Nejlepší aplikace

Vybrali jsme pro vás ty nejlepší webové, mobilní a počítačové aplikace pro podnikání na volné noze. Většina je zdarma, jiné za malý poplatek, ale všechny stojí přinejmenším za vyzkoušení.

Když v roce 2010 vybrala jazyková organizace American Dialect Society jako slovo roku APP (tedy zkratku pro aplikace na počítače či chytré telefony), byl to jen další důkaz toho, jak rychle a zásadně se svět počítačů i podnikání mění.

Ty tam jsou časy, kdy jsme nakupovali drahý, složitý a chybový software s řadou zbytečných funkcí. S příchodem chytrých telefonů a jednoduchých webových aplikací se kyvadlo zhouplo na druhou stranu — zákazníci dnes chtějí jednoduchost a širokou dostupnost, a nejlíp levně nebo zadarmo. Právě tohle současný trh požaduje i nabízí měrou vrchovatou.

Nepopiratelné výhody jednoúčelových a snadno ovladatelných aplikací ale zkomplikoval nečekaný problém: Zatímco dříve téměř všichni používali jeden kancelářský balík s několika běžnými utilitami, dnes jsou aplikací pro smartphony, tablety, webové prohlížeče a počítače řádově statisíce! Prakticky každý profesionál tak používá k práci individuální mix aplikací.

Kdo se v tom má vyznat?!

Na jednu stranu je jasné, že dobře namíchaná paleta šikovných aplikací pomáhá zjednodušovat práci, získávat nové zákazníky i zlepšovat nabízené služby.

Na straně druhé je už možností tolik, že výběr nezřídka končí rozhodovací paralýzou a setrváváním u osvědčených, avšak notně zastaralých nástrojů.

Dobrých řešení je několik. Nejlepší, ale také nejdražší je najmout si IT poradce, který pro vás vybere na míru ideální aplikace a zaškolí vás do jejich používání.

Jinudy jsme se vydali s projektem Know How Klub — naší specializací je tzv. know-how management, neboli systematické sbírání, vyhodnocování a následné šíření kvalitních informací mezi podnikatelskou veřejnost.

A právě jednou z oblastí, které bedlivě sledujeme, jsou aplikace a webové služby. Vyzkoušeli jsme jich stovky, možná tisíce, a vybíráme jen ty nejlepší, prověřené podnikatelskou praxí.

Nejlepší appky pro freelancery

Následující výběr vznikl zkrácením mnohem delšího seznamu osvědčených tipů, z něhož vycházíme u přípravy školení a přednášek. Vypustil jsem známé appky jako Gmail, Google Kalendář či Bit.ly a na druhé straně jsem výběr zúžil na aplikace, které jsou podle mých zkušeností nejvhodnější pro nezávislé profesionály na volné noze. Vedle hlavního tipu uvádím za lomítkem i některé srovnatelně kvalitní alternativy.

