Mikroslužby

Služby na zavolanou přinášejí revoluci v delegování práce. A nám freelancerům doslova změní život.

Jsem trenér osobní produktivity. Ale taky trochu lenoch. Jen díky záměru, sebedisciplíně a skvěle nastavenému systému jsou za mnou vidět výsledky. V poslední době mám však ještě jednoho nenápadného „pomocníka“, kterým jsou mikroslužby. A ty mi šetří přinejmenším dva týdny času ročně.

Protože jsem jejich důkladnému zkoumání zasvětil poslední rok, chtěl jsem vytvořit text, který vám ukáže, co všechno se může dít ne nutně za vašimi zády, nicméně bez vaší přítomnosti. Zatímco vy věnujete pozornost studiu, analýze projektu nebo malému klukovi, který by dal za hraní si s vámi cokoli, děje se něco neuvěřitelného.

Někdo, koho jste nikdy neviděli, přepisuje text, který jste sami nadiktovali. Jeden z vašich online asistentů právě dokončuje průzkum mikroslužeb na českém trhu a vytváří seznam i s internetovými odkazy na každou z nich. Mimo jiné stihl ještě ráno předběžně domluvit copywritera, kterého vybral podle skoro až neuvěřitelně pozitivního hodnocení.

Abych nezapomněl, kurýr vám právě veze nabíječku pro váš telefon. Stačila jedna věta do Messengeru a bylo prakticky hotovo. Váš právník reviduje smlouvu a taky nesmím zapomenout na dámu, která před chvílí zazvonila na váš byt s tím, že přišla uklidit. Když otevřu, krčí se za ní ještě pošťák s balíčkem – právě vám veze několik kusů oblečení, které za vás podle vašeho vkusu vybral stylista, aniž byste se kdykoliv potkali.

Ne, nechci po vás, abyste se vžili do role miliardáře. Přestože nevlastníte obrovskou firmu, máte dnes k dispozici možnosti, o kterých se vám dosud ani nesnilo. A právě o nich je tento článek. Řada z nich je sice dostupná primárně v Praze, ale větší množství už funguje i za hranicemi hlavního města a pár z těch nejklíčovějších můžete používat prakticky kdekoliv.

Ať už jste freelancer, který potřebuje pár drobných kroků delegovat dál a nechce kvůli tomu stavět speciální tým, případně chcete-li začít řešit drobné osobní úkoly v době, kdy pracujete u klienta, čtěte dál.

Když „nemáte čas“

V mém posledním článku Jak se soustředit na priority popisuji, co mi pomáhá pracovat na tom nejdůležitějším v mém životě. Každý týden potkám přinejmenším jednoho člověka, který tzv. „nemá čas“. Ale jak se říká, nedostatek času znamená nepořádek v hlavě a prioritách. Tvrdím, že smyslem produktivity není stihnout vše, ale stihnout to podstatné spolehlivě a velmi dobře.

Dříve nebo později zjistíte, že byste rádi svůj život obohatili o další věci, ale den není nafukovací. Řada lidí vymýšlí různé strategie, jak věci zvládat rychleji. Je to jedna z cest, určitě do jisté míry funkční. Nicméně po čase opět narazíte na hranice, které už nemá smysl bourat.

Jedna ze strategií, které jsem dlouho odmítal, byla spolupráce s dalšími lidmi. S takovými, kteří díky svým expertním dovednostem dokáží pracovat na dílčích úkolech, jež mají pozitivní dopad na váš život, s mnohem silnějším nasazením a efektivitou. Nechci zakládat firmu, přesto však poslední dobou čím dál tím více směřuju k tomu, že využívám nadání a dovedností ostatních. Jelikož nemám ambice zaměstnávat někoho celé měsíce a vymýšlet pro něj práci, jsou pro mě mikroslužby výhodnější.

Co to ty mikroslužby jsou?

Zatímco vy jste teď začtení do slov, která jsem před časem napsal, tisíce lidí čekají, až jim dáte příležitost vyniknout. Jsou dobří v tom, co dělají, a chtějí vaše úkoly. Umí toho spoustu a záleží jen na vás, jak jejich potenciálu využijete. Nebudou to v žádném případě dělat zadarmo, pravidelně a rádi vám vystaví fakturu za své služby. Nicméně vy se v čase, kdy budou pracovat na zadaném úkolu, můžete věnovat tomu, co je pro vás skutečně nejdůležitější a během čehož můžete využít své silné stránky a dovednosti. Nebo něčemu, co má pro vás jinou přidanou hodnotu. Večeře s partnerem, kafe s kamarádem, trénink kickboxu… Je to na vás.

Mikroslužby pracují za vás a na zavolání. Je to samostatná jednotka, které předáte balíček práce a čekáte na kvalitní výstup. A těchto jednotek můžete povolat do služby několik v závislosti na tom, co zrovna potřebujete, aniž byste byli nuceni na ně nepřetržitě chrlit úkoly a distribuovat práci za účelem neustálé zaměstnanosti podobně, jako by tomu bylo u člověka, který pro vás trvale pracuje. Mikroslužba zkrátka přijde do práce jen, když ji potřebujete, díky čemuž máte příležitost k maximální efektivitě a navíc s nulovými fixními náklady.

Jak najít vhodnou mikroslužbu

Když jsem v počátcích svého působení na volné noze přemýšlel, jak a na koho delegovat práci, byl to pro mě skok do neznámých vod. Tehdy nebyla kvalita mikroslužeb taková, jaká je dnes. Nehledě na to, že jejich hledání určitě nebylo nic zábavného ani jednoduchého. Dnes je však situace jiná. Na poli s mikroslužbami najdete vše, na co si jen vzpomenete. Potřebujete vyvenčit svého domácího mazlíčka v době, kdy máte celý den nabitý schůzkami? Stačí pár kliků a brzy se k vám nabídky pohrnou.

Neexistuje nic jako kompletní seznam mikroslužeb, případně kvalitní stránka, která by je sdružovala. A právě to dalo vzniknout tomuto článku. Berte jej tedy právě jako takový malý portál, na který se obrátit ve chvíli, kdy pocítíte, že ne vše, co děláte, máte (nebo chcete) dělat vy.

