Na volné noze - portál nezávislých profesionálů


Na volné noze > Blog > Čistá Doručená: Jednoduché pravidlo pro přehlednější Gmail

Čistá Doručená: Jednoduché pravidlo pro přehlednější Gmail

29. 4. 2021, napsal Robert Vlach

Odfiltrujte ze své doručené pošty notifikace a informační šum, aby vyniklo to podstatné.

V rámci přípravy na rozhovor o mém osobním IT s Karlem Dytrychem pro Freelo TV jsem si udělal i pár poznámek o práci s elektronickou poštou, které mě přivedly až k sepsání tohoto článku.

Uvědomil jsem si totiž, že zdaleka nejvíc času při práci s poštou mi šetří jednoduché pravidlo, které pro mě zprvu bylo jen pomůckou.

Jsem pokročilý uživatel — s emailem pracuji denně od konce 90. let, rád zkouším nejrůznější postupy vhodné pro freelancery a pravidelně také pomáhám s nastavením procesů digitálního workflow mým klientům. Díky tomu chápu velmi dobře, že každý máme jiné potřeby a žádný systém nevyhoví všem. O to víc mě baví sledovat, co komu funguje, i sdílet vlastní postupy.

V tomto článku tedy popisuji své pravidlo pro práci s poštou a jak si jej můžete případně sami nastavit — pokud vás zaujme do té míry, že jej budete chtít vyzkoušet. Co zde neřeším, je vaše celková strategie práce s poštou a tomu odpovídající návyky. Sami jistě dokážete nejlépe posoudit, nakolik je pro vás můj tip relevantní či nikoli. Obecnější poznámky k mé práci s poštou pak připojuji na závěr.

Jedno pravidlo vládne všem

Email, respektive placený Gmail, je pro mě klíčový pracovní nástroj. Každý týden mi chodí stovky emailů, přesto pro mne práce s poštou není stresující ani časově náročná. Zčásti je to dáno tím, že operativní týmovou komunikaci vedeme i přes SignalProcesoid. Ještě důležitější je ale pro mě zde popsané zjednodušení práce s Doručenou poštou.

Veškerou příchozí poštu filtruji podle následujícího klíče:

  1. Informativní emaily přesměrovávám pomocí filtru. Ten říká, že pokud je email z jedné z uvedených adres či domén, má přeskočit Doručenou poštu, být označen štítkem pro notifikace (já jsem si jej pojmenoval ajťácky ☕ Log) a zároveň nemá být označen jako důležitý ani jako spam. Odhadem takto odfiltruji až polovinu všech emailů, které mi přijdou.
  2. Ostatní emaily zůstávají ve složce doručené pošty. Tu mám nastavenou tak, že jako první se zobrazují ty nepřečtené, dále pak důležité a nakonec všechny ostatní, vždy s maximálním počtem zobrazených položek. O prázdný inbox (Inbox Zero) neusiluji. Stačí mi, že mám v doručené poště průběžně 5–20 zpráv, které chci vyřídit v blízké době.

A to je celé.

To hlavní, co mi tohle třídění přináší, je odklonění informativních emailů mimo hlavní inbox. Štítek Log s notifikacemi mi pak stačí prolítnout pohledem během pár vteřin a označit nové zprávy jako přečtené. Dělám to každý pracovní den (dvakrát či třikrát) a až na výjimky nevyžadují tyto emaily žádnou další akci. Převážně jde o informace, které chci jen brát na vědomí, jako například:

Nastavení v Gmailu

Samotné nastavení filtru v Gmailu vypadá následovně — viz komentáře pod obrázky:

Nastavení v Gmailu
Vytvoření nového pravidla v Gmailu: Nastavení → Filtry a zablokované adresy → Vytvořit nový filtr
Vytvoření nového pravidla
Všimněte si, že někdy filtruji emaily z celé domény (např. @ebay.com), jindy jen z konkrétní adresy (např. info@simpletax.cz). V levém menu je pak opravdu jen doručená/odeslaná pošta a Log.
Přehled nastavení
Zde zatrhávám přeskočení doručené pošty, použití štítku Log a nikdy neposílat do Spamu a neoznačovat jako důležité (z logiky věci jde o zprávy s nižší prioritou).
Inbox filtr
Výsledný filtr (nahoře) obsahuje řádově desítky domén a emailových adres. Pokrývá drtivou většinu všech notifikací — až na Google Kalendář (viz dále).
Inbox kalendář
Pro filtrování notifikací z Google Kalendáře používám o chlup složitější pravidlo na základě předmětu (Canceled OR Invitation OR Pozvánka OR Přijato OR Odmítnuto OR Accepted OR Declined) a slov (google calendar) v těle zprávy. Odesílatel je totiž pokaždé jiný.
Inbox události
Doručené notifikace tak či tak musím projít, proto je vypínám už na straně Google Kalendáře tím, že vypínám notifikace o přijetí pozvánek. Zajímají mě jen nové, změněné a zrušené události.
Inbox Feedly
Většinu newsletterů směřuji do aplikace Feedly, kterou aktuálně používáme k rešeršování novinek Na volné nozeFreelancing.eu — umožňuje i zprostředkované odebírání newsletterů pomocí jednorázové emailové adresy.

Když se mi v doručené poště občas objeví nějaká zpráva, která by měla být spíš v notifikacích, jednoduše pravidlo doplním a tím jej dále zpřesňuji. Obvykle to vyžaduje dva tři zásahy měsíčně, přičemž se samozřejmě i ptám, jestli chci vůbec tyto zprávy dostávat. Ještě o krok dál jde v tomto ohledu služba Hey.com od tvůrců Basecampu, který emaily od nových odesílatelů filtruje rovnou.

Další poznámky k mé práci s emailem

Místo závěru připojuji zmíněný rozhovor s Karlem Dytrychem pro Freelo, ve kterém kromě práce s poštou uvádím i své další tipy z oblasti digitálního workflow:

Staňte se součástí Na volné noze — od roku 2005 největší komunity freelancerů a nezávislých profesionálů v Česku! Placené členství zahrnuje zveřejnění vaší webové prezentace v nejpoužívanějším otevřeném katalogu českých freelancerů, přes který vás mohou zákazníci poptávat napřímo, tj. bez prostředníků a provizí. Prezentaci vám napíše na míru zkušený copywriter, můžete si k ní zaregistrovat i vlastní doménu a veškeré budoucí aktualizace jsou v ceně, stejně jako pozvánky na naše skvělé akce pro váš rozvoj a růst. 👉 Přihláška

Odběr novinek emailem

Nejlepší možností, jak sledovat novinky o podnikání na volné noze, je stručné upozornění na nové články v našem blogu emailem, společně s dalšími tipy a aktualitami. Zadejte svou emailovou adresu pro odběr novinek přibližně jednou měsíčně:

Ochrana soukromí: Váš email bude zachován v tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnut. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu na konci každé zprávy.


Chcete být úspěšní? Přidejte se!

Pro nezávislé profesionály pořádáme unikátní školení úspěšného podnikání na volné noze a můžete u nás také levně inzerovat svou práci široké veřejnosti. Sdružujeme stovky odborníků mnoha profesí a desítkám z nich jsme již pomohli rozjet úspěšné podnikání.

2005 – 2021 © Robert Vlach Mapa portálu ~ Ochrana soukromí ~ Sledování novinek Facebook LinkedIn Twitter Instagram YouTube SoundCloud RSS