Na volné noze - portál nezávislých profesionálů


Na volné noze > Blog > Rychlé sjednávání zakázek emailem

Rychlé sjednávání zakázek emailem

30. 11. 2020, napsal Robert Vlach

Nemůžete-li uzavírat zakázky osobně, přichází na řadu starý dobrý email. Tato tři základní pravidla vám umožní jednání výrazně zefektivnit a zrychlit.

Rychlé sjednávání zakázek emailem
ilustrace Radek Zmítko

Chodí vám poptávky od zájemců či klientů emailem a vy pokaždé sáhodlouze přemýšlíte, co jim odepsat, a pak ještě hodinu opověď potíte?

Stává se vám, že vložíte spoustu času a pozornosti do sestavování nabídky, ale kšeft se nakonec nekoná a vy přemýšlíte, co jste mohli (a měli) udělat jinak?

Zápolíte s nestandardními poptávkami či požadavky klientů, které nechcete šmahem odmítnout, ale zároveň na ně nemáte snadnou odpověď, natož pak hotovou cenu, kalkulaci či nabídku?

A vůbec, máte pocit, že vám sjednávání zakázek po emailu nejde a nejraději byste to řešili jinak a jinde, jenomže to teď není možné?

Právě pro vás píšu tento článek coby první pomoc, jak sjednávání zakázek po emailu zrychlit, zefektivnit a zprůchodnit. Přiměla mě k tomu řada situací a konzultací z poslední doby, kdy jsem s klienty probíral odpovědi na poptávky či obchodní nabídky emailem, přičemž šlo o částky od pár set tisíc korun až po řádově miliony dolarů. Potkat se osobně jednoduše nebylo možné.

Rychlost není zadarmo

Rychlé a efektivní sjednávání zakázek na dálku je podmíněno kvalitní přípravou. Proto se to tolika lidem nedaří a pak hledají důvody, proč to nejde. Jde. Ale předtím je třeba postavit základy.

Klíčem k úspěšnému vyjednávání je tedy příprava. Dopodrobna vše popisuji v knize Na volné noze, zde tedy jen stručně shrňme to nejdůležitější:

Pro většinu freelancerů platí, že je lepší pracovat na obecné přípravě, než se připravovat na každé jednání zvlášť — individuální přípravu je lepší omezit, nebo v některých případech zcela eliminovat. Dobrá zpráva pro začátečníky navíc je, že to nejdůležitější si můžete v hrubých obrysech nastudovat a nastavit i za víkend, a pak už vám bude tato příprava čas jen šetřit.

Máte-li položené základy, je vlastní sjednávání běžných zakázek na dálku po emailu docela snadné a rychlé. Různých strategií a dílčích taktik jsou desítky, ale pokud se budu držet toho, co pálí většinu freelancerů, to nejdůležitější se dá shrnout do tří jednoduchých zásad:

1. Buďte struční (a rychlí)

Existuje-li mezi vámi a poptávajícím elementární důvěra, nepotřebujete zdlouhavě dokazovat, že jste ti praví. Psaní dlouhých odpovědí zabere spoustu času, který vám nejspíš nikdo nezaplatí, ani když zakázka dopadne. Ale hlavně: když do odpovědi na tři stránky vložíte svůj drahocenný čas, může to oslabit vaši vyjednávací pozici, zejména pokud protistrana sama komunikuje stručně nebo s několika potenciálními dodavateli najednou. O investovaný čas v případě nedohody přijdete, a to vás může v konečném důsledku přimět přistoupit na nevýhodný kompromis. Svůj čas investovaný do vyjednávání proto dávkujte jako to nejvzácnější orientální koření. Právě tak cenný pro vás je.

Rychlost je plus. Někdy může být vaše odpověď i super-stručná a tím pádem i bleskově rychlá — třeba když máte na základě stylu komunikace pocit, že poptávající nejspíš není váš budoucí klient. Někdy pak stačí jen odvětit stručným dotazem, jestli viděli orientační ceník na vašem webu, nebo poslat standardní ceník zároveň s krátkou odpovědí. Je-li cena akceptovatelná, rychle se posunete k dalším bodům, ale pokud ne, poptávající se obvykle už ani neozve nebo sám zahraje komunikaci do autu. A to v zásadě chcete, protože kde není základní shoda v ceně, tam není ani dobrá práce a pravděpodobnost různých dalších neshod navíc prudce roste.