• Ukládání dat v cloudu / Dropbox / Box / Google Drive — Data, data, data. Jsou všude, neustále s nimi pracujeme, a tak je zapotřebí v nich mít alespoň trochu pořádek. Navíc se stále rostoucím využíváním mobilních zařízení chceme mít data dostupná pokud možno všude. S aplikací Dropbox získáte 2 GB prostoru online (lze navýšit sdílením či instalací na zařízení Samsung) a zdarma aplikaci do PC, tabletu i chytrého telefonu. Na počítači se vám vytvoří složka Dropbox (vypadá podobně jako složka Dokumenty), která se zároveň stane vaším online úložištěm. Jakmile do ní něco nahrajete, automaticky se to nahraje na internet a vy tak k těmto datům získáte přístup odkudkoli. Výhodou je kromě maximální jednoduchosti i možnost sdílení složek. Chcete-li zpřístupnit některé soubory kolegům či klientům, jedním klikem nasdílíte zvolenou složku přidáním jejich emailu, načež budou moci s touto složkou pracovat na svém zařízení. Kromě toho můžete přes Dropbox posílat i velké soubory (a nebýt tak závislí na službách typu Úschovna či Uložto). Stačí zkopírovat zvolený soubor do adresáře Public. Jedním klikem získáte veřejnou adresu pro stažení souboru, kterou můžete poslat přes email či Skype.
• Evidence informací a poznámek / Evernote — Online nástroj, který vám umožní jednoduše ukládat a sdílet libovolné informace jako texty, odkazy, obrázky či zvukové soubory. Výhodou této aplikace jsou vynikající verze pro tablet či mobilní telefon, a také velmi jednoduché ovládání. Poznámky můžete vkládat přímo do aplikace Evernote, nebo je tam můžete zasílat emailem na unikátní emailovou adresu, kterou získáte při bezplatné registraci. Evernote nabízí i několik dalších zajímavých aplikací, jako je třeba Skitch, která vám umožní přidávat poznámky do obrázků, map či snímků obrazovky.
• Evidence úkolů k vyřízení / Wunderlist / Remember the Milk / Todoist — Wunderlist je jednoduchý to-do nástroj, tzv. úkolovník. Základní funkcí je zapisování úkolů a odškrtávání jejich splnění. Díky velice pěkné mobilní aplikaci pak tyto úkoly máte k dispozici i na svém telefonu či tabletu. Aplikace vám také umožní vytvářet sdílené seznamy úkolů (např. Návrhy, pro vaše grafiky, nebo Nutno nakoupit, pro sdílený nákupní seznam vaší rodiny). Placená verze pak nabízí i možnost přidělování úkolů a dělá tak z Wunderlistu opravdu jednoduchý a příjemný nástroj pro řízení projektů.
• Řízení projektů / Basecamp / Asana / Freelo — Pokud chcete řešit projekty více metodicky a procesně, můžete využít jeden z těchto nástrojů. Nejsou to alternativy, ale spíše tři různé možnosti. Všechny aplikace nabízejí velice zdařilé nástroje pro sdílení poznámek, úkolů či souborů mezi členy vašeho projektového týmu. Každá je však pojatá trochu jinak. Basecamp je graficky zdařilejší a více minimalistický, ale některé uživatele může odradit jeho cena. Asana je k dispozici pro malé týmy zdarma, ale je zase techniky náročnější. Českou alternativou je pak skvělé Freelo, které v mnohých funkcích své globální konkurenty předčí a hlavně — je v češtině. Tyto aplikace doporučuji vyzkoušet na nějakém menším projektu a následně se rozhodnout podle toho, která vám lépe sedne. Chcete-li řídit své projekty v aplikaci, mějte na paměti, že s ní budete muset pracovat každý den. A pokud by vám na ní vadila nějaká zbytečná funkce nebo špatné řešení každodenních situací, mohlo by to vyústit v odpor aplikaci používat.
• Online fakturace / Fakturoid — Jedna z nejlepších českých cloudových aplikací, díky zdařilé grafice, velice intuitivnímu ovládání, chytrým funkcím a příjemné zákaznické podpoře (nemluvě o personifikaci aplikace osobností robota Fakturoida). Funkce, které vám dále usnadní práci, jsou vyhledávání a automatické doplnění fakturačních údajů zákazníků dle IČ, automatické upozorňování neplatičů či volba vzhledu faktury, kterou je následně možno odeslat i fyzicky přes PostServis. Ten umožňuje nahrát fakturu ve formátu PDF na speciální portál České pošty, která ji následně vytiskne a odešle vámi zvoleným způsobem adresátovi faktury.
