Projektové kompetence: Jak neselhávat při spolupráci?

Každý řetěz je jen tak pevný jako jeho nejslabší článek a totéž platí o spolupráci profesionálů. Jak pevným článkem řetězu jste vy? Vydržíte napětí v projektu či týmu? A jaké vlastnosti byste měli mít, aby s vámi chtěli klienti a kolegové opakovaně spolupracovat?

Projektovému řízení se věnuji od studií systémového inženýrství a jako projektový manažer jsem na volné noze přes 10 let. Za ty roky se toho hodně změnilo, ale hlavně:

Velké zakázky se dnes běžně řídí jako projekty. A ty menší stále častěji.

Odřídil jsem nespočet projektů, školil či zaváděl projektové řízení a řešil kritické situace, při kterých tuhla krev v žilách. Příčina největších problémů? Nečekané selhání člena týmu.

Zkušenost mě naučila zásadně rozlišovat mezi odborností profesionála a jeho schopností spolupracovat v týmu. Na volné noze je spousta lidí, kteří samostatně zvládnou zakázku, ale při spolupráci na větším projektu jsou nepoužitelní. Proto s nimi nikdo nechce dělat.

Žádný div, že profesionálové, s nimiž se dobře spolupracuje, dosahují znatelně vyšších příjmů a ostatní je doporučují. Jsou na roztrhání, přestože mají vyšší ceny.

Zajímá vás, co tito profesionálové dělají jinak než jejich selhávající kolegové? Co vede k tomu, že je všichni chtějí do týmu, přestože mají vyšší cenu a delší čekací dobu?

Tajemství projektové spolupráce

Týmoví profesionálové se vedle vlastní odbornosti (grafik, webdesignér, textař, marketér aj.) orientují v problematice projektového řízení a týmové spolupráce obecně.

To samozřejmě ještě nutně neznamená, že by měli být schopni větší projekty sami řídit. Proto říkáme, že tito profesionálové mají projektové kompetence — tedy soubor znalostí a dovedností, které jsou pro bezproblémovou součinnost v projektovém týmu nezbytné.

S nástupem projektového řízení zakázek logicky roste poptávka po projektově kompetentních profesionálech. V budoucnu se tak pravděpodobně bez těchto dovedností k větším zakázkám už téměř nedostanete. Nebo to bude jednou a dost.

Rozdíl mezi odborností a projektovými kompetencemi mohu ilustrovat třeba na příkladu malířky na volné noze: Bude-li malovat na zakázku krajinku v přírodě, je to úplně něco jiného, než když bude svými kresbami zdobit dětský pokoj v novostavbě. V tom případě bude totiž zapojena do projektu novostavby. Musí umět nejen pěkně malovat, ale také upřesnit zadání, domluvit se s podlaháři, komunikovat s budoucí paní domu a dokončit malbu do stěhování. Bude muset jednat s půltuctem lidí a možná i přizpůsobit svou práci změnám v projektu.

Schopný a spolehlivý člen týmu je poklad. Ušetří zadavatelům zakázek tolik nervů, času a manažerské energie, že se jim vyplatí za takové vlastnosti více zaplatit.

Jaké vlastnosti to jsou a co můžete udělat hned, aby se vaše pozice zlepšila?

Základní projektové kompetence

Užitečných projektových dovedností či kompetencí jsou přinejmenším desítky. Začneme však s těmi základními, bez kterých to nepůjde. V kombinaci se slušnou odborností by vám pak mělo stačit dostat jednu dvě šance a nebudete mít o dobře placenou práci nouzi.

Chcete-li být při obsazování projektových týmů a zakázek první na řadě, zaměřte se na dlouhodobé pěstování následujících vlastností:

• schopný, spolehlivý a prověřený odborník, bez reputačních škraloupů (neférové jednání, eskalace konfliktů atp.)
• časově a finančně dostupný, nejede s vytížeností permanentně na doraz a účtuje si tržní cenu, která odpovídá jeho odbornosti a zkušenostem
• v týmu působí jako tmel, ne jako rozvraceč
• má nezlomnou pracovní morálku a nehází při prvním problému flintu do žita
• nemusí se vodit za ručičku, po dokončení úkolu nestojí mlčky se založenýma rukama, ale zajímá se o stav projektu, další postup a zdali může něčím přispět

V ideálním případě se profesionál nejenže zajímá o navazující kroky, ale po celou dobu spolupráce vnímá rozsah projektu (neboli scope) a jak do něj vlastní prací zapadá.

