Na volné noze - portál nezávislých profesionálů


Na volné noze > Blog > Perfektní školení začíná přípravou

Perfektní školení začíná přípravou

18. 12. 2017, napsal Mgr. Daniel Gamrot

A vaše příprava je 95 % úspěchu.

Perfektní školení začíná přípravou
ilustrace Michael Petrus

Mezi nezávislými profesionály najdete v zásadě dva druhy lektorů. Školící odborníky, kteří školí příležitostně jeden dva kurzy a typicky pak staví školení jako produkt. A dále odborné lektory, kteří školí běžně i několikrát týdně a školení je pro ně významným zdrojem příjmů. Do této skupiny patřím i já.

Od roku 2012 jsem proškolil přibližně 7 000 lidí, přestože nejsem vůbec levný. Ano, je pravda, že jsem začínal s kurzy GTD za kafe na Naučmese, ale to už je dávno. Dnes působím jako lektor osobní produktivity. Organizuji školení či akademie osobní produktivity pro lidi ve firmách, jako je Air Bank či AXA.

Vedu účastníky k lepší organizaci práce, plánování nebo dosahování smysluplných záměrů. A protože na této úrovni se lektor neudrží, pokud není předvídatelně perfektní, vypracoval jsem si vlastní systém přípravy, který v tomto článku předám i vám.

Můj důraz na filozofii a detaily přípravy vás možná překvapí nebo potěší (podle vaší úrovně pokročilosti), ale to není podstatné. Důležité je pochopit, že lektoři s nedostatečnou přípravou předvídatelně a opakovaně selhávají. A to vede k nespokojeným zadavatelům i účastníkům, negativní šeptandě, snížené poptávce i neochotě platit takového lektora dobře.

Otevřením svého lektorského know-how chci pomoci začínajícím lektorům a možná dát i druhou šanci těm, kteří dosud svou přípravu nebrali dostatečně vážně. Jak já vám rozumím!

Začínal jsem nahodile a řešil věci intuitivně, ačkoliv to docela odporovalo mému založení. Většina akcí byla úspěšná, ale stále mi tam něco chybělo. Svůj postoj jsem přehodnotil a začal aplikovat systematický přístup, díky kterému se dnes s každou akcí posouvám vpřed. Do každé dávám maximum s orientací na výsledek – měřeno nikoli stavem mého bankovního konta, ale přínosem pro účastníky akce.

Mé postupy nejsou sice podložené vědecky, ale zato jsou odzkoušené na stovkách školení s účastníky, kteří jsou skutečně dobří v tom, co dělají. Chtěl bych vám, kdo školíte nebo o školeních uvažujete, nabídnout souhrn tipů pro přípravu, které jsem postupně (vy)nalézal a dnes mi pomáhají dělat přínosné akce. Vytvořil jsem si z nich jednoduchý kontrolní seznam přípravy na školení, který mě provádí každou akcí:

  1. Objev smysl
  2. Definuj výsledky
  3. Stanov téma
  4. Poznej účastníky
  5. Najdi prostory
  6. Vytvoř program
  7. Všechny informuj
  8. Zpracuj materiály
  9. Buď fit
  10. Zlepšuj se

Nechci vám předkládat rétorické vychytávky nebo tipy pro lepší komunikaci s publikem, v tom mám stále co dohánět. Raději se zaměřím na věci, které mi skutečně jdou, a to je samotná příprava školení.

Stejně tak vám dám své kontrolní seznamy, které shrnují poznatky, o kterých se v tomto článku zmiňuji, a mohou vám pomoci při přípravách. Najdete je v jednotném dokumentu na adrese http://bit.ly/skolCheck a máte mé svolení s nimi dále pracovat.

Postupně tedy projdeme všech deset kroků mého procesu, tady jsou:

1. Objev smysl

Když chybí smysl, nepřijde úspěch. Velmi často se potkávám s lektory, kteří mě utvrzují v tom, že než se pustím do akce, je důležité vědět, jaký je smysl celého školení. Pro firmu, tým i jednotlivé účastníky. Ano, je to zásadní. Bez toho se velmi těžko pouští do jakékoliv přípravy a organizace. A stejně tak je naprosto nezbytný smysl pro vás – lektory.

Svá školení jsem začal organizovat, protože přicházely poptávky. Lidé se doslechnou o vašich zkušenostech, dovednostech a chtějí, abyste je naučili principy, o kterých mluvíte nebo píšete. To je naprosto v pořádku. Sám podobné poptávky dostávám téměř denně.

S rostoucí mírou práce jsem si ale časem přestával uvědomovat, proč to všechno vlastně dělám. Přišla první větší krize. Ležel jsem na posteli a přemítal o tom, jestli se podobným aktivitám chci vůbec do budoucna věnovat. Tím spíš, když vezmu v potaz svou uzavřenou, i když na druhou stranu sdílnou, povahu a chuť být více sám než s lidmi. Po jednom nepodařeném školení, kdy jsem doplatil na mizernou přípravu, jsem měl chuť se vším seknout.

Zastavil jsem se, vzal si tužku a papír a začal rekapitulovat. Co mi školení berou a dávají? Mám z toho okamžiku obrázek, ke kterému se dnes poměrně často vracím a svůj záměr si připomínám. Po pár hodinách jsem se totiž dostal k jednoznačnému závěru:

To, co bych doporučil každému, ať už školíte, nebo ne, je jednoduchý krok: Uvědomte si, co vám školení dává a jak z toho těžíte vy. V čem vám to pomáhá. Odrazte se od vlastních zkušeností. Jen pak dokážete vystupovat a předávat zkušenosti přirozeně, nenásilně a podporovat tak lidi v jejich růstu. Nezabřednete do stavu „musím to odškolit“. Zjednodušeným vzorcem Simona Sineka, není důležité jen CO a JAK, ale také PROČ.

2. Definuj výsledky

Jak často dostáváte poptávky na školení? Oslovují vás klienti s jasnou představou, co by se chtěli dozvědět? A jak to pak koresponduje s realitou? Běžně mi chodí e-maily s předmětem Poptávka školení. Co je ale skutečný požadavek? Má se něco změnit? Jaký je očekávaný výsledek?