• CRM, evidence klientů a kontaktů / Capsule / Podio — Capsule je jedním z nejjednodušších CRM nástrojů. CRM neboli customer relationship management je systém, který vám umožňuje ukládat informace o vašich zákaznících a jejich historii. Máte tedy možnost ukládat nejen kontakty, ale také historii komunikace, jejich požadavky, důležité milníky nebo informace (data objednávek, faktury apod.). Kromě toho si můžete daný systém propojit s vaším webovým formulářem či kalendářem a využít tak upozorňovací funkce (například po vyplnění kontaktního formuláře se kontakt automaticky nahraje do systému a v kalendáři se vám vytvoří událost Odpovědět na poptávku, takže nezapomenete na daný požadavek odpovědět). Systém také umožňuje do emailové komunikace vložit vaši unikátní adresu (ve skryté kopii) a tato komunikace se vám pak ukládá k danému kontaktu. Capsule je ve verzi do 250 kontaktů zcela zdarma a její největší výhodou je opravdu jednoduché používání.
• Evidence pracovního času / Toggl — Měření času je důležité nejen ve chvíli, kdy fakturujete vašim klientům odpracovaný čas, ale také pokud chcete vědět, kolik času věnujete jednotlivým projektům. Toggl je webová aplikace, ale i program, který si můžete nainstalovat do počítače a do mobilu. Následně v něm měříte čas strávený nad jednotlivými projekty, a to buď v reálném čase (start & stop), nebo zpětně (vložením stráveného času k jednotlivému projektu či ke klientovi). Následně si můžete kdykoli vyexportovat přehledy pro jednotlivé projekty, zákazníky či členy týmu. Pokud hodně outsourcujete, určitě doporučuji domluvit se s dodavateli (grafici, programátoři, asistentky), aby také Toggl využívali. Usnadní vám to vzájemnou fakturaci a hlavně budete mít neustále přehled o tom, kolik odpracovali hodin a na jakých projektech.
• Volání a spolupráce přes internet / Skype / Google Hangouts — Skype snad není třeba představovat. Důležité je však jeho využívání. Profesionálům na volné noze nabízí perfektní možnost jak ušetřit čas při cestování a peníze při telefonování. Zkuste se podívat do svého kalendáře za poslední 3 měsíce, kolik schůzek bylo zbytečných nebo nedůležitých pro váš byznys? A nyní si spočítejte, kolik času jste strávili cestou na tyto schůzky, konzumací v kavárnách apod. Pokud se nejedná o důležité či strategické schůzky, využívejte možnosti videokonferencí. Čas je totiž to nejdůležitější, co máme, a je třeba s ním pracovat nanejvýš úsporně. Skype je samozřejmě možné využít i k dalším aktivitám. Pokud často voláte do zahraničí, můžete využít některý z tarifů, který vám umožní neomezeně volat na pevné linky v Evropě či ve světě za pár eur. Jestli cestujete a máte ve Skype předplacený kredit, na místech s placenou wi-fi sítí vám vyskočí možnost zaplatit za připojení přes Skype jednotnou cenu a nemusíte zadávat údaje z vaší kreditní karty a zbytečně přeplácet.
• Newslettery a hromadné emaily / SmartEmailing / MailChimp — Nástrojů na rozesílání hromadné pošty (pro newslettery, blogy apod.) je poměrně velké množství. V češtině je však pouze jeden kvalitní, a to je SmartEmailing. Doporučuji podívat se na web této aplikace i z toho důvodu, že tam můžete nalézt poměrně dost informací, jak dělat správně emailový marketing (prosím, neplést se spamem). Další možností je jeden z prvních a nejlepších nástrojů na emailing MailChimp, který jako jediný nabízí bezplatnou verzi (do 2.000 kontaktů a 12.000 odeslaných emailů za měsíc). Nejdůležitějšími funkcemi těchto nástrojů je možnost vkládat a upravovat vlastní šablony newsletterů, propojení s webovými formuláři, možnost A/B testování a hlavně kvalitní reporting. Ten vám po každém odeslání ukáže, kolik lidí si email otevřelo, kolik adres již neexistuje a na co lidi ve zprávě nejvíc klikají. Díky tomu pak můžete přizpůsobovat a vylepšovat obsah budoucích newsletterů.
• Kontrola newsletterů / Litmus — Tento nástroj vám umožní kontrolovat, jak vypadají vaše emailové newslettery v desítkách různých emailových klientů. Podnikatelé obětují čas i peníze na získávání emailů potenciálních zákazníků, ale pak rozesílají emaily, které se buď nedají přečíst nebo se zobrazují velice nekvalitně. Litmus je poměrně drahá aplikace zaměřená spíše na agentury či profesionály, ale díky bezplatné zkušební (trial) verzi si její funkce můžete vyzkoušet a dobře tak zkontrolovat váš newsletter.