Drtivé většině běžných (sub)dodavatelů je rozsah projektu ukradený a dění kolem je nezajímá. To je ten lepší případ. V tom horším se chovají jako nesnesitelné primadony.

Primadonu nikdo do týmu nechce

Pokud si nemůžete pomoct a chování primadony máte prostě v krvi, ještě nezoufejte, nic není ztraceno. Stačí být jednoduše nejlepší a máte vyhráno!

Pokud se nebojíte přijmout hlavní odpovědnost na projektu, chopit se vedení, máte silné charisma a geniální výsledky jako Steve Jobs, i toto může to být cesta.

Bohužel čím nahraditelnější budou vaše pracovní výstupy, tím menší bude ochota chodit kolem vás po špičkách, nebo vás popohánět. Koordinace týmu dodavatelů na větší zakázce není nudná práce, kterou by si musel projekťák takto zpestřovat.

A přiznejme si to, většina manažerů i zadavatelů si ráda zjednoduší život tím, že se obklopí lidmi, kteří jim s prací spíše pomohou, než aby ji přidávali.

Chcete-li profesionálovi, který zakázku koordinuje a řídí, přivodit noční můry a docílit, že už vás ke spolupráci nikdy nepřizve, chovejte se zásadně takto:

• Hrajte si zásadně jen na svém písečku a hýčkejte své profesionální ego.
• Vnímejte výhradně potřeby své subdodávky a neřešte projekt jako celek, i když tím všem ostatním komplikujete život.
• Buďte mimořádně nepružní a nevstřícní v případě jakýchkoliv změn.
• Neváhejte se pohádat se s ostatními členy týmu. Zapomeňte na konstruktivně vedenou a slušnou diskuzi. Porafejte se s ostatními tak, aby se vám už báli cokoli říct.

Nemám nic proti zdravé asertivitě a snaze hájit své pozice a zájmy. Problém je, že v týmu plném přehnaně asertivních lidí už může být problém cokoli kloudného udělat a domluvit.

Projektový manažer se pak stává vyjednavačem na plný úvazek, který nedělá nic jiného, než že řeší protichůdné zájmy a kontrapozice členů týmu.

Chce to najít vhodnou míru a uvědomit si, že řešení, které je pro vás profesně nejlepší, nemusí být v uceleném pohledu nejlepší pro celý projekt či zakázku. Tušíte-li problémová místa předem, raději o nich diskutujte hned na začátku.

Pokud jste problémoví, nepočítejte s tím, že vám to někdo přímo takto řekne. Většina lidí (projekťáky nevyjímaje) se vyhýbá konfliktům. Každý projekt jednou skončí, proto je pravděpodobnější, že už vás příště nepřizvou, než aby to s vámi někdo otevřeně řešil.

Nebojte se ale projektového manažera zeptat předem, jaká má od vás očekávání co do jiné součinnosti. A na konci spolupráce si domluvte aspoň 10minutový debrífink, ve kterém si nalejete čistého vína. Dobrý projekťák vám zpětnou vazbu na požádání rád dá.

Profesionál, o kterém projekťáci sní

Základy, co dělat a nedělat, tedy máme zdárně za sebou. Konečně se tak dostáváme k tomu, jakými projektovými kompetencemi se vyznačují špičkoví týmoví profesionálové.

Nejdříve uvedu pár rad, jimiž se můžete začít řídit prakticky ihned a jednoznačně tím uděláte svému klientovi či projekťákovi radost:

• Řekněte předem jakou součinnost a připravenost budete potřebovat, abyste mohli odvést svou práci. Potřebujete tiskové podklady v určitém formátu? OK. Potřebujete přístup k elektřině a vodě a zbytek si zajistíte sami? Budete to mít!
• Ověřte si u klienta, jak má vyřešeno řízení projektu. Dobře řízený projekt je v zájmu vás i klienta. Klient může tuto potřebu podcenit nebo na ní nemístně šetřit. Pokud se k řízení nikdo nemá a cítíte se na to být dostatečně zkušení, nabídněte se sami a nechte si to zaplatit. Neřízený projekt se může snadno stát neřízenou střelou.
• Proberte rizika a počítejte s klientovou neznalostí. Klient si vás většinou najímá jako specialistu, proto mu na začátku spolupráce pomozte najít slabá místa projektu a možné problematické body spolupráce. Prevence je levnější než hašení požárů.
• Dodanou kvalitu přizpůsobte zadání. Kde je kvalita opravdu třeba, tam ji nešiďte. Ale jestli máte narychlo stlouct provizorní kadibudku, nestavte místo toho katedrálu.
• Buďte ochotni diskutovat a koordinovat se s profesionály, na které navazujete, popřípadě oni navazují na vás. Je strašné mít v týmu lidi nebo dodavatele, kteří se nesnesou mezi sebou navzájem a dělat jim z donucení mediátora.
• Řekněte si občas o zpětnou vazbu. A pokud náhodou jako odpověď dostanete i tip, co byste mohli dělat lépe, nebuďte přehnaně defenzivní a zkuste se zamyslet.
• Nevíte? Raději se zeptejte. Když vám chybí instrukce, řekněte si. Nevíte, který ze svěřených úkolů má prioritu? Zeptejte se. Nejste si něčím jistí? Tak raději zavolejte.
• Buďte flexibilní. Bohužel i přes sebelepší plánování dojde občas na změny. Zkuste alespoň nějak vyjít vstříc a zamilují si vás všichni.
• Řekněte o problémech raději co nejdříve. Tušíte, že nestíháte smluvený termín, nebo se rýsuje jiný zásadní problém? Čím dříve o něm řeknete, tím je snazší to řešit.
• Když je třeba váš odborný názor, nebojte se ho říct jasně a na rovinu. Máte pocit, že tým spěje k naprosto špatnému řešení, které nebude fungovat? Upozorněte na to dostatečně hlasitě. Ale korektně a bez obviňování. Držte se věcné podstaty.
• Kdo má odpovědnost, ten rozhoduje. Máte v něčem jiný názor? Jasně ho řekněte jako poradní hlas, ale nenuťte toho, kdo nese hlavní odpovědnost za koordinaci, aby každé rozhodnutí zdlouhavě vysvětloval. Občas jsou důležitější i jiné věci.

Aplikace pro týmovou a projektovou spolupráci

Projektové kompetence zcela nevyhnutelně zahrnují také znalost nejběžnějších aplikací, které se při řízení projektů na volné noze používají.

Když např. naskočíte do projektu, který je řízen v Basecampu a dokumenty tým sdílí přes Google Docs, nikdo nebude chtít ztrácet čas vyučováním, jak se ty aplikace používají.

U projektově orientovaného profesionála se předpokládá, že tyto aplikace zná a je schopen je v základním rozsahu používat, anebo se to rychle sám doučit. Důležitá je nejen samotná znalost, ale také srozumitelnost toho, co do týmových aplikací píšete.

Níže uvádím přehled nejpoužívanějších aplikací. Zkuste si občas nějakou vyzkoušet na pár týdnů pro řízení vlastních úkolů či projektů, ideálně s nějakým parťákem. Zkrátka mějte aktuální přehled, co se používá a jak. Ano, je to nějaký čas navíc, ale také investice do kompatibility vašeho workflow s ostatními.

Google Kalendář se používá opravdu hodně. Pozvat ostatní na sdílenou událost nebo pozvánku přijmout je snadné, proto je až s podivem, že to tolik lidí ještě nedělá.

Google Docs je sdílená kancelář v cloudu, která umožňuje bezpečné sdílení a online spolupráci při tvorbě textů a tabulek. Rozhodně stačí na řízení jednoduchých projektů. Mějte funkční účet u Googlu, ať se s vámi dají snadno a rychle sdílet Google dokumenty, hodně týmů je využívá. Alternativy: Evernote či Office 365

Todoist je výkonný osobní úkolovník, který vám pomůže udržet si pořádek ve stovkách úkolů. Projekty a úkoly se dají také sdílet s ostatními. Alernativy: Wunderlist či Remember The Milk

Basecamp je velmi populární online nástroj pro týmové řízení malých a středních projektů. Rozhodně je dobré jej umět používat. Jen se nelekněte, že je podporováno více verzí, takže v různých týmech může rozhraní vypadat jinak.