Na začátku to však bude vyžadovat určité úsilí. Podobně jako v případě jakéhokoliv delegování práce chcete na začátku vědět, co vše lze předávat dál. Jaké jsou oblasti, kde to bez vás nepůjde, a čemu byste měli věnovat jen minimální pozornost, ačkoliv se jedná o pro vás důležitou oblast, kterou nemůžete jednoduše škrtnout.

Existuje několik cest. Můj klient, říkejme mu třeba Pavel, to vzal zkratkou a jednoho letního odpoledne se zavřel do pracovny za jediným účelem – sepsat si věci, které může obstarat někdo jiný. Z jeho počínání vzešel poměrně rozsáhlý seznam, kterým se později řídil. Pokud bych měl dát Pavlovi jedno doporučení, určitě by to bylo vytvoření časového snímku. Jednoduchý soupis aktivit, kterým se přes den věnujete, je poměrně slušný základ pro vypíchnutí požadovaných činností. Čím déle jej děláte, tím detailnější výstup samozřejmě máte. Nicméně pro začátek doporučuji věnovat jeho sestavení týden, maximálně dva.

Časový snímek vytvoříte s tužkou a papírem, kam si stačí nadepsat sloupce CO a KDY, případně s podobně sestavenou excelovou tabulkou. Osobně rád využívám moderní nástroje, jakým je například Toggl nebo DeskTime, které mi svými funkcemi tvorbu značně ulehčují a výsledek zpřesňují. Jednak vám stále připomínají, že by bylo dobré, pokud právě teď na něčem děláte, udělat si krátkou poznámku s detaily činnosti, ale navíc vám dají k dispozici další podpůrné nástroje, jako je kategorizace, souhrnný reporting apod.

Jakmile budete mít před sebou svůj časový snímek, doporučuji u každé činnosti položit pár základních otázek:

• Je to pro mě klíčová aktivita?
• Když na ní bude pracovat někdo jiný, utrpí tím kvalita?
• Pokud ji nemohu předat celou, jakou část může udělat někdo jiný?
• Dává to smysl z pohledy úspory času, energie nebo financí?
• Co udělám pro to, abych ji předal?
• Čemu důležitému se budu věnovat, jakmile k tomu dojde?

Raději je ještě upřesním, aby nedošlo k nedorozumění:

Klíčové aktivity jsou ty úkoly a projekty, díky kterým postupně směřujete za vytyčenými záměry či cíli. Jedná se o důležité úkoly, kterým byste měli dávat přednost před vším ostatním, pokud to jen trochu jde. Jak říká kamarádka: „Věnujte pozornost tomu nejdůležitějšímu a zbytek osekejte, co to jen jde.“

Kvalita znamená, že snažím dokončovat nejdůležitější činnosti co nejlépe, ať už se jedná o osobní, rodinné nebo pracovní aktivity. Pokud by střednědobě či snad dlouhodobě utrpěla kvalita tím, že práci předám dál, volil bych jinou cestu.

Rozdělení na části beru do úvahy vždy, když není rozumné předávat komplexní úkol na někoho jiného, třeba právě z důvodu nižší kvality výstupu. Rád se pak ponořím do hloubání, zda by nebylo efektivní rozsekat úkol na menší části, se kterým by si někdo jiný poradil.

Úspora času, energie nebo financí je nějaký měřitelný přínos, který by se měl dostavit. Můžete získat více času na nejdůležitější koncepční práci v rámci vašeho podnikání, energii na odpolední studium nebo hraní si s dětmi. Mnohdy je však tento krok rovněž cestou k úspoře peněz. Práci, kterou jste dodnes dělali sami, může někdo ve stejné či vyšší kvalitě udělat levněji.

Strategie pro předání vyplyne z otázek, které si kladu: Na jak malé podúkoly práci rozsekám? Komu ji předám? Budu výstupy průběžně kontrolovat? Definujeme si nějaké milníky? Jak budeme komunikovat? Co udělám pro to, abych se vyhnul mikromanagementu? Kdy to udělám? Jaký je další krok?

Čemu se budu věnovat v čase, který jsem ušetřil, je zcela zásadní bod. Pro jakou důležitou aktivitu jsem tohle všechno dělal? Co budu dělat místo předané práce? Jak ten čas vyplním? Ne nutně to musí být další pracovní aktivita. V závislosti na aktuální situaci se můžete rozhodnout třeba pro vyšší míru odpočinku. Díky mikroslužbám ušetřím cca 15 dní v roce. Co během nich budu dělat jinak?

K výběru mikroslužeb můžete ovšem přistoupit i zcela punkově, netrápit se otázkami či sebezpytováním a prostě nějakou intuitivně vyzkoušet. Zvyšuje to nicméně riziko, že vydáte dost peněz za něco, co ve skutečnosti nepotřebujete, a brzy toho necháte. A to by byla velká škoda.

Párování s mikroslužbami

I když už před sebou máte stručný seznam věcí, které chcete a můžete delegovat, ještě zdaleka nemáte vyhráno. To nejtěžší a nejzábavnější vás teprve čeká. Zajistit někoho, kdo to pro vás udělá.

