference od jiných klientů či kolegů. Pokud nejsou k dispozici, podívám se na jeho webové stránky. U zahraničních firem nebo agentur pak hledám informace na diskusních fórech nebo v informačních databázích (překladatelé využívají například portály ProZ nebo TranslatorsCafé). Využít můžete i fakturační údaje: IČ, případně DIČ společnosti je možné ověřit v registru ARES nebo na serveru Vyhledávače; DIČ evropských firem lze dohledat v systému VIES.

2. klíč: závaznost

Smlouvu o dílo podepisuji výjimečně, proto zákazníka žádám o závazné potvrzení objednávky. Může mít formu dokumentu PDF (s podpisem), ale postačí mi i prosté potvrzení emailem. Po každé telefonické nebo ústní domluvě o změně původní objednávky žádám písemné potvrzení dohody. Důležitý je také doklad o odběru zakázky – potvrzení o přijetí (např. dodací list) od odběratele nebo doklad o odeslání (např. podací lístek). Před zahájením projektu si také obstarejte kontakt na osobu, která bude vyřizovat vaše faktury.

U nových a neznámých klientů jsou dvě možnosti: riskovat a platbu řešit až po skončení projektu, nebo požádat o zálohu. Robert Vlach doporučuje zálohy vždy a za každé situace, sama se kloním ke střední cestě: navrhuji je pouze u větších zakázek, tedy projektů, kterým věnuji dvě a více hodin. Výše zálohy může být různá, obvykle jde o 30–50 %. 100% zálohu požaduji jen u spěšné zakázky nebo u zákazníka, jemuž v minulosti činilo potíže zaplatit včas.

Po dokončení projektu zašlu zakázku klientovi i se zúčtovací fakturou s obvyklou splatností 30 dní. Delší splatnost nedoporučuji: jako dodavatelé bychom se podíleli na podnikatelském riziku odběratele, aniž by nám poskytl odpovídající podíl ze zisku. V dnešní ekonomické situaci s sebou dlouhá splatnost faktur navíc nese nemalá rizika, zejména pokud se odběratel dostane během doby splatnosti do potíží a pozastaví své platby. V zahraničí je sice poměrně běžná i delší splatnost (45 až 60 dní), jiná domluva je však často možná, především v rámci EU, kde lze také argumentovat tzv. standardní lhůtou splatnosti faktur (30 dní).

3. klíč: slušnost a komunikace

Všechny podmínky i informace zákazníkům sdělujte stručně, ale slušně. Sama na písemnou nabídku spolupráce nebo projektu odpovídám vždy, a pokud ji nemůžu z časových či jiných důvodů přijmout, navrhnu jiný termín dodání, případně doporučím spolehlivého kolegu. U větších projektů se také osvědčilo průběžné informování klienta o průběhu práce – má pak pocit, že se na projektu podílí, a předcházíme tak i případnému nedorozumění.

Upomínání a vymáhání

Pokud klient zakázku nezaplatí včas nebo dokonce vůbec, ověřte, jestli není chyba na vaší straně: zkontrolujte, jestli jste odevzdali vše a jestli faktura obsahuje všechny potřebné údaje, včetně data splatnosti. Velkým pomocníkem jsou v tomto směru online účetní aplikace, jako iDoklad, Fakturoid či Qfaktury. K užitečným funkcím patří mj. hlídání data splatnosti nebo automatické odesílání upomínek klientům (až překvapivě účinné).

Po ověření situace nastává druhá fáze: krátké čekání. Někteří klienti si totiž datum splatnosti vykládají jako datum platby a peníze odesílají až v den, kdy už jste je měli mít na účtu. Pokud věc nevyřídí ani za několik dní či týdnů (nejvýše měsíc), přichází další krok: písemná nebo telefonická upomínka. Většina klientů ihned zareaguje omluvou a dlužnou platbu skutečně pošle do určené doby, ne-li dokonce tentýž den.

U klientů, kteří nereagují ani poté, se doporučuje metoda poškrábané desky. Upomínku stejného znění, třeba i s kopií faktury, pošlete podruhé či potřetí; v některých případech jsou poměrně efektivní opakované důrazné telefonáty.

Dalším krokem může být doporučená upomínka zaslaná klasickou poštou s upozorněním na případné penále. Pokud žádné nepožadujete, klientovi vlastně naznačujte, že vám na včasné úhradě tolik nezáleží. Nejvhodnější formou upomínky je doporučený dopis s doručenkou, a to u fyzické osoby (živnostníka) vždy na trvalou adresu a u právnické osoby na sídlo firmy. Ukázka písemné výzvy k zaplacení dluhu a přesný, osvědčený postup na její zasílání je ke stažení ve formátu PDF (170 kB) a RTF (51 kB).

Některým klientům lze nabídnout částečnou úhradu – dluh tak přiznají a vyhnou se poslední zbývající možnosti: soudu. Řadu lidí odrazují soudní poplatky nebo doba trvání případného sporu. Už několik let však existuje možnost zkráceného řízení v podobě tzv. elektronického platebního rozkazu, který je k dispozici na stránkách ePodatelny Ministerstva spravedlnosti. K jeho podání je zapotřebí mít elektronický podpis a zaplatit poplatek – do částky 15.000 Kč jde o pouhých 300 korun, postup přitom není nijak složitý.

Pokud elektronický podpis nemáte, můžete požádat o vymáhání dluhu advokátní kancelář. Vymáhání dluhu sice neprovádí zadarmo, ovšem pokud máte kopii objednávky, faktury a práci jste prokazatelně odvedli, advokátní služby nebudete platit vy, ale dlužník. Kancelář za vás začne jednat po dodání všech podkladů, zaplacení soudního poplatku, podpisu mandátní smlouvy a plné moci. Soud o platebním rozkazu rozhodne do 2 měsíců a dlužník má povinnost zaplatit do 15 dnů, nebo podat tzv. odpor vedoucí k běžnému soudnímu řízení, jinak jej čeká exekuce. U dodávek, které klient prokazatelně objednal, ale neodebral, je důležité mít objednané zboží či dílo nadále připraveno k předání. Po rozhodnutí soudu o zaplacení jej pak dodáte podle objednávky.

Pokud budete postupovat výše uvedeným způsobem, advokátní kancelář vám nakonec zašle i faktury na odměnu za vymáhání dluhu, které si můžete dát do nákladů, přestože je zaplatil dlužník. Před neplatičem pak nezapomeňte také varovat kolegy z oboru.