ProjectLibre umožňuje bezplatnou tvorbu komplexních časových harmonogramů. Alternativy: MS Project, TeamGantt, Gantter

Asana je šikovná aplikace a další příklad populárního komplexního programu na řízení projektů. Navíc má dost široké možnosti pro dlouhodobé používání zdarma.

Trello je aplikace, která staví na jednoduchém systému kartiček. Ten je možné využít i pro řízení náročnějších osobních a týmových projektů. Základní verze je zdarma.

Slack je moderní komunikační platforma, která se v poslední době hodně používá pro podporu komunikace v projektových týmech.

Myslet jako projekťák

Následující dovednosti asi nedáte na první dobrou. Vyskytují se převážně u projektově ostřílených profíků a budete se k nim muset systematicky propracovat:

• Slaďujte průběžně svá očekávání s klientem. Pochopte hned na začátku co nejlépe důvody a cíle klientova projektu. Dejte si záležet, abyste si rozuměli v tom, jaké výstupy od vás dostane. Pomoci může vzorkovník, ukázky práce atp.
• Vybudujte si zralý systém osobní produktivity a dodržujte slíbené termíny. Každému se může stát, že mu nějaký termín uteče. Ale když se sejde pohromadě více lidí s klouzavými termíny, tak se ze zakázky může stát nekonečný projekt. Zabrzdíte-li jako první celý projekt vy, pravděpodobně pak i ostatním přestanou sedět posunuté termíny. Dejte pozor, ať si toho nenaberete více, než zvládnete. Do této dovednosti se rozhodně vyplatí investovat — začněte třeba s tipy na Mít vše hotovo.
• Pracujte s časovými odhady. Je to těžká disciplína, kde i zkušené profíky občas něco nepříjemně překvapí svou pracností. Počítejte raději s přiměřenou rezervou a hlavně se nesnažte zavděčit příliš optimistickým termínem. Přesnějším odhadům může pomoci i zúžení specializace pro rychlejší akumulaci zkušeností.
• Dodržujte sjednané ceny. Každý je citlivý na nečekané navyšování ceny. Pokud už by se měla cena nemile navýšit, řešte to raději hned. Mojí známé kadeřnice v polovině barvení řekla, že zaplatí o 800 Kč více, protože prý má husté vlasy. Tak se ale věrní zákazníci nezískávají. Pokud se rozhodnete uprostřed projektu zdražovat, dobře zvažte, jestli se to bude týkat i běžících projektů. Lepší je to nedělat.
• Komunikujte a diskutujte slušně a věcně. Tato dovednost odděluje mimořádné profesionály od průměrných. Pro začátek věnujte aspoň této oblasti více pozornosti.
• Dávejte správně zpětnou vazbu. Znám pár úžasných lidí, kteří mi umí říct, co bych měl zlepšit, a přitom se cítím, jako by mě chválili. Ze začátku nic nezkazíte sendvičovou zpětnou vazbou, později můžete i více experimentovat.
• Budujte si vhled do příbuzných oborů. Informujte se, abyste s nimi mohli snáze spolupracovat, předvídat a řešit problémy dříve, než nastanou.
• Domlouvejte si milníky a průběžné kontroly odvedené práce. Zejména na větších zakázkách nebo tam, kde se mohou představy o výsledku hodně lišit, dbejte na průběžnou prezentaci výsledků zadavateli a korigujte podle toho další postup. Velké projekty se běžně dělí na etapy a vývojové milníky.

Mimochodem, pokud jste žádné z uvedených doporučení nikdy neporušili, jste nejspíš nudně dokonalí. O to raději vás příště vezmu do týmu! :)

Nejvyšší úroveň projektových kompetencí profesionála představuje samostatné řízení projektů. O tom, jak být odborníkem a zároveň schopným projektovým manažerem si ale řekneme více až jindy. Role projekťáka je náročná a může být hodně obtížné ji skloubit s vlastní prací na projektu. Bez pečlivé přípravy a průpravy se tomu raději vyhněte.

Mít pokročilé projektové kompetence v podstatě znamená myslet jako projekťák, i když jím fakticky nejste a dodáváte jen kus vlastní práce. Každý člen týmu, který vnímá celek a ne jen svůj malý výsek, je vždy velkým přínosem. Projektové myšlení — u toho začněte.