Jsou věci, které je potřeba si se zadavatelem vyjasnit. Ani on navíc mnohdy nemá o výsledku dobrou představu. Když se zeptám, co má být cílem školení, většinou dostanu odpověď typu: chceme být produktivní. Co to ale ve skutečnosti znamená?

Analýza potřeb a kompetenční modely v rámci dovedností, které jsou podle mě naprostým základem, obvykle chybí. Když přijdete na první schůzku, informace tohoto charakteru ze zadavatelů dolujete velmi pracně.

První a zcela nezbytný krok je proto pečlivá analýza toho, co zadavatel potřebuje a jak má celá akce konkrétně dopadnout. Jejich potřebou není školení. Chtějí, aby účastníci rozvíjeli dovednosti, o které se mohou opřít jak oni, tak celá firma. K tomu jim obecné školení nepomůže. Zaměření musí být konkrétní a bez pečlivé analýzy se k němu nedopracujete.

Osobně provádím analýzu na třech úrovních:

  1. Zadavatel
  2. Účastník
  3. Tým účastníka

Ze zadavatele dostaňte maximum informací o ideálním výsledku. Chtějte vědět, co konkrétního se má stát. V čem má školení pomoci účastníkům, zadavateli i firmě. Jak to má ve finále vypadat na pracovišti klienta. Dělejte to ještě dříve, než se domluvíte na tématu, rozsahu a občerstvení. Klaďte důraz na každou drobnost. Ptejte se za účelem získat od zadavatele konkrétní ukazatele, které by školení mělo ovlivnit, co přesně se má po školení stát, jaké mezery máte zalepit atd. Pokud vám zadavatel neodpovídá podle vašich představ, buďte pečliví a nasměrujte jej. Oběma vám musí být jasné, čeho chcete dosáhnout. Je to pro vás klíčová informace.

Osobní schůzka je podle mě nejvhodnější formát. Setkáte se s člověkem, pro kterého školení děláte (účastníky ještě neznáte), pochopíte, jaká je pro něj ideální cílová meta a na vás je poté naplánování cesty. Když nevíte, kam chcete dojít, jen těžko se tam dostanete.

Pokud víte, čeho chcete dosáhnout, bude se vám postupovat mnohem snáz. Dokážete ze svého repertoáru vytáhnout ty správné nástroje a know-how. A nakonec třeba podobně jako já zjistíte, že smyslem celé akce není pracovat na obecném rámci (jako je třeba osobní produktivita), ale že tým, pro který školení realizujete, potřebuje zapracovat na soustředění se na priority firmy. A to už je jiná.

Pak přijde na řadu specifikace potřeb účastníků. Osobně doporučuji, potkejte se s nimi, pokud to jen trošku jde. U kafe, v zasedací místnosti nebo si alespoň zavolejte. Každý člověk vstupuje do školení s jinak nastaveným stavem mysli. A je na vás, abyste jej co nejlépe zpracovali do celého konceptu.

Osobní kontakt s účastníkem ještě před akcí zajistí mimo jiné to, že v úvodní fázi samotného školení nebudete muset vyplňovat čas tím, abyste si specifikovali očekávání. Zažil jsem mnoho rozpačitých odpovědí na otázku: S čím byste rádi odcházeli?

Věřte mi, že se budete potýkat se špatnou přípravou ze strany účastníků, pokud nebudou vědět, do čeho jdou a v čem jim akce může pomoci. Chtějí sice pracovat na vlastních problémech, ale většinou z důvodu nulové přípravy vytáhnou ohrané klišé a jedna odpověď bude jako druhá. Zhruba od poloviny úvodního dotazování se vše zjednoduší na úroveň: „myslím, že již bylo vše řečeno“.

Vyhněte se tomu a navažte kontakt předem. Když to nepůjde jinak, pošlete jim alespoň stručný dotazník mapující všechny informace, které od nich chcete vědět. Co si od školení slibují, jaký to může mít efekt na jejich život, co by rádi i neradi, jaké mají zkušenosti s tématem, co jim pomáhá nebo na čem by rádi zapracovali. Získáte tak čas navíc pro předání know-how, kterým disponujete. Ale hlavně se můžete skvěle připravit i vy sami.

Na lehkou váhu bych nebral ani potenciální dopady na tým. Velmi často se setkávám s různorodou skupinkou lidí pracujících na různých pozicích v rámci firmy. Školení by mělo vycházet vstříc potřebám zadavatele, účastníků, ale také hůře uchopitelným potřebám týmů, v nichž účastníci pracují.

Zjistit potřeby týmů není úplně snadné, obzvláště pokud do vzdělávací akce nejsou ostatní členové týmu přímo zainteresovaní. Hodně se mi osvědčila komunikace se zadavatelem. Řekneme si, co konkrétního potřebuji od lidí v týmu vědět, a on sám má pak za úkol to zjistit. Může kontaktovat vedoucí týmů nebo jejich nejbližší spolupracovníky. Často vám přihrají řadu podnětů, o kterých zadavatel ani samotný účastník neměli tušení.

Bez podobné analýzy se dnes již neobejdu, i když jsem ji dříve bral hodně na lehkou váhu. Díky ní vím naprosto přesně, co mám připravit a k čemu se zavážu. A teď už je na mně, jak se s ní poperu dál.

3. Stanov téma

Atraktivita z pohledu potenciálních výsledků se odvíjí od vhodnosti tématu, které zvolíte. Budete-li vývojáře učit pro ně nepoužitelným dovednostem, nesetká se to s úspěchem. Ano, lidé pozitivně smýšlející by mohli namítat, že i vývojář jednou může užít dovednosti pečení bochníku chleba. Ale… Pro vás jako lektora není zásadní široký rozsah potenciálních dovedností, ale spokojenost na uvedených třech frontách – zadavatel, účastník, tým. A podpora v aktivitách, ze kterých mohou těžit nejvíce.

Volbě tématu předchází identifikace smyslu školení a zároveň analýza potřeb. Bez ní je to věštění. Ale bez křišťálové koule. Většina běžných školení, na která narážím, nevychází z toho, co firma nebo tým potřebují, ale z toho co lektor umí. Upřímně, dělal jsem to kdysi stejně, snažil jsem se pracovat s tím, co umím, a napasovat to do kompetencí účastníků. Naštěstí jsem během dvou nebo tří pokusů prozřel.