Stručnost v pracovní emailové komunikaci je u špičkových profesionálů běžná, proto si ji neodpírejte a nevyčítejte ani vy. Stručnost ale neznamená strohost. Pamatujte, měkce na osobu, tvrdě na problém. I krátká odpověď může být přátelská a milá.

Je-li téma natolik komplikované, že zformulovat smysluplnou odpověď by vás i při nejlepší vůli a přípravě stálo spoustu času, nebojte se zvednout telefon (číslo si můžete i vyžádat) a zavolat. Ejhle, nejspíš jste právě ušetřili hodinu času u klávesnice! V navazující odpovědi pak už jen stručně v bodech shrňte závěry vaší telefonické domluvy a přejděte k tomu, co je teď to hlavní.

2. Jděte k jádru věci

Nebojte se jít bez okolků přímo k věci, která je z vašeho pohledu pro uzavření dohody v dané chvíli rozhodující. Tady je pár příkladů, jak lze toto obecné pravidlo v praxi aplikovat:

Jít stručně k jádru věci je ryze podnikatelský přístup. Jako podnikatelé bychom měli vždy myslet i na svou stranu dealu a časové možnosti, které máme k dispozici. S poptávajícími jednáme korektně a mile. Zároveň bychom však měli v komunikaci mířit k rozhodujícím bodům případné dohody, protože to dříve než cokoli jiného ukáže, kdo je či není naším potenciálním klientem.

Existují ovšem i výjimky. Když například provozujete eshop nebo provozovnu služeb, do níž může zavítat kdokoli, nebudete odmítat lidi ve dveřích. Poptávky budete spíš filtrovat cenou, smluvními podmínkami, cílením reklamy apod. I pro většinu ostatních freelancerů ale platí, že tvrdé odmítnutí spolupráce je méně příjemné než to měkké, obvykle následované vysvětlením, doporučením kolegů, či dobrými radami na rozloučenou. Kdo ví, třeba se vaše cesty ještě protnou v budoucnu.

3. Co email, to konverzní bod nebo výzva k akci

Pokud jste v první odpovědi na poptávku šli přímo k jádru věci (např. orientační ceně), přivedli jste poptávajícího k tzv. konverznímu bodu. Tam se sám svobodně rozhoduje, jestli chce v jednání pokračovat či nikoli. Někdy to není buď–nebo, ale věřte mi, že když budete mít podobných jednání po emailu za sebou stovky, poznáte s vysokou mírou jistoty, na čem jste. A pokud ne, nějaké doplnění telefonicky či emailem to obvykle vyřeší, jinak to nejspíš opravdu nebude váš klient.

Máte-li po první odpovědi obecnou shodu ve věcech, které jsou pro vás klíčové (možná to nebyla jen cena, ale třeba i pár dalších bodů), můžete hned v následující zprávě položit na stůl svůj návrh: Třeba nabízený balíček služeb za přesně danou cenu s těmito a těmito podmínkami, a pokud poptávající souhlasí, můžete rovnou poslat (zálohovou) fakturu a rozjet další postup. A i tato zpráva může být dosti stručná, respektive dlouhá tak akorát, aby řešila vše podstatné.

Buďte vždy co nejpřesnější v popisu toho, v čem by se měl poptávající rozhodnout (konverzní bod) nebo co by měl udělat (výzva k akci). Jasně a stručně pak popište i to, co se bude dít, pokud tak učiní. Například: „Navazuji na náš telefonát a níže připojuji upřesněnou nabídku včetně smluvních podmínek a zálohové faktury v příloze. Pokud s návrhem souhlasíte, proveďte prosím úhradu. Bezprostředně po jejím přijetí vám pošlu další instrukce, co bude potřeba ještě doplnit, a ihned po odsouhlasení vyhotovené dokumentace se můžeme pustit do práce.“

Ti nejlepší profesionálové, které jsem viděl po emailu prodávat nebo jim pomáhal s vyjednávací přípravou, jsou neskutečně přímočaří. Tam, kde začátečník spíš tápe a zdržuje celou věc zbytečnostmi, které lze vyřešit i později, oni kladou před protistranu pečlivě naaranžovaná rozhodnutí, která obvykle stačí jen odkývat. Ano, vyžaduje to přípravu a nějaké zkušenosti, ale když pak takovou komunikaci vidíte v běhu, vypadá to skoro jako nějaké kouzlo. Pokud klient oslovuje freelancera jako experta v dané oblasti, je obvykle i ochoten respektovat jeho či její autoritu v řízení průběhu celé zakázky, fázi vyjednávání nevyjímaje.