• Webové formuláře a průzkumy / Wufoo / SurveyMonkey — Dvojice nástrojů na vytváření webových formulářů a dotazníků. Obě aplikace mají stejný základ, ale mírně odlišný způsob použití. Wufoo je výborný nástroj na vytváření a práci s formuláři. Ať už organizujete nějakou akci a musíte vytvořit registrační formulář nebo chcete získat zpětnou vazbu od vašich zákazníků, do Wufoo si jednoduše zadáte jednotlivé otázky, upravíte vzhled a vytvoříte si odkaz na speciálně vytvořenou webovou stránku. Kromě toho si můžete tento formulář nechat vložit do vašich existujících stránek a následně jej měnit dle potřeby, aniž byste museli neustále úkolovat programátora. Výsledky si můžete nechat posílat na email, ale máte k nim přístup i v samotné aplikaci, kde si je můžete buď vyexportovat do Excelu nebo si vytvořit pěkný grafický report. Další zajímavou funkcí je pokročilá možnost tzv. autoresponderu neboli nastavení automatických zpráv, které chodí uživatelům po vyplnění formuláře. SurveyMonkey je nástroj sloužící spíše k získávání zpětné vazby. Na rozdíl od konkurenčních nástrojů (dá se říci, že poskytuje stejné funkce jako např. Survio) má však jednu výbornou vlastnost. Dokáže nejen formuláře vytvořit a zpracovávat, ale také rozeslat na vložený a personalizovaný seznam kontaktů. A pozor, při rozesílání pošle na každý email lehce odlišný odkaz na formulář a je tak schopen zpětně přiřadit každou odpověď danému emailu. Nemusíte se ani ptát na jméno uživatele, a přesto víte, kdo jak odpovídal.
• Sociální sítě / HootSuite / Buffer — Tyto dva nástroje slouží ke zjednodušení práce na sociálních sítích. HootSuite umožňuje vkládání příspěvků na více sociálních sítí a jejich plánování na delší dobu dopředu. Jednoduše si naimportujete tabulku s odkazy, texty či komentáři a zvolíte čas, kdy se mají tyto příspěvky objevit online. Aplikace HootSuite je následně automaticky vloží na vámi vybrané sítě (můžete tak například najednou vkládat na Facebook, Twitter i LinkedIn). Buffer je jednodušší nástroj s výbornou hlavní funkcí. Pokud objevujete zajímavý obsah, o který se chcete dělit s vašimi fanoušky či zákazníky, místo okamžitého vkládání jej dáváte do fronty na Buffer. Následně si zvolíte, kdy chcete, aby se vám příspěvky objevovaly online (můžete si zvolit třeba i pět různých časů denně) a tyto se automaticky začnou objevovat na vašich profilech. Stejně jako u HootSuite můžete dávat příspěvky na více sociálních sítí zároveň.
• Hlídání produktivity / Anti-Social / SelfControl / Freedom — Pokud trávíte příliš mnoho času na sociálních sítích nebo jednoduše nemůžete odolat množství nových informací, které vám nabízejí noviny, magazíny či blogy z celého světa, mám pro vás záchranu. Není sice nad pevnou vůli, ale co neudrží vůle, zvládnou aplikace jako je Anti-Social. Po spuštění se vás program dotáže, jak dlouho chcete soustředěně pracovat. Můžete si zvolit 5, 30, ale třeba i 180 minut. Po potvrzení vám pak tato aplikace znemožní přístup na všechny sociální sítě či další stránky, které si nastavíte při instalaci. Abyste se mohli na sociální síť opět dostat, museli byste si restartovat počítač, což je většinou natolik zdlouhavý proces, že raději pracujete dál. Kromě toho existují i nástroje, které jdou ještě o krok dál. Aplikace Freedom vám tak například zcela zablokuje přístup k internetu (tedy i k emailu), takže vám nezbude nic jiného než psát článek nebo prezentaci offline.
• Reporting zaměstnanců či dodavatelů / 15Five — Pokud se vám nedaří přimět kolegy či subdodavatele k tomu, aby vám pravidelně posílali reporty či výkazy práce, můžete vyzkoušet zajímavou aplikaci pracující na principu 15/5. Tento princip říká, že každý člen týmu by měl jednou týdně věnovat 15 minut reportingu a každý manažer 5 minut jeho čtení a vyhodnocení. Aplikace je vynikající hlavně v tom, že pokud někdo nepošle report ve stanoveném termínu, začne ho poměrně intenzivně automaticky upomínat, dokud jej opravdu nepošle.