Začal jsem přemýšlet o smyslu mé práce. A tím není prodat se, ale podporovat. Nenabízet to co mám v portfoliu, ale co může dotyčným pomoci v jejich životě. Jedině tak mi práce dává smysl. A v neposlední řadě to má velmi pozitivní dopad na doporučení spokojených klientů dalším zákazníkům. Pokud vím, že účastníkům nemohu pomoci, raději v této fázi vycouvám a přenechám příležitost někomu, kdo má pro to lepší předpoklady.

Téma, které pro školení zvolíte, by mělo korespondovat s výstupy z analýzy. Spousta lidí v mém okolí se snaží připravit program pro klienta na základě toho, co umí, aniž by přemýšleli o vhodnosti pro danou cílovou skupinu. Ano, často to prodají, ale je to hodně sobecké. Mým cílem je budování znalostí a dovedností. Chci, aby účastníci změnili přístup k tématu a tato změna se pozitivně promítla do jejich života.

Proto až do tohoto okamžiku nepředkládám oficiální nabídku školení. Chci totiž, aby co nejvíce odpovídala očekávaným dopadům. A k tomu potřebuji znát podrobnosti, které procházíme během analýzy. Je pravda, že ještě před samotným analytickým setkáním poptávajícímu zadavateli zašlu obecnou kostru programu s odhadem ceny (aby měl alespoň základní představu). Upozorním jej však na to, že ta se může ve finále lišit podle ujednaného programu.

Až po dokončení analýzy a stanovení témat následuje přesná kalkulace s definicí podmínek a výstupů. Zpracovaný dokument posílám ke schválení zadavateli. Pokud s ním souhlasí (v plném rozsahu), pustíme se do práce. Samozřejmě často dojde na vyjednávání, ale to je téma tak specifické, že si jej dovolím z tohoto textu vynechat.

4. Poznej účastníky

Zdůrazňoval jsem podstatu poznání očekávání publika. Mám-li souhlas zadavatele se zaslanou nabídkou, přichází na řadu pečlivější poznání lidí, pro které akci připravuji. Jiný styl a obsah zvolíte pro lidi, kteří sotva opustili střední školu, a jiný pro manažery s dvacetiletou praxí. Různorodost zkušeností, schopností a znalostí byste určitě měli brát při přípravě v potaz. Osobně se snažím vždy vcítit do pozice účastníka, člověka, kterému chcete nabídnout přehodnocení jeho dosavadního přístupu či chování. Co mu může pomoci?

Abych dokázal s publikem komunikovat co možná nejlépe, zjišťuji o konkrétních účastnících všechno možné. Co dělají, odkud jsou, jaké mají pracovní zkušenosti, co je baví, co by rádi dělali nebo jak vypadají. Ano, i tato poslední informace je důležitá. Často se totiž snažím přiřadit konkrétním obličejům jejich aktivity a vše, co se mi může hodit. Získám díky tomu vhled do života každého účastníka. Spojím si ji s obličejem. Pomáhá mi to v práci přímo na školení. Většinou nemusím koukat na cedulky se jmény a vyzvídat, mnoho informací mám totiž již předem, v hlavě.

Mnoho lidí průzkum účastníků vynechává s tím, že stejně nemá jejich přepestrá paleta koníčků nebo rodinný stav žádný význam pro školení. Bral jsem to podobně, nicméně právě díky příběhům a paralelám, které použijete na základě svých nastudovaných informací, se školení stane osobnější. Navíc účastníky nezajímá obecný výklad, ale praktické použití.

Jaký má tedy smysl například informace, že dotyčný rád houbaří?

„Dobroslave, je to podobné, jako když procházíte lesem a pečlivě vybíráte houby, které si dáte do košíku. Jednu po druhé, koukáte na to, jak vypadají, máte radost z těch velkých a krásných. Ošklivé přenecháte někomu jinému. A pak přijdete domů a ještě jednou je proberete, opět jednu po druhé. Zpracujete je, zjistíte, jak vypadají zevnitř, a podle toho se rozhodnete co s nimi. Ano, občas některé z nich dáte stranou a rozloučíte se s nimi. Na povrchu jsou totiž jiné než uvnitř.“

Toto je pro vášnivého houbaře mnohem lepší výklad než suché konstatování: „Zapisujte si do inboxu a vytvořte si návyk objektivního rozhodování, zda to tam patří. Pak to jednou denně zpracujte. V prvé řadě odstraňte ty položky, které ztratily na významu.“

Průzkum může probíhat na několika frontách.

Důležité je pro mě také povědomí o tom, jakou mají účastníci zkušenost s tématem, ve kterém se máme společně posunout. Nezajímají mě informace typu „jaká školení jste na podobné téma absolvovali,“ ale „co z toho skutečně používáte a jaké máte vlastní vychytávky.“ Účastníci bývají zkušení v mnoha oblastech, mnohdy jde o experty na konkrétní oblast a mají vlastní styl práce. Beru je vždy jako rovnocenné partnery, kteří mají co říci. A chci jejich zkušenosti obohatit o další praktiky, které jim mohou v mnoha ohledech pomoci.

Proto kladu důraz na to, aby dopředu věděli, co konkrétně budeme na školeních procházet. A potřebuji znát jejich pohled na danou problematiku. Jak se v ní cítí silní, co jim pomáhá, co jim nejde atd. Sami tak mohou přidat další postřehy, které využijete pro sestavení perfektní kostry školení. Ještě jednou zdůrazním, že vám nejde o to udělat školení, ale přetavit emoce a informace v dovednost. A nechcete budovat dovednosti, které účastníci již mají nebo je nevyužijí.

5. Najdi prostory

Dodnes si vzpomínám na školení, které jsme dělali s třiceti účastníky v místnosti pro dvanáct. Bez oken. Ve sklepě. Bylo to neuvěřitelně špatné, jak jinak. Zažil jsem také mizernou přípravu školicích prostor na poslední chvíli, kdy jsme vinou nefunkčního vybavení a dalších drobností začínali s třicetiminutovým zpožděním. Byla to má chyba, nepohlídal jsem si to.

