Internet je ideálním prostředím pro skupinovou spolupráci. Kvalitních a přitom bezplatných prostředků je ovšem k dispozici tolik, že laik o nich často ani neví, natož aby se v nabídce orientoval. Tento text nabízí přehled základních možností skupinové komunikace a nadto přidává i několik tipů pro pokročilejší uživatele internetu a větší týmy s potřebou lepší organizace společné práce.
První část článku představuje nejrozšířenější a časem prověřené základní možnosti skupinové komunikace vhodné i pro laiky nebo začátečníky:
Druhá část článku navazuje popisem některých pokročilejších forem a aspektů internetové spolupráce:
Hromadný email je dobře znám všem, kteří někdy napsali nebo obdrželi emailovou zprávu určenou více příjemcům. Kombinací hromadné zprávy s použitím funkce "Odpovědět všem" lze získat jednoduchý nástroj komunikace pro malou skupinku osob. Při psaní by měl autor myslet na to, že zprávu budou číst všichni příjemci a snažit se psát k věci. Pro dlouhodobější diskusi nebo komunikaci ve větších skupinách není hromadný email vhodný.
Zasílání zpráv po internetu (tzv. IM neboli Instant Messaging) je velmi populární mezi lidmi s častým nebo stálým internetovým připojením, kteří chtějí být snadno k zastižení. S kolegy se můžete domluvit na používání stejného programu a po instalaci si do něj přidat seznam jejich kontaktů. Všichni tak budete mít neustálý přehled o tom, kdo je zrovna u počítače a je mu možné zaslat textovou zprávu. Přepínáním mezi různými módy lze dát ostatním najevo svou nedostupnost, např. když nemáte čas nebo když nechcete být vyrušováni. Výhodou je snadná a rychlá komunikace, protože narozdíl od emailu vás program na novou zprávu hned upozorní. Nevýhodou pak může být časté vyrušování od práce, nerespektují-li ostatní vaše soukromí. Tyto programy také většinou umožňují společnou komunikaci několika lidí (tzv. chat). Nejrozšířenější je ICQ, vyzkoušet můžete také Messenger, popř. Skype (viz níže).
Telefonování po internetu (tzv. VoIP neboli Voice over Internet Protocol) je obdobou klasického volání pomocí telefonního přístroje. Aplikací pro internetovou telefonii je celá řada, nicméně zdaleka nejrozšířenější je program Skype, který by měl většině lidí pro běžné použití stačit. Jeho výhodou je možnost volání mezi počítači zdarma, včetně videohovorů a konferenčních hovorů několika účastníků. Nevýhodou mohou být trochu vyšší nároky na připojení k internetu a vybavení počítače (mikrofon a zvuk, případně webkamera). Co se týče seznamu kontaktů a jejich dostupnosti online, funguje Skype podobně jako výše popsané programy pro zasílání textových zpráv, přičemž i tuto funkci obsahuje.
Chat (čti čet) je v podstatě plynule psaný rozhovor na internetu. Nevyžaduje žádnou instalaci, používá se pouze internetový prohlížeč. Účastníci rozhovoru se sejdou v dohodnutou dobu na chatovacím serveru, který zpravidla vyžaduje registraci pro vytvoření vlastní soukromé místnosti. Výhodou chatu je, že umožňuje i více lidem prodiskutovat nějaké důležité téma a rychle se rozhodnout. Obsah rozhovoru se nearchivuje a délka jednotlivých příspěvků bývá omezena cca na délku jedné věty. V Česku patří mezi nejznámější servery XChat a Xko.
Diskusní emailová skupina (někdy též emailová konference či adresná diskusní skupina) se v principu podobá hromadným emailům, ale seznam adresátů je spravován serverem, který příspěvky přeposílá jen těm uživatelům, kteří si požádají o zařazení do skupiny. Výhodou je, že odběr příspěvků je možno kdykoliv odhlásit. Do otevřených diskusí může přispívat každý, zatímco do uzavřených pouze uživatelé schválení správcem skupiny. Diskusní emailové skupiny jsou výhodné, chcete-li s ostatními dlouhodoběji diskutovat na určité téma – tj. téma skupiny. Vlastní skupinu si můžete založit např. na službě Google Skupiny (anglicky Google Groups).