Víte co, přeskočme omáčku, pojďme si říct, co všechno můžete svěřit do rukou mikroslužeb:

• korektury textů
• jednoduché grafické práce
• třídění e-mailů
• rozesílání pozvánek a operativní komunikace s klienty
• plánování schůzek,
• obvolávání a méně důležité telefonáty
• shánění expertů, kteří vám mohou pomoci s dílčími úkoly
• plánování služebních cest – hotely, jízdenky, letenky
• připomínání důležitých událostí
• správa databáze klientů a CRM
• fakturace
• příprava slajdů a prezentací
• přepis audio a video souborů do textu
• online rešerše, hledání zdrojů a pokladů
• sledování novinek v oblasti, která vás zajímá
• organizace souborů a složek na Google Drive, v Dropboxu apod.
• účetnictví a evidence dokladů
• příprava školicích materiálů včetně tisku a dovozu na místo
• zajištění místa pro školení nebo konferenci
• domluvení cateringu na akci
• komunikace s účastníky akce
• kurýrní služby
• jednoduché marketingové služby
• správa vašeho webu ve WordPressu nebo jiném redakčním systému
• stěhování nábytku
• instalatérské služby
• hodinový manžel
• drobné opravy a údržba, zapojení spotřebičů
• právní služby a šablony smluv
• hlídání dětí
• úklid
• žehlení
• venčení psa nebo jiného mazlíčka
• dovoz hotového jídla až do bytu
• nakupování,
• mytí auta nebo motocyklu
• servis jízdního kola
• čištění bot a praní
• čekání v řadě (třeba při vyřizování dokladů)
• výběr vhodného hardware a aplikací pro vaši práci

Toto je výčet činností, které jsem dal dohromady během cca 10 minut. Je jich samozřejmě mnohem více a souvisí s vašimi rolemi, schopnostmi a oblastmi zodpovědností. Chcete vědět, jak to může prakticky vypadat? Pokračujte dál ve čtení.

Asistenti vždy po ruce

Časová úspora ročně → cca 3–4 dny

Spolupracoval jsem za tu dobu, co jsem na volné noze, s mnoha asistenty. Nikdy jsem je však nedokázal vytížit tak, abych pro ně byl já sám zajímavou příležitostí pro růst sám o sobě. Zároveň pro mě bylo důležité, aby obratem reagovali asistenti na mé, někdy poměrně naléhavé záležitosti. Proto jsem se dlouho rozhlížel po službě, která mi může pomoci s často velmi náročnými úkoly, které přichází mnohdy nahodile. Zároveň je potřebuji řešit rychle a v maximální možné kvalitě.

Dnes je trh s tzv. virtuálními asistenty poměrně široký. Mnoho společností nabízí služby asistentů, kteří jsou vždy po ruce. Ověřil jsem schopnosti celkem šesti různých služeb, až jsem zakotvil u jediné, která téměř dokonale splňovala má přísná kritéria:

• okamžitá reakce
• dostupnost kdykoliv během pracovních dní
• dobrá a minimalistická komunikace
• snadné zadání složitých úkolů
• samostatnost
• chuť se zlepšovat a růst na základě zpětné vazby
• kvalitní výstupy

Během přípravy tohoto článku jsem dostal přes sítě tip na službu Timi. Tehdy jsem to bral jen jako zmínku a možná i propagaci služby, která v ČR začínala. Nepřikládal jsem tomu větší důležitost. Pak mě po čase oslovila jedna PR agentura s tím, že připravují program, který má za úkol zasvětit lidi v ČR do využívání mikroslužeb, které mohou pomoci s osobními úkoly v době, kdy jsou v práci. Zpozorněl jsem a zjistil, že se jedná právě o službu myTimi.cz, na kterou nedám do dnešního dne, po mnoha zadaných úkolech, dopustit.

Timi si můžete představit jako tým sehraných a vzájemně skvěle zastupitelných asistentů a asistentek, kteří jsou vám kdykoliv ochotni pomoci s vašimi mnohdy nelehkými úkoly. Pracují na nich v době, kdy vy se věnujete činnostem, ve kterých jste skutečně skvělí. Sám mám mezi úkoly takové, které jsou sice podstatné, ale může je udělat kdokoliv, kdo má informace a dovednosti k tomu, aby vše dopadlo na jedničku. A právě Timi staví na schopnostech a dovednostech těch, kteří rádi pomáhají ostatním (podnikatelům nebo zaměstnancům) v jejich každodenním shonu.

Za těch pár měsíců, kdy s Timi spolupracuji, jsem zadával rozličné úkoly:

• zajištění změny trvalého pobytu a parkovací karty pro Prahu 6
• tisk a doručení materiálů na místo školení, abych se s nimi sám netahal
• vyhledání a rezervace místa pro veřejné školení, včetně cateringu
• hledání Muay Thai a Jiu Jitsu klubů, kde bych mohl v Praze trénovat
• zajištění překladů do angličtiny
• hledání rodilého mluvčího pro trénink konverzace v angličtině
• hledání grafika pro mé webové stránky, který zpracuje úvodní obrázky, ilustrace a komiksy, které k článkům přikládám
• průzkum nápadů pro můj nový diář, na kterém spolupracuji s papelote
• výběr restaurace pro setkání absolventů mého školení Osobní produktivita u významného klienta
• hledání všech možných služeb, na které mohu v ČR delegovat své úkoly, kdy výstup posloužil právě pro účely tohoto článku
• revize článku

A mnoho dalších.

Se všemi úkoly si poradili skvěle, tam, kde to trochu drhlo, jsem dával zpětnou vazbu, ze které se Timi velmi rád učí.

Proces zadání je velmi snadný:

1. Zadáte úkol přes e-mail, formulář, Messenger nebo telefon.
2. Timi jej potvrdí a odhadne časovou a finanční náročnost.
3. Vy potvrdíte, případně si domluvíte, že pokud úkol zabere méně než hodinu, mohou hned začít pracovat, aniž byste museli potvrzovat.
4. Do stanoveného termínu vám pošlou výsledek, který si schválíte.

Nutno podotknout, že v naprosté většině případů se výsledek shodoval s tím, co jsem si představoval. Výsledná kvalita je pro mě klíčová. A bylo to něco, co jsem u ostatních mikroslužeb, poskytující služby virtuálních asistentů, ne vždy dostával. Timi byl v tomto odlišný, a to je důvod, proč s nimi rád spolupracuji. Líbí se mi také jejich zásada, že pokud nejste spokojeni s výsledkem, neplaťte, nebo zaplaťte jen tolik, kolik uznáte za vhodné. Čas vám to zpátky nevrátí, ale pro tuto mikroslužbu je to slušný závazek, který motivuje ke skvělým výkonům.

Vyzkoušejte si ostatně Timi sami. Hned při registraci dostanete kredit pro testování. Pokud jim napíšete kdykoliv při zadání prvního úkolu DANIELGAMROT (do formuláře, e-mailu nebo zprávy), budete mít celkem 500 Kč, což vydá na cca 80minutový úkol.

