Projektové řízení

Ať už si to uvědomujeme či ne, my lidé řídíme různé projekty, když děláme něco, co má předem daný cíl, začátek a konec. Někdo je v tom přirozeně dobrý, jiný si počíná hůře. Úspěšnost svých projektů může ale každý zvýšit přenesením pozornosti a důrazu na způsob, jakým jsou tyto projekty řízeny.

Nezkreslené vnímání projektového řízení je poněkud ztíženo skutečností, že se z něj stala módní záležitost. Například některé velké firmy dělají z vlastních projektů úplnou vědu okázalým užíváním cizích pojmů. Projektové řízení ale není věda a už vůbec ne novinka.

Lidé vždy byli, jsou a budou schopni úspěšně realizovat své projekty všeho druhu. Tuto schopnost ale nemá každý a dobré řízení projektů není snadné. Právě proto se projektové řízení vyvinulo v samostatný obor, který v posledním půlstoletí systematicky zkoumal mnoho úspěšných i neúspěšných projektů. Výsledkem byla mnohá doporučení a z nich časem vzešly ucelené metodologie pro zdárné vedení projektů od začátku do konce. V některých zemích bývá dokonce jejich užití podmínkou výběru dodavatele pro státní či firemní zakázky.

Pokud vám dosud není jasné, o čem že to projektové řízení vlastně je a jak to souvisí s vámi, dovolil bych si malé přirovnání. Téměř každý se umí doplácat na druhou stranu malé tůňky a dost lidí umí plavat natolik dobře, aby přeplavali pár délek bazénu. Většinou ale uděláme nejlépe, když se nebudeme pouštět přes kanál La Manche. Podobné je to s projekty. Stejně jako dobrý plavecký styl vám kvalitní projektové řízení ušetří mnoho sil při dosahování vašich cílů. Čím častěji projekty řídíte a čím jsou tyto projekty větší a dražší, tím důležitější je jejich úsporné a efektivní řízení. A obdobně také zde platí, že pokud se dostatečně snažíte, můžete svůj styl vylepšit nebo se naučit nový.

Definice projektového řízení

• Projekt je činnost, která má jasně daný cíl, začátek a konec. Zdroje na jeho realizaci jsou omezené a protože se vymyká běžné denní praxi, tak není předem jistý jeho výsledek. Ten může být hmotný i nehmotný: realizace stavby, nová webová stránka, uspořádání školního srazu a nebo rekonstrukce koupelny – to vše jsou příklady projektů různého rozsahu.
• Projektové řízení je proces, ve kterém jednotlivci nebo organizace využívají své zdroje k realizaci projektů. (Stejný význam mají výrazy vedení či řízení projektů a anglické označení project management, jehož se běžně užívá i u nás.)
• Metodologie projektového řízení představuje způsob řízení projektu. Tato metodika může být buď přejatá (např. PRINCE2 či PMBOK) a nebo vlastní, šitá na míru osobitým potřebám. Metodologií ovšem nenazýváme intuitivní přístupy řízení, protože jsou ve své podstatě nahodilé a tudíž neopakovatelné, nedefinovatelné a prakticky nesdělitelné.

Výhody lepšího řízení projektů

Při posuzování úspěšnosti projektu je asi nejdůležitější, zdali byl vůbec zdárně dokončen. Dalšími kritérii jsou pak kvalita výsledku, vynaložený čas a náklady. Zde právě bývají u mnoha projektů značné rezervy. Lepším projektovým řízením tedy jako nezávislí profesionálové můžete dosáhnout úspory peněz, mít více volného času a nebo zvýšit kvalitu.

Znalost kvalitní metodologie vám může dodat sebedůvěru pro zvládnutí větších projektů a zároveň zajistit značnou konkurenční výhodu u zadavatelů, kteří již mají s projektovým řízením zkušenosti. Další výhody se pak týkají hlavně organizací a pracovních týmů – zavedení srozumitelné metodologie přináší opakovatelné metody a postupy, které se snáze sdělují novým členům projektového týmu a přispívají k lepšímu rozdělení pravomocí i zpřehlednění dokumentace.