Určitě jste podobných situací, ať už jako lektor, nebo účastník, pár zažili. Já ano. V obou rolích. Vím, že už to nechci dopustit. Nemusí to vždy vyjít na sto procent, ale snažím se tomuto přiblížit. Skvělé prostory zajistí komfort účastníků při školení, minimum rozptylování, snadnější koncentraci na téma a zlepšování.

Podle mě je prakticky jedno, zda prostory pro školení připravujete vy nebo zadavatel ze strany klienta. Sám velmi často posílám klientovi svůj kontrolní seznam nejdůležitějších bodů, na které se zaměřit. Stejně tak jej dostane i člověk, který zajišťuje organizaci místnosti v pronajatých prostorách. Ještě se mi snad nestalo, aby můj seznam splnil někdo do posledního bodu. Ale pracuji na tom a vím, že i tento krok pomáhá přiblížit se ideálu.

Dostupnost

Pokud se akce koná mimo standardní prostory firmy v externí školicí místnosti, doporučuji na to klást důraz. Málokdo chce trávit dvě hodiny cestou na školení a zpět. Dlouhá a krkolomná doprava není dobrým startem a bývá často příčinou pozdních příchodů. Zastávám přístup „raději dříve než včas“ a díky tomu vyrážím na jakékoliv školení jako účastník s hodinovým předstihem, ale kolik nás takových je? Z řad účastníků je mnohdy můžete napočítat na prstech jedné ruky.

Mnoho zadavatelů se mě ptá, zda by nebylo lepší pozvat účastníky s tím, že je lehce ovlivní nepravdivou informací o začátku školení (např. místo startu v 9.00 to bude 8.30). Pokud jste to někdy zažili, asi víte, co se hlavou honí těm, kdo přijdou ještě o něco dříve (protože jsou zkrátka dochvilní). Jednou se mi také stalo, že bylo v organizačních pokynech uvedeno, že se mají účastníci dostavit již v 8.30 (ti samozřejmě počítali s tím, že školení v 8.30 začíná, tak přišli ještě o 10–15 minut dříve), což bylo hodně nemilé (v tu chvíli jsem byl nějakých 10 minut ve školicí místnosti a připravoval všechny pomůcky a nástroje). Od té doby žádám zasílání pozvánky na školení v kopii, abych byl schopný s tím dopředu něco dělat. Berte účastníky jako kompetentní lidi, kteří budou mít sami v rukou to, kdy přijdou.

Dělám maximum pro to, aby byla školicí místnost co nejlépe dostupná hromadnou dopravou. Pár minut chůze neuškodí, ale účastníci by měli mít možnost rozumně se přiblížit autobusem, tramvají nebo metrem. Stejně důležité je počítat s parkovacími místy. Dejte si pozor na parkování v centru města, vyšší poplatky za parkovací místa, budou-li vůbec nějaké, rozhodně nepotěší. Ideální variantou je, když má polovina účastníků možnost auto zaparkovat zdarma v okolí cca 500 m.

O cestě, dostupnosti a parkování informujte před školením například e-mailem. Pohlídejte si, ať každý dostane popis možností a z těch si vybere. Rozhodně neuškodí, připravíte-li jim přesnější popis včetně mapy nebo nákresů. Pokud je riziko, že parkování nebude k dispozici, upozorněte na to.

Zajistěte také navigační cedulky až k místu školení. I když se může zdát, že si s cestou do místnosti každý poradí, mnohdy tomu tak není. Mějte označené místo od vchodových dveří až k místnosti. Každou odbočku nebo křižovatku doplňte cedulkou s šipkou.

Pomůcky

Cestujete-li na školení vlakem nebo hromadnou dopravou na delší vzdálenost a potřebujete ke své práci objemnější pomůcky, využijte možností osoby zodpovědné za přípravu místnosti. Jak zadavatel, tak lidé pronajímající školicí místa, jsou ve většině případů otevření tomu vám přípravu předem zařídit. Jedná se o takové drobnosti, jako je dostatek flipchartových papírů, fixů, bloků, psaních potřeb, zvýrazňovačů, post-it lístečků nebo čehokoliv dalšího. Osobně vozím na školení pouze ty pomůcky, které vím, že nedostanu.

Poslední dobou, pokud mi zadavatel výslovně napíše, že podobnou službu neposkytuje (což je podle mě naprosto v pořádku), využívám v Praze doručovací službu DoDo, která zvládne vyřídit téměř vše. Jednoduše jim napíšu zprávu do SMS s tím, co potřebuji, a za pár hodin to mám na místě. Poplatky jsou skutečně minimální, pokud to srovnám se skutečností, že bych tyto věci musel sám shánět a přepravovat.

Co vždy doporučuji je mít opět kontrolní seznam pro svůj „lektorský kufřík“ pro situace, kdy necestujete autem (stejně tak si můžete vytvořit „kufřík do auta“ a různé typy pro různá školení). Obsahem by mělo být vše, co se vám na školení může hodit, například:

Je to na vás a vašem způsobu školení. Z výčtu uvedených pomůcek využiji většinou tak čtvrtinu (a to bývají jednou z nich žvýkačky). Je však lepší být připraven.

Vzduch, teplota a světlo

Pro maximální udržení pozornosti a soustředění na téma je často nezbytná možnost regulovat teplotu a zásobovat místnost dostatkem kyslíku. Vždy řeším s realizačním týmem možnosti větrání, klimatizace a vytápění. Zejména v zimě, kdy se na správné větrání často zapomíná. Chci vytvořit perfektní podmínky, i když jsem připravený na to, že ne každému zcela vyhovím. Hned od začátku však chci mít takový ten ideální lokální stav, kdy teplota je mezi 22 až 24 stupni Celsia a místnost je řádně vyvětraná.

Rozhodně nezapomeňte na kvalitní světelné podmínky. Denní světlo je základ, nikdo nechce trávit celý den v kobce bez oken. Dbejte však také na variabilitu, co se umělého osvětlení týče. Velmi často se stává, že při zamračeném počasí bývá nutné jej ve vyšší míře použít, pak se ovšem můžete dostat do situace, kdy není vidět na prezentaci z počítače a je potřeba světla utlumit, což zase zvyšuje pravděpodobnost nepozornosti účastníků a rychlejší únavu. Vystřídal jsem již mnoho míst, která podobným neduhem trpěla.

Zkuste zjistit ještě před samotnou rezervací místnosti, jaké jsou na místě podmínky, a zvažte zda v případě nejistoty nezajistit lépe vyhovující místo.