Kurýrní služby

Časová úspora ročně → cca 2 dny

Má práce je v naprosté většině případů složená z tréninků, školení, konzultací a přípravy na ně. O tom jsem psal v jednom ze svých předchozích článků. Jedna z věcí, které si opečovávám, je můj checklist pro věci, které na trénink musím vzít s sebou. Často rozdávám dárky, jakými jsou knihy, psací potřeby nebo různé pomůcky pro vyšší produktivitu.

A teď si představte, že ačkoliv seznam procházím velmi pečlivě, zapomenu před odjezdem důležitý balíček doma. Už jsem na cestě do Prahy a mám prakticky dvě možnosti. Buď to jednoduše přejdu s tím, že žádné dárky nebudou, nebo budu rychle obíhat například knihkupectví se záměrem sehnat 12 kusů stejných knih. Pokud jste něco podobného někdy řešili, asi víte, jak náročný úkol to je. Mnohdy vás to už na začátku přinutí k variantě první – tzn. neřešit to a dárky zamlčet, případně je sehnat a doručit později.

I když… je tady, díky mikroslužbám, ještě třetí možnost. Povolat do boje spolehlivého kurýra, který například po Praze sesbírá všechny knihy (případně cokoliv dalšího) a doručí vám je v sjednaném čase na místo, které si domluvíte. Za knihy si dosaďte cokoliv:

• psací potřeby pro účastníky
• košile, které jste si omylem nechali pověšené na ramínku
• nabíječku k notebooku nebo mobilu

Opravdu cokoliv.

Již dlouho pro tyto účely využívám služeb DoDo. Možná jste již zaregistrovali kurýry, kteří se v autech nebo jakkoliv jinak prohánějí po městě. A jsou připraveni pro vás, díky perfektní vzájemné spolupráci a dokonalé synchronizaci, splnit i velmi náročné a urgentní úkoly.

Praktická spolupráce je opět velmi snadná a přímočará:

1. Zadáte úkol přes Messenger nebo SMS zprávu.
2. DoDo vám potvrdí, zda je schopný věci sehnat a doručit, a pošle vám cenový návrh.
3. Balíček si předáte v čase a na místě, které si domluvíte.

Občas proběhne drobné upřesnění zadání, případně úpravy místa nebo času. Kurýr vám chvíli před doručením dá vědět, že je téměř na místě. Předáte, zaplatíte, hotovo.

To, co mě nejvíce překvapilo, byla nízká cena za službu. Když si představím své pobíhání po Praze a shánění 12 kusů knih nebo čehokoliv dalšího, rostou mi vlasy i na místech, kde už dávno nejsou. Náročnost takového úkolu pro mě je obrovská. Díky skvělé DoDo synchronizaci vám DoDo nevezme z peněženky více než pár stovek. Konkrétně u úkolu s knihami šlo o 290 Kč. Což je v porovnání s časem, který bych investoval do shánění, zlomková cena. Ne, nevím, jak to probíhá na pozadí. Ale vím, že DoDo mi šetří spoustu času a energie, za což si moc rád zaplatím.

Pokud jste DoDo ještě nevyzkoušeli, určitě použijte kód DANIELGAMROT při první objednávce. Dostanete 100 Kč kredit na jakoukoliv službu, kterou poptáte a je, jak říkají v DoDo, legální.

Nákup až do domu

Časová úspora ročně → cca 3 dny

Při stěhování do Prahy jsem věděl, že další úspory energie a času přijdou s nakupováním potravin. I když máme hned za rohem supermarkety, do kterých si odskočíme ve chvíli, kdy momentálně chybí v lednici drobnosti, větší nákupy prostě necháváme na mikroslužbách. Nebude velkým překvapením, že jsme naprosto intuitivně sáhli po Rohlíku. Občas jsem jej při svých dlouhodobějších pobytech v AirBnb bytech použil i dříve, nicméně s nastěhováním to dostalo nový rozměr.

Vzhledem k tomu, že Rohlík asi znáte, nebudu sáhodlouze popisovat detaily spojené s jeho používáním. Navíc je to poměrně přímočaré. Spíš bych jen pobídl k tomu, abyste o využívání jeho služeb (nebo klidně sáhněte po podobných službách jako je Košík nebo iTesco) intenzivně přemýšleli.

Pěkně se o tom rozepsal Petr Šimeček v článku Rohlík.cz a naše rodina. Dovolím si sem vložit příklad časové úspory z jeho článku:

Nemám ambici docílit akurátního odhadu časové náročnosti, takže spíš „best guess“ časových nároků na rodinný nákup:

• jízda do obchodu – 15 minut
• parkování – 2 min
• nakupování ~ 30 položek, cca 70 kusů zboží – 35 minut
• placení (fronta+pokladna+balení+skládání do auta) – 20 minut
• jízda z obchodu – 15 minut
• vynášení nákupu – 12 minut
• vybalování – 15 minut

Vybalování děláme i teď, takže jedním nákupem na Rohlíku dneska šetřím 99 minut času! Nepočítám benzín ani stres a prudu a vynechávám faktor „děti“, což je veličina chaosu a nejistoty :)

Jasně, je důležité započítat také čas na učení se s aplikací, klikání na položky, které chcete nakoupit, finální převzetí nákupu a další drobné „výdaje“. Ve finále se ale jedná o pouhých pár minut, které se z pohledu ročního hodnocení efektivity snadno ztratí.

Osobně bych trávil nakupováním ještě více času, takže bych se hravě přes 99 minut přehoupl. Místo toho raději investuji já i žena čas do smysluplnějších aktivit. Raději si spolu dáme kafe na terase, než abychom se potulovali po obchodech a hledali ty správné položky z nákupního seznamu, které dát do košíku. Nehledě na to, že v obchodě často koupíte i to, co jste vlastně původně vůbec nechtěli.

