Finanční sebeřízení

Představte si, že balancujete na ledové kře v neklidných vodách vašich výdajů. Ledovec představuje vaše příjmy, ale jen ta špička, která zůstává nad hladinou, je vám skutečnou oporou — vaším cashflow. Jak to ustát a uniknout obludám, které číhají pod hladinou?

Náš loňský průzkum ukázal, že největší obavou 2.300 dotázaných freelancerů jsou výkyvy příjmů — za hlavní nevýhodu podnikání je má 66 % respondentů, s velkým náskokem před nezastupitelností a ztrátou hranic mezi prací a soukromím (shodně 48 %). O to více překvapí, že podle téhož průzkumu se jen 10 % opírá o dobré finanční řízení.

Podceňování finančního řízení mě přimělo, abych se i zde na blogu k tomuto tématu po roce vrátil. Vím, že finance nejsou oblíbené téma a většina freelancerů je má za nutné zlo. Ale pokud zároveň panují obavy z příjmových výkyvů, kterým můžete snadno předejít lepší finanční disciplínou, má takováto osvěta smysl.

Pět kroků k finanční disciplíně

Když se na finanční řízení podíváte očima nezávislých profesionálů, zjistíte, že klasické firemní nástroje a postupy vám na volné noze moc platné nebudou. Většina OSVČ, které znám, příliš neodděluje pracovní, osobní a rodinné finance. Pokud se začnou financemi zabývat, volí většinou vlastní postupy, které tomu odpovídají.

Pro tento článek jsem vybral a popsal nejlepší postupy a nástroje, s nimiž se v praxi u nezávislých profesionálů setkávám. Seřadil jsem je od těch nejjednodušších, které můžete začít používat ihned, až po ty náročnější, ke kterým se možná ani nedostanete. A abych ukázal, že finanční sebeřízení není nic strašného, uvádím i časovou náročnost.

1. Základka: měsíční obraty

Časová náročnost: 10 minut měsíčně

Základku neboli evidenci příjmů by měl mít každý. Dá vám totiž nezbytný časový nadhled pro sledování příjmových trendů a meziročních rozdílů. Pokud máte třeba letos v lednu pocit, že váš byznys stagnuje, a po nahlédnutí do evidence zjistíte, že loňský leden (který už si asi ani nepamatujete) byl ještě výrazně horší, fakticky jde o zlepšení, nikoli o propad.

Měsíční obraty se dají vynést do grafu, který je přehlednější. A pokud mají vaše příjmy silné výkyvy vlivem sezónnosti, dlouhé obrátkovosti zásob nebo cykličnosti celého oboru, pak můžete sledovat i po sobě jdoucí klouzavé součty (např. leden-prosinec, únor-leden, březen-únor atd.). Tyto super-obraty potlačí výkyvy a z grafu lépe vystoupí trend:

Měsíční obraty a z nich sestavený trendový graf klouzavých součtů

2. Střední: finanční rozvaha

Časová náročnost: 10 minut týdně (nebo 2 až 5 minut denně)

Finanční rozvahu volnonožce jsem podrobně popsal loni. Není to klasická účetní rozvaha, spíše aktuální soupis vašich finančních prostředků a vnitřních i vnějších závazků, které na nich váznou. Na straně pasiv je i finanční rezerva, která může být buď přírůstková (s navýšením každý měsíc) anebo plovoucí (jako dopočet rozdílu aktiva-pasiva).

Hlavní výhodou rozvahy je to, že ukazuje a hlídá vaše finanční zdraví. Umožňuje také postupně odkládat peníze na velké budoucí výdaje, jako je např. kvartální odvod DPH, doplatky daní nebo třeba nové auto. Zřejmou nevýhodou rozvahy je pak to, že vám neřekne, kde přicházíte o peníze, za tímto účelem musíte pozorněji sledovat cashflow.

Častou otázkou je optimální výše rezervy. Ta hodně závisí na vaší averzi k riziku. Rezerva by měla pokrýt vaše nevyhnutelné náklady zhruba na 6 měsíců, nicméně pokud jste opatrný typ, tak i více, řekněme 10 měsíců nebo celý rok.

A konečně, vedle finanční rezervy, která sama o sobě dobře hasí problémy, zahrňte do této úrovně také jiné pojistky. Je to logické — když už se zabýváte tvorbou rezerv, má smysl pojistit se i proti dalším rizikům, ať už formou klasického pojištění (životní, úrazové, penzijní aj.) nebo preventivních opatření (zabezpečení domácnosti, dobré smlouvy od právníka, zdravý životní styl atp.). Do této úrovně bych zahrnul i běžné druhy spoření, pokud jsou dostatečně likvidní (lze je vybrat nebo směnit na peníze).

3. Vyšší: cashflow

Časová náročnost: 2 až 5 minut denně

Základní důvody pro evidenci cashflow uvádím v článku o rozvaze. Jde o kompletní soupis příjmů a výdajů za účelem průběžného zjištění kladného či záporného rozdílu (tedy cashflow). Zjistíte čistou výši výdělku či ztráty po započtení výdajů, pochopíte lépe strukturu svých příjmů i výdajů a odhalíte černé díry, které vám vysávají peněženku.