Běžně se ovšem stává i to, že v odpovědi na předložený návrh vyvstane nějaký další bod, ale i pak jednoduše opakujeme předchozí postup, rovnou a stručně k jádru věci.

Někdy například poptávající tlačí na to, abyste zadání dlouze studovali a naceňovali s vysokou mírou nejistoty. Buď jste na takové individuální naceňování připraveni a vaše kalkulace i optimalizovaný proces vyjednávání s takovou situací počítá, nebo je to naopak směr, který považujete za riskantní a nežádoucí, a tam pak přichází na řadu váš vlastní protinávrh. Tím může být třeba úvodní placená fáze spolupráce, jejíž součástí bude i rozbor a oponentura zadání, a pak se uvidí. Opět stručně, k jádru věci a s jasně popsaným rozhodnutím, které před poptávajícím stojí.

Složité jednoduše

Stručné emaily, k jádru věci a s jasným závěrem, co se má dít, abyste se v jednání posunuli dál, fungují v prodeji po emailu velice dobře. Zvládnete-li přípravu, nevyžadují žádné pokročilé dovednosti a v praxi jsem mnohokrát viděl, že tyto principy mohou úspěšně aplikovat i začínající freelanceři. Nebo ti, kteří jsou pod tlakem a musí jednat opravdu efektivně a rychle, protože na nic jiného jim nezbývá čas.

Na celém postupu je navíc pěkné to, že vás nepřipraví o vzrušení z vyjednávání a radost z dobře vyjednané zakázky. Právě naopak. Odpadá to, co je obvykle neproduktivní a zdlouhavé, a zůstává jen čistá obchodní esence. Dvě strany, dva svobodní aktéři, kteří hledají možnou shodu v základní věci — jestli spolu mohou a chtějí spolupracovat.

Největší nepřítel je zvyk. Jako konzultant běžně zastupuji v přípravné fázi jednání své klienty, například při hledání vhodného dodavatele. A protože chci šetřit čas všech zúčastněných, často i protistranu vyzvu, aby šla přímo k věci a poslala nějakou orientační indikativní nabídku, než se v jednání posuneme dál. I tak ale někdy odpověď dorazí až za týden a místo stručného nástřelu obsahuje nabídku, nad kterou někdo evidentně proseděl dvě tři hodiny. Zbytečně, pokud se míjíme v nějaké důležité věci, jako je třeba termín dodání či cena. A nezřídka jde o freelancery.

Vynikající praktika je proto probírat nabídky, které posíláte, s kolegy či vaším podnikatelským mentorem. Kde to je možné s ohledem na důvěrné informace, nechejte je nahlédnout do vaší korespondence a vypíchnout slabiny, které přehlížíte. Mnohdy jde o zdánlivé drobnosti, které ale mění celkové vyznění, zhoršují dojem nebo citelně oslabují vaši pozici.

Přeji vám tedy, ať vám jdou emaily od ruky jako nikdy dřív. Stručně a k jádru věci i vaší nabídky.

Staňte se součástí Na volné noze — od roku 2005 největší komunity freelancerů a nezávislých profesionálů v Česku! Placené členství zahrnuje zveřejnění vaší webové prezentace v nejpoužívanějším otevřeném katalogu českých freelancerů, přes který vás mohou zákazníci poptávat napřímo, tj. bez prostředníků a provizí. Prezentaci vám napíše na míru zkušený copywriter, můžete si k ní zaregistrovat i vlastní doménu a veškeré budoucí aktualizace jsou v ceně, stejně jako pozvánky na naše skvělé akce pro váš rozvoj a růst. 👉 Přihláška

Odběr novinek emailem

Nejlepší možností, jak sledovat novinky o podnikání na volné noze, je stručné upozornění na nové články v našem blogu emailem, společně s dalšími tipy a aktualitami. Zadejte svou emailovou adresu pro odběr novinek přibližně jednou měsíčně:

Ochrana soukromí: Váš email bude zachován v tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnut. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu na konci každé zprávy.


Chcete být úspěšní? Přidejte se!

Pro nezávislé profesionály pořádáme unikátní školení úspěšného podnikání na volné noze a můžete u nás také levně inzerovat svou práci široké veřejnosti. Sdružujeme stovky odborníků mnoha profesí a desítkám z nich jsme již pomohli rozjet úspěšné podnikání.

2005 – 2021 © Robert Vlach Mapa portálu ~ Ochrana soukromí ~ Sledování novinek Facebook LinkedIn Twitter Instagram YouTube SoundCloud RSS