Obléká mě Genster

Časová úspora ročně → cca 1 den

Můj lovecký instinkt při nakupování je nezaměnitelný. Potřebuješ džíny? Vyber džíny, zaplať a běž. Tečka. Náročné procházení obchodů za účelem obohacení šatníku realizuji jen pod nátlakem. Pokud jste na tom podobně jako já, čtěte dál.

Genster je totiž odpověď na otázku „Jak vypadat dobře a vyhnout se obchodním domům?“. Je to služba, která šetří čas, energii a vaši pověst. Tedy pokud je pro ni zásadní šatník obsahující mimo obnošených triček také pohlednější kousky.

Když jsem na jejich reklamu narazil poprvé, tuším, že to bylo na Instagramu, jen jsem o ni okem zavadil, ale nijak hlouběji nezkoumal. Postupem času na mě sem tam vypadla fotka Genster Boxu, balíčku oblečení a bot, které k sobě tak nějak seděly. Upřímně, já to oblékání fakt moc neřeším. Košile, kalhoty, na výběr ze dvou párů bot, hnědé doplňky, batoh na záda a vyrážím. A to je možná i důvod, proč jsem nad otestováním mikroslužby Genster začal přemýšlet. Zaujalo mě totiž něco, co mě vůbec nezajímá.

První registrace, vyplnění informací, jako jsou velikosti, co rád nosím, co naopak nenosím, kolik za to dávám korun i jaké barvy na sebe fakt nikdy nevezmu. Domluva telefonního hovoru se stylistou, za pár dní půlhodinový rozhovor plný otázek na styl mého oblékání (chudák stylista, absolutně nechápu, jak si z toho mohl něco vzít). Nakonec příslib doručení do 14 dnů.

Netrvalo to ani tak dlouho a v e-mailu mi přistálo upozornění na nový Genster Box. Prý dorazí do dvou dnů a pak mám cca pracovní týden na vrácení přes Zásilkovnu. Tohle všechno v cajku. Taky je tady nabídka, že mohu ještě před doručením kouknout na svůj profil, kde najdu nafocené oblečení včetně ceny a dalších parametrů. Nechávám si to jako překvapení po rozbalení. Sice nemám rád překvapení, ale tohle má své kouzlo.

Ale stejně jsem nečekal dlouho. Druhý den ráno se ozval Messenger, což je doručovací služba, kterou v Praze Genster využívá pro maximální a spolehlivé doručení vašeho balíčku, s tím, že mi dopoledne zásilku přivezou. Doma byla jen manželka, takže jsem si osobní převzetí vychutnat nemohl, ale pokud mě znáte, víte, že si na podobné věci moc nepotrpím. Ne, nejsem jeden z těch, kteří si užívají několikaminutové otevírání krabičky s iPhone.

Balení bylo vskutnu oku lahodící, oblečení i doplněk v podobě pásku i po té dlouhé cestě úhledně naskládané. Osobní a rukou psaný dopis z rukou stylisty, přehledný ceník, instrukce pro odeslání zpět v případě, že mi něco nebude vyhovovat… Víc (a vlastně ani toto) jsem nečekal.

Po návratu domů jsem se dal do zkoušení a… stalo se to, čeho jsem se obával. Velikosti někdy trošku a někdy hodně mimo. Uváděl jsem při registraci pár údajů o sobě, ale velikost L není vždy velikost L a s délkou kalhot 32 to je podobné. Však to znáte.

Udělali jsme si doma módní přehlídku s velmi podprůměrným modelem, vše naskládali zpět do krabice a druhý den odevzdali na Uloženku. Přesně podle instrukcí a zcela zdarma (jen ta cesta 5 minut k nejbližšímu odběrnému místu Zásilkovny a 5 minut zpět by se dala počítat jako náklad).

Vyplnil jsem online formulář pro zpětnou vazbu. Dva kousky byly mimo. Jedna proužkovaná košile a jedno hodně cool triko. Nemám moc v oblibě proužky ani cool trička. Ale je fakt, že jsem to nikde neuvedl a můj stylista Matěj čtení myšlenek teprve trénuje. Ostatní kousky byly, co se vkusu týče, naprosto v pohodě. Bojoval jsem jen s velikostmi, které jsme napoprvé neodhadli dobře. Po týdnu se mi ozval Matěj, upřesnili jsme si detaily, navrhli další postup a já znova čekal, tentokrát na „opravný“ balíček.

A protože jsem Genster zařadil do mého výčtu, dopadlo to samozřejmě na výbornou. Po necelých dvou týdnech opět volal kurýr a já měl svůj balíček, tentokrát přesně mých představ, doma. Velikosti super, snad jen jedna položka, poněkud odvážnější pásek, opět putuje zpět. Třikrát sláva Genster Boxu, sbohem nákupní centra.

Jak jste možná pochopili, Genster je služba pro muže. Podobné služby existují samozřejmě i pro ženy. Stačí se trošku porozhlédnout po českém internetu. Můžete sáhnout třeba po službě Osobni-Stylista.cz nebo podobné. Osobně s ní však nemám zkušenosti a tak ji, prosím, berte jen jako příklad.

Pokud byste chtěli využít služeb stylistů z Genster i vy, s kódem DANIELGAMROT zadaným při první objednávce nebo komunikaci získáte slevu 250 Kč. Platí 14 dní od publikování tohoto článku.

Libo-li žehlení?

Časová úspora ročně → cca 1–2 dny

Každé ráno vstát, pustit se do hygieny, snídaně, žehlení košile…, nebo ne? Jasně, vzít do ruky žehličku není problém. Ale rád jsem tuto ranní rutinu vyměnil za soustředění na daný den nebo hrátky se synem. Prakticky šlo pouze o jeden krok, kterým bylo oslovit Nažehleno.

Ne, nechci vás navádět k tomu, abyste zahodili žehlicí prkno a žehličku do sklepa. Může se pořád hodit. Pokud ale stejně jako já vynosíte pět košil týdně a máte jich dostatek, není nic jednoduššího, než jednou za čas vyplnit webový formulář a nechat profíky, ať se postarají o zbytek. Jakmile zadáte objednávku, přijede usměvavý zástupce ve vámi zvoleném čase (a to klidně i o víkendu), vy mu předáte tašku plnou zmačkaného prádla a pár ramínek. I když vlastně ani ta nemusíte, v případě jejich absence vám dodají za malý poplatek vlastní.