Občerstvení

Dopřejte svým účastníkům variabilní možnost občerstvení, vrátí se vám to na spokojenosti. Je to jedna z nejhůř hodnocených položek ve zpětné vazbě. Kromě standardních položek, mezi kterými by neměla chybět voda, káva a čaj, doporučuji servírovat postupně chutná jídla nezpůsobující přesycenost. Sám jsem zastáncem ovoce a zeleniny, případně lehčích pokrmů ve stylu chia pudingu. Bagety a chlebíčky jsou sice chuťově vynikající, ale velmi rychle se po jejich konzumaci objeví pocit hladu, a to není příliš žádoucí.

Nezapomeňte také na různé stravovací návyky a zásady účastníků (určitě se dříve nebo později objeví tací, kteří nejedí maso nebo živočišné produkty). A budou i tací, kteří se aktuálně rozhodli udělat něco pro zdraví a třeba omezují rychlé sacharidy.

Snídaně ať jsou klidně vydatnější, svačinky však doporučuji nechat připravit lehčí a jednodušší. Do oběda bude jen pár hodin. Mimochodem pokud organizujete akci mimo prostory firmy, zajistěte si v nějaké kvalitní restauraci kromě rezervace dostatečného počtu míst také obědové menu předem s tím, že vám jej nachystají na konkrétní hodinu. Nebudete tak muset čekat dlouhé minuty na to, než vám připraví pro každého účastníka v naplněné restauraci oběd. A pokud přímo školicí prostor nabízí možnost obědového bistra, zvažte zdali ji nevyužít, protože tím vyloučíte riziko zpoždění docela.

Odkládací prostor

Cestují-li účastníci mimo firmu, nezapomeňte zajistit také dostatek místa pro odložení oblečení a příručních zavazadel. Obzvláště teď, v zimních měsících, kdy na sobě máte několik vrstev, se může stát, že se v případě podcenění této drobnosti budou bundy a kabáty povalovat po školicí místnosti. Rozhodně to atmosféře nepřidá a ubere vám to prostor pro samotnou akci.

Kvalitní projektor a technika

Na začátek jedna mazácká rada: Buďte připraveni na to, že technika nebude funkční. To jsou Murphyho zákony a co se pokazit může, to se jednou zcela určitě pokazí. Ať už se stane cokoliv (problémy s elektřinou, projektor vypoví službu), dokážu školení zrealizovat jen s flipchartem a fixy. Mějte to stejně. Díky tomu budete více v klidu, ať se bude dít cokoliv.

Ověřil jsem si to před cca dvěma měsíci u klienta, kdy v první polovině školení došlo na dvě hodiny k výpadku proudu. Prostě jsem utrousil laciný vtip o nezaplacené faktuře a pokračoval vesele dál.

Rozhodně můžete předcházet předvídatelným problémům. Prevence je základ, a i když se tým starající o techniku může zdát zkušený, je na vás, abyste se o tom ještě jednou ujistili.

Uspořádání stolů

Předem zajistěte uspořádání stolů podle vašich preferencí. Ideálně tak ať jsou nachystané ještě před vaším příchodem. Nic nenaruší přípravnou fázi víc než patnáctiminutové přesouvání stolů do vyhovující pozice. Na to už je pozdě.

Osobně často prosím organizátora o fotku místnosti případně návrh uspořádání. Pokud nic takového nemá, volám alespoň ohledně odhadu poměru stran a metrů čtverečních. Následně, když už tam organizátor stojí, poprosím ještě jednou o fotku (tentokrát to určitě vyjde).

Abych předešel nedorozuměním při slovním popisu, posílám připravené nákresy uspořádání míst krátce před školením. Náčrtek, jeho fotka a odeslání vám seberou zhruba dvě minuty a minimalizujete tím komunikační šum.

Hodiny

Zjistěte, zda jsou z vašeho místa lektora dobře viditelné hodiny, které můžete kontrolovat a lépe tak odhadnout čas přestávek. Pokud k dispozici nejsou (a vlastně i kdyby byly), určitě mějte připravené řešení v podobě viditelných hodin na počítači nebo mobilním telefonu. Pokukování po hodinkách na zápěstí je mnohdy nešťastné a nevzbuzuje příliš dobrý dojem.

Místo na zdech

Rád vylepuji flipchartové papíry s tématy, která jsme řešili, kostrou programu nebo dalšími pomůckami, které mají být neustále na očích, na zdi místnosti. Účastníci je tak mají v průběhu školení okamžitě k dispozici a vám odpadne nutnost neustále listovat a hledat podrobnosti, které jste si kreslili nebo zapisovali tři hodiny zpátky. Proto předem zjišťuji, kolik prostoru na viditelném místě mám k dispozici a zda jej mohu použít pro vylepení. Pozor – ne každému organizátorovi se polepené zdi zamlouvají. Ať tak či onak, dbejte na to, aby po vás nezůstaly těžko smazatelné stopy.

6. Vytvoř program

Příprava programu je hodně specifická podle oblasti, kterou školíte (nebo se chystáte školit). Původně jsem chtěl popsat témata, která patří do mého portfolia, a jak je připravuji. Jenže když jsem si sepsal několik prvních případů, zjistil jsem, že by tento článek pak o ničem jiném nebyl. Jedná se skutečně o velmi rozsáhlý a pro čtenáře pravděpodobně ne moc užitečný obsah. Popíšu ale proces, jak k přípravě programu přistupuji.

Začít raději dříve než včas

Důležitá poznámka: Termín školení domlouvám až na výjimky nejpozději měsíc dopředu. Nejčastěji to jsou dva až tři měsíce, někdy i déle. Ten minimální měsíční odstup mi zajistí dostatečný prostor nejen pro analýzu, ale také pro evidenci a zrání nápadů. Proškolil jsem celkem cca 7 000 lidí a každé školení bylo něčím speciální. Nejen ze strany týmu, ale také obsahu, který se vždy snažím napasovat na role účastníků a jejich pracovní nasazení, s čímž souvisí také drobné změny v komunikaci, tématech i formě vedení.