Zvláštností cashflow na volné noze je pak to, že pokud pracovní finance striktně neoddělujete, budete muset evidovat širší spektrum výdajů, včetně těch osobních a rodinných, abyste se dobrali smysluplného výsledku. Znám třeba manželský pár, který zapisuje všechny náklady domácnosti do papíru na ledničce. Jednou za měsíc udělají sčot a hledají rezervy k úsporám.

Mou výhradou proti evidenci cashflow bylo, že vedení je příliš pracné, a proto je lepší evidovat dočasně, napravit nedostatky a po čase to opakovat znovu. Člověk musí totiž skutečně zapsat každý příjem a výdaj, aby měl kompletní finanční obrázek. Tato výtka ale postupně padá s přibývajícím počtem mobilních a webových aplikací, které umožňují zadání částky během několika vteřin a automaticky z nich pak generují přehledy a grafy.

Některé aplikace jako Goodbudget používají obálkovou metodu, která člení rozpočet do obálek a pak sleduje jejich čerpání. Nevýhodou je, že podnikatelské výdaje nebývají až tak rovnoměrné, pročež je nutné systém obálek ohýbat, až se stává nepřehledným. Výhodou Goodbudgetu je ale sdílení rodinného rozpočtu mezi členy domácnosti:

Příkladem vhodnější cashflow aplikace pro evidenci příjmů a výdajů je Toshl, v placené verzi za $20 ročně. (Aplikace je skvělá, ale pokud používáte Android, doporučuji počkat na mobilní aplikaci ve verzi 2, do té doby bude synchronizace s webovou aplikací pouze jednosměrná.) Zadávání položek z mobilu je každopádně otázkou několika vteřin:

Sledování cashflow je pochopitelně zbytečné, máte-li výdajových položek málo a k tomu dobrou kontrolu nad svými výdaji. Své cashflow by měli sledovat hlavně ti profesionálové, kteří mají výdajů hodně a zároveň jen neurčitou představu o jejich složení. Pokud si na své výdaje posvítíte, i základní optimalizací můžete dosáhnout významných úspor, které se propíšou do výše čistého příjmu. Zejména pokud vyděláváte hodně a nechápete, kam všechny ty peníze mizí, jste ideální adept na pořádný cashflow audit!

4. Vysoká: finanční plán

Časová náročnost: 5 až 15 minut týdně

Finanční plán si můžete představit jako vylepšenou rozvahu s výhledem budoucího cashflow. Plánovat se dají výdaje i příjmy. Krásný příklad uvádí grafik Víťa Válka v článku Kolik se dá vydělat na volné noze, kde si můžete stáhnout i jeho excelovskou šablonu:

Dobrý finanční plán vám poskytuje výhled na vývoj vašich financí na několik měsíců dopředu s tím, že přesnost odhadu pochopitelně klesá dále s časem. K jeho sestavení potřebujete mít dobrý odhad budoucích příjmů (to vyčtete z obratů, krok 1), budoucích závazků (rozvaha, krok 2) i běžných měsíčních výdajů (cashflow, krok 3). Výsledkem je pak docela solidní prognóza finančního zdraví, která vás upozorní na potenciální problémy dlouho dopředu.

Finanční plánování je postradatelné, pokud máte stabilně silný cashflow a zanedbatelné závazky — tedy žádná velká hypotéka, úvěr na sporťák apod. Je to nicméně skvělý instrument pro freelancery, kteří operují s větším dluhem, mají děti a potřebují dosáhnout maximální finanční stability. Těm umožňuje finanční plán sledovat dlouhý časový výhled a neznepokojovat se tolik výkyvy příjmů v aktuálním měsíci.

5. Doktorát: investice

Téma investic je samozřejmě obrovsky rozsáhlé a nelze jej popsat na takto malém prostoru. Ale je to úroveň, k níž možná dospějete — pokud se vám bude v podnikání dařit, upevníte svou finanční disciplínu a posílené cashflow vás postaví před nový problém, jak hospodařit s přebytečnými penězi. Je to téma na nějaký samostatný článek v budoucnu…

Platí nicméně dvě zásady: Protože podnikáte, přednostně musíte vždy zvažovat investice do rozvoje vlastního podnikání. Je docela dobře možné, že lepší výnos z kapitálu vám široko daleko nikdo jiný nenabídne. A za druhé, měli byste usilovat o ochranu hodnoty vydělaných peněz před inflací, což dnes bohužel znevýhodňuje i vklady, které v minulosti nesly kladný výnos po započtení inflace. Skvěle to vysvětluje investor Daniel Gladiš v úvodu své přednášky:

Finance nejsou složité

Finanční sebeřízení na volné noze nespočívá v používání složitých výkazů, ve kterých se i vy sami ztrácíte. Naopak. Co funguje, je postupné posilování finanční sebekontroly a kázně od nejjednodušších pomůcek, kterým intuitivně rozumíte, až po složitější finanční plány či investice, kterými se zabývat nemusíte, pokud nemáte tu potřebu.

Z výše uvedených příkladů je zřejmé, že časová náročnost je zanedbatelná (do 15 minut denně), uvážíte-li obrovský přínos pro vaše podnikání a finanční stabilitu. Díky finančnímu sebeřízení budete mnohem lépe čelit výkyvům, mimořádným nákladům či propadům příjmu, zatnete tipec plýtvání a položíte základy pro postupné zlepšování své finanční situace a prosperity do budoucna. V podnikání umíte peníze vydělat, ale potřebujete finanční sebeřízení k tomu, abyste je dokázali udržet a zhodnotit.