Zásady úspěšných projektů

Úspěšné projektové řízení je v případě nezávislých profesionálů závislé nejen na níže uvedených zásadách, ale zejména na dobrém hospodaření s časem. Následující rady se mohou zdát jednoduché a jasné, ale hlavně u větších projektů může být obtížné všechny dodržet. Přitom pro ohrožení projektu stačí často porušit jedinou z nich.

• cíle projektu – ujasněte si, čeho má projekt dosáhnout, a zamyslete se, jestli je projekt realizovatelný nebo zdali neexistují nějaké lepší alternativy
• podpora zadavatele – je-li vám projekt někým zadán, vyjednejte si hned na začátku od zadavatele jasnou podporu projektu včetně jeho závazků k dodání potřebných zdrojů (peněz, lidí, vlastního času aj.)
• spolupracovníci – lidé, se kterými spolupracujete, jsou klíčem k výsledku a proto je vybírejte s rozvahou
• pravomoce a odpovědnost – pokud se vás na projektu podílí více, jasně si rozdělte pravomoce i odpovědnost a určete člověka s celkovou odpovědností za výsledek, který bude koordinovat a kontrolovat práci ostatních
• sledování kvality – určete požadavky na kvalitu výsledku a sledujte její vývoj v průběhu celého projektu (pokud jsou kontroly prováděny průběžně zadavatelem, zaznamenávejte jejich výsledky a nechte jej zápisy podepsat)
• rozdělení na etapy – projekty si rozdělte na snadno měřitelné a dosažitelné úseky
• plánování – větší a složitější záměry vyžadují hrubé plánování celého projektu a podrobnější plánování jeho aktuálních částí; plánujte ale jen tolik, kolik je nezbytně nutné pro předcházení zbytečným chybám, protože může být lepší provést dobrý plán dnes než dokonalý zítra
• revize projektu – pravidelně se zastavte a překontrolujte, jak si vedete oproti původnímu plánu a není-li třeba pod vlivem nových okolností projekt pozměnit nebo dokonce úplně zrušit
• sledování souvislostí – žádný projekt neexistuje ve vzduchoprázdnu a proto věnujte náležitou pozornost komunikaci se všemi zainteresovanými lidmi, zvažujte možná rizika a zohledňujte návaznost na ostatní projekty
• osobní nasazení – nic nedovede projekt ke zdárnému cíli lépe, než když vám na výsledku osobně záleží a pustíte se do něj s buldočí povahou a vytrvalostí honícího psa
• dokumentace – nespoléhejte se pouze na paměť a veďte si přehlednou dokumentaci pro celkově lepší přehled a budoucí návraty k projektu
• dokončení a předání – úspěšné ukončení projektu zahrnuje mimo jiné náležité předání celé dokumentace a výsledku projektu (např. do užívání či provozu)
• závěrečná rekapitulace – z každého ukončeného projektu se snažte co nejvíce naučit a nikdy neopakujte tytéž chyby

Příklady z praxe

Jak už bylo řečeno výše, projektové řízení není nic nového pod sluncem. Proto není vůbec těžké vybrat příklad z běžného života. Představme si třeba člověka, který opakovaně nestíhá u svých zakázek dodržovat slíbené termíny. Určitě by mu pomohlo zaměřit se na lepší plánování zdrojů (v tomto případě asi hlavně jeho času), dopředu si rozdělit zakázky na měřitelné úseky včetně termínů jejich plnění a možná by měl i lépe posuzovat splnitelnost zakázek, které přijímá.

Zapomínáte? Zkříží vám často plány něco, s čím se dalo počítat? Trvá vám věčnost než najdete potřebné materiály? Tyto a podobné problémy nejspíše nenápadně snižují úspěšnost vašich projektů. Možná vás napadnou i další příklady, ale s velkou pravděpodobností půjde o porušování týchž zásad.

Závěr

Život nabízí nezávislým profesionálům k realizaci množství projektů v podobě pracovních příležitostí, vlastních vizí a výzev v osobním životě. Jsem toho názoru, že nejlepší je realizovat ty, na kterých nám záleží a zároveň nejsou v rozporu s naším přesvědčením. To samo o sobě může zvýšit úspěšnost projektů více než sebelepší metodologie. Především takovéto projekty si potom zaslouží naši plnou pozornost a čas věnovaný zlepšování způsobu, jakým je řídíme.