Školení jako projekt

Vždy, když domluvíme termín školení a dílčí drobnosti týkající se záměrů a výsledků, zapíši si do svého seznamu projektů, který si vedu v Todoistu, novou složku, do které zapisuji úkoly, ale slouží mi také pro připomínání skutečnosti, že mě v blízké době tato akce čeká. Tento seznam pak kontroluji pravidelně nejpozději na konci týdne, čímž zajišťuji, že se mi vrývá do paměti. Zjistil jsem, že mi to pomáhá generovat nové nápady, které přichází během dne. Nápady, které se vztahují jednak k práci s účastníky, ale právě také k programu, který pro ně budu chtít připravit. Jakmile se nápad objeví, eviduji jej ve svém archivu poznámek vedeném v Evernote.

Databáze nápadů

Evernote je nástroj, který mi pomáhá udržovat informace, poznámky a nápady, které se vztahují k jednotlivým projektům. Každý projekt, tedy školení, zde má svou specifickou složku (zápisník neboli notebook). Ten obsahuje jak poznámku s nápady, tak i další potřebné informace: poznámky z analytických schůzek, nabídku, objednávku atd. Cílem je centralizovat všechny potřebné informace na jednom místě. Mnoho lidí pro podobné účely využívá Google Dokumenty nebo Keep, případně Microsoft OneNote. Důležité je pracovat s tím, co vám sedí nejvíce.

Mezi nápady, které dávám do Evernote zápisníku se školením, patří mj. články, poznámky z knih a další zdroje, které v danou chvíli beru jako přínosné pro konkrétní školení. Snažím se do školení pravidelně zanášet novinky a každé z nich udělat v něčem inovativní. Díky tomu roste portfolio poznatků, které mohu předat skupině účastníků.

V Evernote také vedu jeden zápisník, který se vztahuje celkově ke všem školeným tématům. Dávám do něj postřehy, jež se mohou hodit v budoucnu pro všechna školení, která realizuji.

Zpracování

Dva týdny před termínem školení zápisník a informace, které jsem si zapisoval nebo ukládal, zpracuji. Vyberu ty nápady, které zapadají do potenciálního programu, a přidám je do univerzální kostry, kterou používám pro každé školení. Většinou přidám jedno nebo dvě témata, která jsou pro mě v rámci školení nová.

Odeslání zadavateli

Finální kostru školení osekám cca dva týdny před školením na věci, které mi z pohledu naplnění záměrů dávají největší smysl. Vyškrtnu skoro polovinu témat pryč, program hodně minimalizuji. Může se stát, že se na školení dostaneme i k jiným, v kostře programu neuvedeným bodům. Jsem na ně vždy připraven, vím, že je dokážu předat, i když původně v plánu nebyly. Snažím se program vždy upravovat i podle reakcí publika přímo na školení. Důležité je, ať účastníkům pomůže. Ne abych odpřednášel to, co jsem si předem připravil.

Jakmile mám program připravený, odesílám jej zadavateli. Jednak se tím ujistíme, že jsem vykročil správným směrem, a je to pro mě současně psychicky významný bod v tom smyslu, že oba považujeme náplň za přínosnou. Pomáhá mi to být klidnější a soustředit se na bezvadný výkon. Navíc se i zadavatel díky tomu může ujistit, že ví, co konkrétního budeme na školení řešit.

7. Všechny informuj

Máte-li všechny potřebné informace, můžete začít komunikovat s účastníky, poslat jim přesnou agendu a obsah školení. Mnoho lektorů považuje za klíčové seznámit zadavatele s tím, co se bude probírat. Mnohem důležitější pro mě je, aby se informace dostala i k účastníkům. Kdysi jsem k podobné komunikaci přistupoval jednoduše. Nekladl jsem na ni důraz. Mnohdy byla náplň školení pro účastníky překvapením. Jenomže to je stejné, jako když přijmete schůzku a neznáte dopředu program a záměr. Nemáte šanci se na ni připravit a občas vás nepříjemně překvapí.

Dnes kladu důraz na možnost nechat účastníky připravit se, pokud o to stojí. Rozhodnutí nechávám na nich. Pokud ze školení chtějí vytěžit maximum, potřebují vědět, o co půjde. Nestačí je seznámit s programem na začátku školení. Pokud se tak stane, nedostanou žádný prostor pro sumarizaci aktuálních znalostí a dovedností a nebudou v žádném případě schopni přemýšlet o tom, co by rádi zlepšili. Úspěch celé akce se tím vytrácí už předem.

Připravte si pro účastníky perfektní popis celého školení. Nenechávejte to na zadavateli, i když bezmezně věříte v jeho schopnosti. Převezměte iniciativu a naservírujte mu obsah na stříbrném podnose tak, aby jej mohl jen předat ostatním. Nechte na něm jen to, aby vše přidal nejpozději týden před školením do pozvánky.

V pozvánce doporučuji uvést:

Netlačte účastníky k pečlivé přípravě, ale dejte jim tu možnost. Minimalizujete pak zbytečné zahřívací ceremoniály, které se dnes četně vyskytují. Ano, jsou fajn, ale tento čas se dá podle mých zkušeností využít mnohem efektivněji. Netvrdím, že je dobré vypustit prosté představení jednotlivých účastníků a sumarizaci očekávání, ale ať to netrvá půl hodiny. Investujte čas a energii do přínosnějších činností.

Jedna z věcí, které skvělá pozvánka zajistí, je možnost „prodat se“ ještě dříve, než budete v akci. Sami jste asi zažili rozdíl mezi školením, u kterého nevíte, co se bude dít a kdo tam bude stát, a jiným školením, kde máte přehled o tom, s kým budete mít tu čest a v čem vám může pomoci.

8. Zpracuj materiály

Osobně beru materiály pro účastníky jako nástroj pro další zlepšování po školení. Měly by pomoci jednak v dohledání dalších informací, jednak pro rekapitulování ve chvíli, kdy se budou chtít obout do práce na dovednostech. Pracuji se třemi druhy materiálů:

  1. Materiály pro školení – šablony, dokumenty ke cvičením, postupy a procesy, které chci, aby měli účastníci neustále u sebe během školení.
  2. Prezentace pro školení – kterou jsem kdysi proklikával, dnes v ní však na školení listuji ve chvíli, kdy chci publiku ukázat nákres, snímek, graf nebo statistiku. V reálném čase pracuji raději s flipchartem a pečlivě trénuji všechny nákresy, které bych mohl na školení použít.
  3. Materiály po školení – příručka v PDF, která popisuje všechny věci, které jsme společně probírali, včetně odkazů, výčtu dalších vzdělávacích zdrojů apod.