Diskusní fórum je jakousi kombinací chatu a diskusní emailové skupiny. Vystačíte si pouze s internetovým prohlížečem, pomocí kterého se zaregistrujete na jednom z diskusních serverů, kde pak přispíváte do různých témat. Všechny příspěvky jsou uchovávány na diskusním fóru a tam si je může číst každý, komu to správce nebo moderátor dovolí. Lze si tedy snadno vytvořit soukromou diskusi. Oproti chatu je výhodou, že prostředí je lepší pro hlubší debaty a že na serveru nemusíte být všichni ve stejnou dobu – každý přijde, kdy mu to vyhovuje. Pro založení nového fóra lze použít např. již zmiňované Google Skupiny a nebo, provozujete-li vlastní webové stránky, můžete jejich správce požádat o instalaci vlastního fóra (zdarma jsou např. phpBB či Phorum).
Archivace komunikace je často stejně důležitá jako komunikace sama a snadný přístup k její historii může být po delší době nedocenitelný, zvlášť je-li k dispozici kromě prostého procházení historie i funkce rychlého vyhledávání podle klíčových slov. Dobré prohledávání historie nabízí z výše uvedených možností obvykle emailové programy, diskusní fóra a diskusní skupiny, u ostatních prostředků jsou tyto možnosti buď omezené anebo žádné. V poštovních programech vám hledání jistě usnadní vytváření podsložek a filtrů, jimiž lze emaily automaticky třídit podle stanovených pravidel.
Sdílení souborů bývá nedílnou součástí internetové spolupráce. Malé soubory lze rozesílat v příloze emailu, přičemž je-li souborů více, můžete je ještě před odesláním zabalit pomocí kompresního programu do jediného komprimovaného archivu (standardem je WinZip) a nebo si můžete založit společnou emailovou adresu, na kterou budete přílohy zasílat a odtamtud si je stáhnou jen ti, kteří je potřebují (velkou kapacitu zdarma nabízí např. Seznam či Centrum). Přenos příloh větších jak 2 až 5 MB by ale mohl být problematický, protože některé poštovní servery to nepovolují. Pro sdílení souborů do 50 MB můžete použít např. bezplatnou on-line Úschovnu, nákladnější ale lepší alternativou je pak provozování vlastního FTP serveru, na němž lze data i různě třídit do složek. Tato funkce je obvykle součástí placeného prostoru pro webové stránky, jejichž správce by vám měl být schopen v této věci vyjít vstříc.
Společná tvorba dokumentů dvěma nebo více lidmi (např. ve formě spoluautorství, revizí, komentování apod.) musí většinou nějak řešit sledování změn provedených jednotlivými lidmi a zároveň zajistit, aby každý pracoval s poslední verzí dokumentu. U rozsáhlejších prací se asi neobejdete bez nějakého pomocného nástroje. Sledování změn v dokumentu umožňuje např. Microsoft Word, v němž lze tuto funkci zapnout v menu Nástroje. Já osobně mám velmi dobrou zkušenost se službou Writeboard, která je zdarma a má jednoduché ovládání. Nevýhodou je, že tento nástroj je dostupný pouze v angličtině a během práce s ním musíte být připojeni online. Podporuje ale i export do několika textových formátů, upozorňování na změny emailem, formátování dokumentu pomocí jednoduchých značek atd.
Plánovače týmové spolupráce jsou specializované nástroje, které vám mohou práci ulehčit více, než si možná myslíte. Na českém internetu zatím nevím o žádném bezplatném produktu, jednoduchým řešení by ale bylo vytvoření vlastní jednoúčelové www stránky s omezeným přístupem, kterou by spravoval člen týmu. Vřele mohu rovněž doporučit anglický Basecamp, se kterým mám velmi dobré zkušenosti a jehož základní verze je zdarma – pro řízení projektů menšího rozsahu by vám měla rozhodně stačit. Rozhraní je docela jednoduché a nástroj umožňuje např. následující:
Všechny nástroje jsou užitečné pouze tehdy, jsou-li rozumně využívány a to platí bez výjimky i pro metody a prostředky popsané v tomto článku. Každé větší spolupráci by tedy měla předcházet dohoda všech hlavních členů týmu, která určí, jakých nástrojů bude užito, jakým způsobem bude komunikace zabezpečena, kdo ponese za co zodpovědnost atd.
Možností týmové spolupráce přes internet neustále přibývá. Ačkoliv jsem se tedy snažil, aby byl výčet co nejúplnější, za rok již mohou být tyto informace zastaralé. Budete-li proto mít nějaké dotazy, komentáře či postřehy k této problematice, napište mi.
Odebírejte nejdůležitější novinky ze světa podnikání na volné noze. Každý měsíc zdarma ve vašem emailu:
Ochrana soukromí: Váš email bude zachován v tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnut. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu na konci každé zprávy.
Ochrana soukromí: Váš email bude zachován v tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnut. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu na konci každé zprávy.