Podle vytíženosti dostanete zpět své oblečení perfektně připravené na další použití. Pokud se nejedná jen o pár kousků, máte dopravu zdarma. Konkrétně od 850 Kč. Za tuto částku se vám postarají třeba o 13 košil a 5 triček. Nebo podobnou kombinaci, která může zahrnovat šaty, kalhoty nebo cokoliv, na co jen pomyslíte. A vy ty hodiny, které byste stáli u prkna, prožijete mnohem smysluplněji. Když to vezmete třeba jen na příkladu 15 košil měsíčně, tak 15 × 10 minut je cca 2,5 hodiny. Za rok tak máte navíc více než celý den.

A opět mám tady jeden promo kód na služby Nažehleno. Stačí při objednávce zadat DANIELGAMROT a budete mít 20 % z ceny dolů. Promo kód platí 14 dní od publikování tohoto článku.

Nebo třeba čištění bot?

Časová úspora ročně → 1 den

Nic prý nekazí první dobrý dojem jako špinavé boty. Od té doby, kdy jsem slyšel onen výrok poprvé, koukám na (cizí) boty ještě více. Ale upřímně, i když všude čtu, že správný muž o ně pečuje sám, dost to zanedbávám. Úkol vyčistit boty jsem po prvních třech odkladech z kalendáře vymazal a prostě zasáhnu až ve chvíli, když už se za boty fakt trochu stydím.

Dělal jsem na internetu miniprůzkum ohledně mikroslužeb, které lidé využívají a já je neznám. Kamarádka Markéta mě odkázala na kluky, kteří si říkají Sepatos a nabízí poměrně netypickou mikroslužbu – udělají z vašeho páru bot zase fešáky a dobré kámoše prvního dojmu. Je to takový dvorní čistič. Doslova. Přijedou, domluví, odvezou, přivezou, vyúčtují. To vše během několika dnů a s naprosto boží komunikací.

Má zkušenost se Sepatos je více než skvělá. Kluci perfektně rozumí nejen své práci, ale hlavně proklientskému přístupu. A to i přes svůj mladý věk. Nepíší zbytečné zprávy, komunikují po telefonu, kdykoliv je potřeba, ale zároveň vás nezahltí nepřijatými hovory. Domluva proběhne během několika minut. Naplánujete program čištění, datum, kdy si u vás boty vyzvednou a kdy je doručí zpět. Foto před a po mluví za vše:

Při převzetí obuvi (doporučuji předat jim rovnou boty celé rodiny, jsou fakt rychlí a zvládnou to během několika dnů) nabídnou podepsání smlouvy, informují o pojištění i detailech ke konkrétní péči o obuv v závislosti na míře poškození či znečištění.

Za pár dní máte své boty zpět a výsledek je znát. Za téměř nepochopitelně nízký poplatek (oba páry, které jsem nechal čistit, stály 800 Kč) získají vaše boty šmrnc a sílu opět okouzlit. Na fotce jsou dva mé páry bot, foceno za identických podmínek (stejný čas, místo, světlo, fotoaparát, bez filtru). Vlevo Loake pro sváteční příležitosti, vpravo mé oblíbené barefoot boty Joe Nimble. Vlevo šlo hlavně o mikročištění a boky podrážky, barefoot obuv byla už hodně „ochozená“. Posouzení nechám na vás. Každopádně jde o cca jeden den času ročně (při měsíčním důkladnějším čištění. A s tím už se dá slušně pracovat.

Pokud byste chtěli práci kluků ze Sepatos vyzkoušet, ať už sami, nebo jako dárek pro partnera, který běhá po schůzkách v ušmudlané obuvi, určitě využijte při první objednávce kód DANIELGAMROT. Dostanete 15 % z ceny dolů plus dopravu zcela zdarma při první objednávce čištění dvou a více párů bot.

Hodinový manžel

Časová úspora ročně → cca 1 den

Pokud jste na domácí práce stejně leví jako já, určitě jste již mnohokrát řešili věci jako zapojení pračky, tekoucí myčku nebo jiné drobné úpravy v bytě. Možná jste se o to již i sami pokusili. Nebo jste tím pověřili partnera a dopadlo to nevalně. Jasně, po chvilce tréninku a studiu YouTube videí bych si s tím možná dříve nebo později (ne, neptejte se, jak by byl výsledek kvalitní) poradil.

Přestěhovali jsme se na konci dubna do Prahy a mým úkolem bylo zprovoznit veškeré dostupné spotřebiče. Místo učení se instalatérskému řemeslu jsem udělal to, co mi jde velmi dobře. Našel jsem někoho, kdo to udělá za mě. A protože to bylo snad poprvé, kdy jsem podobné služby poptával, šel jsem na to jednoduše – zadal jsem do Google spojení „hodinový manžel Praha“. Hodně mě překvapilo, kolik možností jsem v tu chvíli měl.

Odstavil jsem stranou všechny agregátory hodinových manželů a vybíral na základě hodnocení konkrétní službu. A narazil jsem na pana Kurku. V neděli večer jsem odeslal přes e-mail požadavek na zprovoznění spotřebičů a čekal, kdy se ozve.

V pondělí brzy ráno zvonil telefon a domluvili jsme se ještě na tentýž den. Ta flexibilita byla super. Pan Kurka byl zrovna poblíž a přislíbil návštěvu v rozpětí dvou hodin podle toho, jak moc se zdrží u předchozí klientky. Zjistil, o co jde, ptal se na možné překážky a komplikace, a po telefonu jsme si plácli.

Dohodu však nedodržel. Přijel po telefonickém ohlášení o hodinu dříve, pět minut se rozkoukával a pustil se do práce. Za pár desítek minut bylo hotovo. Důsledně trval na vyzkoušení, takže jsme v jeho přítomnosti ověřovali i kvalitu práce. Naprostá bomba. Kdysi jsem měl doma instalatéra, který udělal svou práci a spěchal dál. Pan Kurka trpělivě vyčkával, dokud si nebyl jistý, že je vše v pohodě.