Do budoucna ještě plánuji natočit sérii krátkých videí, které by sloužily jako doplněk pro PDF příručku. Přece jen je video pro mnoho lidí zajímavější než prostý text. K rychlé rekapitulaci je vhodnější, kdežto podrobnější informace najdou zájemci o hlubší studium v PDFku.

Materiály pro školení

Pokud to jen trošku jde, zajišťuji tisk materiálů pro školení v místě, kde se koná. Minimalizuji tak množství tisků, které s sebou převážím z místa na místo. Poslední dobou se setkávám s pozitivní reakcí ve chvíli, kdy o tisk požádám přímo zadavatele. Ve většině případů jim to nečiní nejmenší problém a jsou rádi, že je vidí předem (mohou případně něco doplnit nebo přidat připomínku).

Pokud realizuji školení na externím školicím místě, mám předem domluvený způsob tisku, seřazení do hromádek apod. Samozřejmě to není zadarmo, ale ta úleva, kdy s sebou nemusíte tahat stohy papírů společně s oblečením, je k nezaplacení. Navíc specifikujete-li požadavek dobře, budete mít materiály již před vašim příchodem perfektně připraveny na stolečcích pro účastníky, a vám tak odpadá pětiminutové řazení a rozdávání.

Prezentace pro školení

Samotnou prezentaci, ze které vybírám jednotlivé snímky, mám vlastně jen jednu. Obsahuje kompletní výčet témat, kterým rozumím a mohla by na ně přijít řada. S každým školením narůstá, ale jelikož je její obsah pokaždé téměř totožný, perfektně se v ní orientuji. Dokážu tak během několika vteřin ukázat snímek, na který přišla řeč.

Většinou nerozesílám samotnou prezentaci po školení, ty nejdůležitější informace najdou účastníci v příručce, včetně prezentovaných obrázků nebo grafů (pokud ne, snímky jim přiložím do sumarizačního e-mailu, viz dále). Dříve jsem to dělal, ale později jsem zjistil, že účastníci se samotnými snímky prezentace téměř vůbec nepracují. Raději koukají do pro ně zpracovaných materiálů a vlastních poznámek.

Materiály po školení

PDF příručku mám také připravenou předem, ale na rozdíl od dalších materiálů ji aktualizuji po školení podle témat, která jsme společně procházeli. Jádro bývá stejné a nejčastěji ji osekávám o témata, na která nepřišla při školení řeč. Občas něco málo doplním, zjistím-li, že to chybí. Díky tomu tak neustále rozšiřuji materiály, které jsou, ačkoliv jsem si to dříve nepřipouštěl, pro účastníky velkým benefitem.

Nejpozději dva dny po ukončení školení posílám účastníkům sumarizační e-mail, ve kterém najdou vše, co jsem jim slíbil. Docela přínosným krokem, který jsem posledních několik měsíců zkoušel, je požádat jednoho z účastníků, aby zapisoval všechny mé závazky a sliby, které na školení dám. Ať už se jedná o slíbené odkazy na videa, články nebo doporučenou literaturu. Málokdy je někdo proti, účastníci vítají, když jim doručím vše, co jsem slíbil, byť by se jednalo o drobnost. Důvěra potom v tomto směru nemá jak ochabnout. Tedy pokud neslibujete něco, co nemůžete dodržet.

9. Buď fit

Jsem nesmírně hrdý na svůj pokrok v jedné z oblastí, která mi velmi pomáhá nejen v práci. Ať už se jedná o schůzky, školení nebo dovolenou, snažím se být vždy kondičně připraven.

I když jsem si naprosto jistý tím, že jsem dal do samotné přípravy na školení maximum, je zde ještě mnoho věcí, které lze udělat navíc. Mnohdy se zdají zbytečné a opakující se, ale díky nim získávám patřičný klid. A pokud jste v klidu (byť mírně nervózní), šance na úspěch se zvyšuje.

Mám své osobní rituály, které dělám den před akcí. V tu chvíli již mám naprosto jasno, jak celý průběh školení zahájím, co bude náplní, kdo tam bude a co chtějí účastníci získat. Samozřejmě neškodí si všechny tyto položky od záměru, programu až po účastníky ještě jednou osvěžit.

Důležitá je pro mě příprava hlavy a těla. Jen pokud budete naprosto fit, můžete odvést báječný výkon. A s tím souvisí dostatek energie na celodenní soustředěný provoz.

Osobně pracuji na fyzické výkonnosti v průběhu celého roku. Běhám, pravidelně cvičím, chodím téměř všude pěšky a snažím se být ve skvělé fyzické kondici. Vždyť má práce je vydržet poměrně náročný den a být neustále ve střehu. Věřte mi, že publikum pozná, když vám dochází síly. Překvapte je a buďte na tom vždy o něco lépe než oni.

Kromě pravidelné přípravy dbám také na odpolední a večerní režim před školením. Snažím se jíst nejpozději kolem šesté hodiny, minimalizuji pití kávy nebo čaje v odpoledních hodinách. A žádný alkohol!

Pečlivě vybírám také místo, kde budu večer před školením nocovat. Není pro mě až tak zásadní to, jak daleko je hotel nebo apartmán od místa konání, jako spíš pohodlí, které mi pro kvalitní spánek nabízí. Neváhám připlatit si za pokoj izolovaný dostatečně od těch sousedních (hluk ve dvě ráno vám na odpočinku moc nepřidá), kvalitní matraci nebo okna do dvora (kde bývá hluk nižší než na ulici).

Ulehám 9 hodin před probuzením a čtu si. Je to můj oblíbený rituál před spánkem. Žádný počítač, práce nebo mobilní telefon. Tohle vše jde stranou. Chci, ať je tělo co nejlépe připravené a aby si ideálně samo řeklo, kdy se chce probudit.