• Rezervace schůzek / You Can Book Me — Zajímavý nástroj, který vám ušetří mnoho času, pokud rozšiřujete tým nebo sjednáváte schůzky s více lidmi či zákazníky najednou. Namísto emailové komunikace, kdy se nekonečně dlouho domlouváte, kdy má kdo čas na schůzku, si v kalendáři zvolíte data a časy, kdy jste k dispozici, a pošlete všem jeden jediný odkaz, na kterém si mohou zarezervovat termín schůzky. Jakmile si někdo zarezervuje volný termín, pro ostatní ihned zčervená, takže už mohou vybírat jen ze zbylých volných termínů. Čelíte-li takovým situacím často, tento nástroj vám dokáže ušetřit hodiny a hodiny času.
• Vzdálená správa / TeamViewer — Výborný nástroj, pokud často cestujete a nechcete si brát svůj notebook, nebo pokud stále používáte stolní počítač. Ne všechna data si totiž nahráváte do Dropboxu, externí disk, flashku či DVD. A pokud je někde potřebujete, můžete se přes tento nástroj a zvolené heslo dostat na plochu vašeho počítače téměř odkudkoli na světě (váš počítač musí být zapnutý). Následně si můžete poslat soubor nebo se podívat na nějaký dokument, zkrátka jako byste pracovali na dálku právě se svým počítačem. Je zřejmé, že když se díváte na svou pracovní plochu z mobilního telefonu, obsluha není právě nejjednodušší, ale na přeposlání důležitého dokumentu nebo zhlédnutí nějaké poznámky to stačí. Tento nástroj můžete využít i na vzdálenou správu počítače vašeho kolegy, když si s něčím neví rady, nebo spravovat PC na dálku vašim rodičům a rodině.
• Správa hesel / 1Password / Sticky Password — Jako každý člověk aktivní na internetu máte zcela jistě také mnoho různých přihlašovacích údajů, hesel či PINů. Tzv. trezory na hesla vám umožňují spravovat všechna hesla pod jedním přihlašovacím heslem, takže si nemusíte nic pamatovat a máte je neustále pod kontrolou a v bezpečí.
• Zálohování dat / CrashPlan — Většina výše doporučených aplikací funguje a ukládá data online, tzv. v cloudu. Jednou z velkých výhod tohoto přístupu je, že pokud přijdete o svůj počítač (ať již vinou hardwaru, zcizení či ztráty), máte svá data nadále k dispozici. Přesto však máte na svém PC mnoho souborů, dokumentů či fotografií, jejichž ztráta by pro vás znamenala nemalou práci navíc. S pomocí nástrojů jako je CrashPlan můžete těmto škodám zabránit. Systém automaticky zálohuje vaše soubory na svá zabezpečená úložiště a vy si v případě ztráty dat můžete tyto soubory jednoduše stáhnout zpátky. Aplikace CrashPlan navíc automaticky detekuje duplicitní soubory, stahuje nejdříve nejnovější a upravené dokumenty a má spoustu dalších užitečných funkcí. (pozn. ed. podobně funguje také osvědčená aplikace Mozy)
• Pluginy do prohlížečů — Zřejmě každý z nás tráví poměrně dost času s internetovým prohlížečem. Ne každý ale ví, že si prohlížeč může vylepšit řadou drobných vychytávek a nástrojů. Tzv. pluginy výrazně zjednodušují některé běžné úkony a práci. Například:
• Pokud často komentujete práci grafiků a programátorů nebo jen chcete sdílet zajímavé věci z internetu, doporučuji nástroj Awesome Screenshot. Umožní vám vytvořit snímek obrazovky libovolně dlouhé webové stránky, kreslit do něj nebo psát poznámky, a nakonec sdílet jako soubor či webový odkaz.
• Posíláte-li často kolegům a přátelům odkazy na webové stránky, doplňky obvykle nazvané email link (verze pro Firefox či Chrome) vám umožní jedním tlačítkem vytvořit novou emailovou zprávu s odkazem na právě otevřenou stránku.
• Doplňky výše zmíněných aplikací Evernote či Buffer vám umožní jedním tlačítkem přidat stránku či její obsah do těchto aplikací.

Na závěr přidám ještě malý univerzální tip pro vybírání a testování aplikací. Ty nejlepší aplikace pro vaše podnikání obvykle poznáte tak, že vás baví s nimi pracovat a rychle vám dochází jejich přínos — jsou prostě sexy! Dobrá appka nemá práci komplikovat ani přidávat, naopak ji musí zjednodušovat či automatizovat, abyste se mohli více věnovat tomu, co je v podnikání nejdůležitější, tedy práce s klienty, obchodování a zlepšování vašich služeb.