Snad jen jediná věc, kterou bych do příště změnil – udělal bych si seznam dalších drobných úprav. Ty dvě tři činnosti, které podle mých očekávání měly zabrat desítky minut, byly během chvilky hotové. Jelikož jsem platil také za cestu, byla kompletní práce v rozsahu pár minut naceněná částkou 1500 Kč. Moje chyba, vůbec jsem si neuvědomil, že můj hodinový manžel nepotřebuje studovat manuály a hned se pustí do práce, kterou bleskově dokončí.

A ještě poslední postřeh (přidávám jej cca týden před uzávěrkou k tomuto článku). Potřeboval jsem zkontrolovat instalaci myčky, protože od první chvíle mírně tekla. Bez váhání jsem povolal pana Kurku. Přijel, zkontroloval, 30 minut kolem myčky poskakoval a div nevyvolával tajemná zaříkávadla. Na nic však nepřišel a doporučil návštěvu servisu. Na otázku ohledně ceny za jeho služby mi odpověděl: „Nic, vždyť jsem vám nepomohl.“ Samozřejmě jsem nějakou symbolickou částku zaplatil, ale jeho přístup mě nadchnul.

Text z audia nebo videa během chvilky

Časová úspora ročně → cca 2 dny

Aktuálně pracuji na novém kurzu pro Seduo, což je svého druhu mikroslužba online vzdělávání. Před dvěma lety jsem natočil celý svůj kurz Osobní produktivita a nyní chceme pokračovat v doplnění o zajímavé vychytávky, které vám mohou pomoci v produktivnější práci. Kromě základní osnovy kurzu bylo nutné připravit kompletní texty pro čtecí zařízení. Natáčení probíhá hladce, za což může jednak perfektní tým, který se o všechno stará, ale také připravený scénář pro čtecí zařízení. Původní myšlenka byla text kompletně napsat, nicméně i když se jednalo pouze o 40 normostran, moc se mi do toho nechtělo.

A tak jsem na to šel jinak. Původní záměr psát slovo od slova vystřídal nápad delegovat tento počin na někoho jiného. Nejdříve jsem chtěl využít kapacity mé tehdejší asistentky, nicméně záhy jsem objevit službu, která se na podobné kousky specializuje. Přepišto se do toho pustilo s perfektním výsledkem.

Možná jste už někdy v minulosti zažili situaci, kdy jste potřebovali z nahrávky vytvořit text. Záznamy z jednání nebo namluvené vlastní nápady, ke kterým jste se moc nevraceli. Textová podoba má mnoho výhod: úpravy, lepší hledání, práce s jednotlivými pasážemi, jejich kopírování a znovupoužití jinde… Situací může být mnoho. A právě za tímto účelem vždy oslovuji Přepišto.

Práce s nimi je velmi jednoduchá. Vezmete mobilní telefon, případně notebook s mikrofonem, a zaznamenáte cokoliv dle vaší aktuální potřeby. Soubory se službou nasdílíte nebo je jakkoliv zprostředkujete pro další práci. Během několika dní, v závislosti na rozsahu nahrávek, máte k dispozici učesaný, gramaticky správný a stylisticky vyladěný text, který můžete po drobných úpravách použít. Poradí si i se záludnostmi, jako jsou názvy aplikací nebo služeb, cizojazyčné pasáže apod.

Pokud byste si třeba přáli text připravit i v jiném jazyce, kterým perfektně nevládnete, postarají se o to. Nabízí mimo jiné také přepisy z angličtiny nebo němčiny. Vše záleží na domluvě. A stejně tak je možné využít jejich služeb pro přepisy dokumentů, které jsou psané rukou, naskenované v PDF nebo jiném formátu.

Obrovským benefitem je určitě to, že se o přepisy starají lidé, kteří mají velkou každodenní zkušenost s podobnými úkoly. Rychlé psaní všemi deseti, pečlivost a správnost je k nezaplacení. Respektive za ni zaplatíte částkou 69 Kč za normostranu. Když uvážím, že bych na tom pracoval sám, cena by se rozhodně vyhoupla na částku několikanásobně vyšší.

Proto i další scénář, který budu ke kurzu na Seduo psát, půjde přes Přepišto. A ty hodiny, které bych do psaní scénáře investoval, věnuji smysluplnějším aktivitám, třeba prohánění se synem v parku poblíž Břevnovského kláštera.

Nesmím zapomenout také na drobnou slevu, pokud už po Přepišto pokukujete. Uvedete-li DANIELGAMROT při první objednávce nad 2000 Kč, budete mít přepis o 200 Kč levnější.

Obstarání nákupu z Německa

Časová úspora ročně → cca půl dne

Mám rád gadgety a různé vychytávky. Pro osobní produktivitu nebo třeba jen pro vylepšování domácnosti. Občas není úplně snadné je dopravit do ČR (pokud se k nim zrovna v ČR nedostanete), všechny ty drobnosti jako objednávka, proclení, doprava… Ano, jde to a s trochou snahy to zvládne každý. To poskakování kolem celého procesu od registrace do eshopu až po doručení až ke dveřím však rád přenechám někomu jinému. Navíc ne každý eshop doručuje do ČR.

Poslední dobou jsem si zvykl hojně nakupovat v Německu. Naposledy jsem třeba pro testovací účely kupoval Google Home Mini, chytrého asistenta do domácnosti a tak trochu společníka pro můj Homepod. K tomu pár pouzder na telefon, powerbanky, jeden chytrý měřič spánku, špunty do uší, několik masek na spaní. Pojďte teď chvíli nepřemýšlet o tom, jakého mám zvláštního koníčka. Zaměřme se na to, jak to udělat co nejrychleji.

Koukal jsem kdysi na internetu hledal službu, která mi doručí zboží z USA. Zcela intuitivně jsem sáhl po Shipito.com, která zafungovala naprosto báječně. Stejnou kvalitu, ať už co se týká komunikace, nebo doručení zboží, jsem požadoval i po dopravě z Německa. Na doporučení známého jsem sáhl po webu Nákupy v Německu. Po registraci bylo vše více než snadné. Našel jsem položku na webu (většinou německý eshop, Amazon apod.), zkopíroval odkaz, vložil do formuláře a odeslal.