Pro bezstarostný a kvalitní spánek je potřeba ještě jedna důležitá věc – dodržení všech dříve uvedených bodů souvisejících s přípravou prostor, tématu a znalosti všech detailů, které pro školení potřebujete. Proto se tak rád zlepšuji v disciplíně Sebeřízení, která je pro mě naprosto zásadní pro to, abych před spaním nevzpomínal, co jsem nestihl nebo co vše nemám pod kontrolou. Usínám s tím, že jsem 95 % věcí zajistil a to, co se objeví, budu mít prostor řešit, jakmile to přijde. Nezapomeňte, že žádný plán nevyjde na 100 %.

Ráno se plně soustředím na maximální výkon. Jdu si zacvičit (stačí sedmiminutový trénink na probuzení) a dám si skvělou snídani. Jsou to často dvě položky, podle kterých si také vybírám ubytování – dostupnost fit centra, případně dostatek prostoru na pokoji pro funkční trénink, a také bohaté snídaňové menu. Naposledy projdu svůj kontrolní seznam pro přípravu na školení, přečtu si dokument s nejčastějšími otázkami na školeních, který si průběžně sestavuji na konci každé akce. A vyrazím.

10. Zlepšuj se

Každý konec školení je začátkem nové přípravy. Vždy máte co zlepšovat a v čem se posouvat, i když vše dopadlo nad očekávání dobře. Právě odborný růst je jedním z důvodů, proč se opakovaně pouštím do školení. Proto celá akce nekončí rozloučením ve dveřích, ale pokračuje několik dní poté.

Osobně využívám dva nástroje, se kterými po školení pracuji:

Zpětná vazba existuje ve dvou variantách, pro vás a pro zadavatele. Tu zadavatelskou, složenou primárně z bodové stupnice, skrze kterou účastníci hodnotí lektora, přínos nebo chlebíčky, teď není nutné řešit. Každý zadavatel si ji zpracovává podle vlastních metodik.

Nutno ovšem podotknout, že jsem jen výjimečně zažil hlubší zapracování zpětné vazby pro zadavatele do zlepšování dalších školení. Třeba ve chvíli, kdy měli účastníci zodpovědět otázku „Jak jste spokojeni se školicí místností?“, přičemž ohlasy směrem k prostředí byly velmi negativní, reagoval zadavatel poznámkou „Místo měnit stejně nebudeme, děláme tady školení vždy a budeme v tom pokračovat.“ Nejde mi ani tak o jeho postoj, jako spíš o to, že ta otázka ve zpětné vazbě byla jen ztrátou času.

Důležitá je zpětná vazba pro mě a můj obsah, který jsem pro účastníky vytvořil. Většinou ji připravuji ve formátu STOP – START– CONTINUE.

Nakonec přidám ještě dvě políčka: Celkový dojem ze školení na stupnici od 1 do 7 a vzkaz lektorovi. Nic víc. Účastníci mají možnost soustředit se na to, co je pro mě důležité, a díky čemuž mohu pomoci i já jim.

Zpětnou vazbu zpracovávám nejčastěji cca den po školení. Pečlivě si ji projdu a sepíšu úkoly, které mi z ní plynou, případně poznámky s náměty na rozšíření témat – vše, co mě k tomu napadne.

Když to uděláte jednou, pravděpodobně se nic nestane. Uděláte-li to u každého školení (řekněme, že jich připravíte 1–3 týdně), dostanete po roce slušný balíček námětů na zapracování a zlepšení.

Kromě zpětné vazby jsem se zmínil také o poznámkách, které si průběžně zapisuji během školení. Jde o zajímavé otázky, připomínky účastníků, novinky, o kterých se zmíní, závazky, které si vůči nim vytvářím atd. Používám k tomu list papíru, který mám vždy na školení připravený, případně, jak jsem se zmínil, využívám spolupráce s jedním z účastníků, který je zapisuje. Jde pro mě o zajímavé poznatky, které mohu později do programu či přípravy zapracovat. Nespoléhám se v tomto na paměť, protože v danou chvíli zaměstnávám hlavu spoustou dalších věcí (soustředím se na školení a účastníky). Nakonec všechny poznámky zpracuji společně se zpětnou vazbou.

Jen taková drobná inspirace pro ty, kdo si myslí, že už se v jejich školení není kam posouvat. Tohle jsou mé poznámky z celodenního školení, které se konalo cca před půlrokem:

Snažím se dělat to, co mě živí, co možná nejlépe to jde. Netoužím po dokonalosti, nehledám 100% naplnění. Bavím se tréninkem a cestou, ta nikdy nezmizí. Snažím se každému kroku dávat smysl, ať už zvítězím nebo si natluču nos, beru to jako úspěch. Aneb jak řekl Rocky Balboa: „Není důležité, kolik ran rozdáš, ale jak dlouho vydržíš.“ Kolikrát vstanete poté, co dostanete ránu mezi oči. A kvalitní příprava vám dá možnost vyhnout se knockoutu.

Líbí se vám tento článek? Doporučte jej ostatním!
Co takhle odložit klávesnici a začít texty diktovat? Domluvili jsme pro vás SLEVU 20–35 % na profesionální přepisovací program Newton Dictate Business, díky kterému můžete tvořit a zadávat články nebo dokumenty hlasem. Sleva 35 % platí pro registrované členy Na volné noze a 20 % pro ostatní fanoušky při uvedení kódu KROK VPŘED v objednávce do konce května. Program můžete otestovat předem ZDARMA, stačí požádat o zkušební verzi na info@diktovani.cz. Krok vpřed >

Odběr novinek emailem

Nejlepší možností, jak sledovat novinky o podnikání na volné noze, je stručné upozornění na nové články v našem blogu emailem, společně s dalšími tipy a aktualitami. Zadejte svou emailovou adresu pro odběr novinek přibližně jednou měsíčně:

Ochrana soukromí: Váš email bude zachován v tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnut. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu na konci každé zprávy.


Chcete být úspěšní? Přidejte se!

Pro nezávislé profesionály pořádáme unikátní školení úspěšného podnikání na volné noze a můžete u nás také levně inzerovat svou práci široké veřejnosti. Sdružujeme stovky odborníků mnoha profesí a desítkám z nich jsme již pomohli rozjet úspěšné podnikání.

2005 – 2018 © Robert Vlach a Mgr. Daniel Gamrot Mapa portálu ~ Ochrana soukromí ~ Sledování novinek Facebook Twitter LinkedIn YouTube SoundCloud RSS