Vše přes komunikaci až po zpracování objednávky bylo naprosto bleskové. Během několika hodin mě vyzvali k dobití kreditu, potvrzení objednávky a dalším drobnostem. A za čtyři dny jsem měl zboží doma v Ostravě. Stálo mě to minimum času a úsilí a cena za službu byla včetně formalit, jako je proclení, pár stovek.

Co se ještě chystám vyzkoušet?

I když jsem spolupráci s mikroslužbami rozjel poměrně intenzivně, určitě mám v hledáčku ještě pár z nich, kterým dám šanci v blízké budoucnosti. Protože je každá nová spolupráce drobnou změnou návyku, kdy místo toho, abych činnosti automaticky provedl já, deleguji práci na někoho jiného, beru to postupně po malých krůčcích.

Komu se chystám předat svou práci dál?

• Dostupný advokát – pro zajištění nahodilých právních služeb
• Lidská síla – pro pravidelný úklid domácnosti
• Hlídací babička – pro večerní hlídání prcka
• Robeeto – pro řemeslné práce, malování apod.

Do konce roku určitě všechny vyzkouším a případně dám vědět na sociálních sítích nebo ve speciálním navazujícím článku.

Principy delegování

I když je delegování na mikroslužby poměrně intuitivní, je důležité respektovat základní principy předávání práce. V opačném případě by mohlo dojít k tomu, že se průběh docela natáhne nebo nedostanete výsledek, po kterém jste toužili. Osobně při delegování na virtuální asistentku i další služby postupuji podle svého pětibodového seznamu:

1. Uvědom si, kolik času ti delegování ušetří – protože mi, podobně jako dalším, našeptává hlava, že jen já to vše zvládnu nejlépe, přemýšlím o tom, co vše mohu dělat místo práce, kterou deleguji. Ať už pro sebe, svou práci, nebo rodinu.
2. Udělej si na to čas – vždy jednou týdně, během své týdenní revize, vybírám úkoly, do kterých se může pustit někdo jiný. Věnuji tomu cca 20–30 minut v závislosti na počtu školení nebo přednášek, které mě čekají.
3. Zadej očekávaný výsledek, ne postup – popis svého úkolu připravuji tak, aby druhá strana věděla, jak to má (ideálně) dopadnout. Nesnažím se úkol kouskovat, ale nechám mikroslužbu, ať navrhne vlastní řešení, které později upravujeme.
4. U velkých úkolů kontroluj průběžně dílčí výstupy – pokud je úkol na více než 3 hodiny, vnáším do zadání také milníky, které si společně ověřujeme. Mám tak o něco více kontroly nad tím, zda jdeme správným směrem.
5. Ohodnoť a dej zpětnou vazbu – protože s většinou mikroslužeb pracuji dlouhodobě a jsme pravidelně v kontaktu, jde mi také o to, aby se v budoucnu neopakovaly stejné chyby a zároveň, aby se v budoucnu při opakovaném úkolu snížil čas a náklady na práci s úkolem spojenou. Proto téměř vždy po úkolu hodnotím průběh i výsledek.

Samozřejmě si můžete tento postup upravit podle sebe. Rozhodně není dokonalý pro všechny, nicméně právě díky tomuto minimalistickému seznamu odhazuji obavy z delegování a šetřím energii na důležitější věci.

Rozdíl oproti klasickému delegování

Za největší výhodu delegování na mikroslužby považuji zkušenosti na druhé straně. Každá prověřená mikroslužba má na pozadí skupinu lidí, kteří požadavky, jež zadáváte, zpracovávají denně. Ať už jde o Timiho, nebo třeba právě Nákupy v Německu, jde o zkušené týmy, které se dokáží v nejvyšší možné kvalitě postarat o to, co právě potřebujete. Pro ty, kteří přepisují texty, rozhodně nejste první zákazníci. A tak vědí, díky několika rokům zkušeností, kam sáhnout a co udělat. A jsou bleskově schopni identifikovat potenciální problémy, které mohou nastat, a podchytit je hned na začátku.

Kdybych podobné požadavky zadával na jedinou osobu, vlastního asistenta, pravděpodobně by výsledek odpovídal mým představám. Nicméně čas, který by to zabralo, by byl pravděpodobně vyšší. Bylo by potřeba zasvětit ji do problematiky, vše pečlivě vysvětlit a částečně také korigovat očekávaný výsledek. Ne, rozhodně tím práci asistentů nezatracuji, to bych si nedovolil. Nicméně na drobné aktivity, které jsem popsal výše v článku, je pro mě využívání mikroslužeb značně efektivnější tím více, že jako freelancer bych těžko někoho vytížil, byť jen na částečný úvazek.

Jednu z mnoha výhod vidím v zadání úkolu. Nepotřebuji sáhodlouze popisovat proces, ten již má mikroslužba nastavený. Běžně se řídím pravidlem, popiš očekávaný výsledek a pošli jej přes e-mail nebo jiné kontaktní místo na mikroslužbu. Občas si přes jednu až dvě zprávy upřesníme zadání a už to jede.

A určitě je důležité zmínit také to, že nepotřebujete nikoho zaškolovat nebo provádět procesem. Můžete hned dnes začít se zadáváním práce. Okamžitě máte po ruce profesionály, kteří se o vás, respektive vaše náročné úkoly, postarají s maximálním nasazením.

Zkuste s principy delegování na mikroslužby začít třeba hned. Vyberte si ze svého seznamu činností ty, které může obstarat někdo jiný, a učte se je místo okamžitého provedení poslat dál. A třeba mi dejte vědět, jaký byl výsledek. Není hned cílem ušetřit dva týdny času, ale začít postupně a testovat, co všechno vám dává smysl.

Mimochodem budu rád, pokud se mnou třeba nasdílíte mikroslužbu, kterou používáte a nezmínil jsem ji. Rád ušetřím čas a energii ještě někde jinde.