Pravidelná měsíční údržba v podnikání vytváří více prostoru pro smysluplnou práci.
S články či knihami o osobní produktivitě je jedna malá potíž. A to ta, že jejich autoři nezřídka v této disciplíně naprosto vynikají.
Ve výsledku je to pak pro čtenáře trochu jako učit se vařit podle kuchařky michelinského šéfkuchaře. Nakonec něco uvařím, ale na michelinskou hvězdu to určitě nebude. Pochybí mi část skládačky (suroviny, nástroje, pomocník, ale hlavně zkušenosti a znalost postupů) a ve výsledku to bude tak nákladné a pracné, že se zase pokorně vrátím ke svým osvědčeným receptům.
S metodami osobní produktivity narážím pravidelně na podobný problém u sebe i jiných freelancerů. Neustále zkoušíme zlepšovat svůj výkon podle nejnovějších trendů a dělíme se o své zkušenosti s ostatními. Fakticky ale jen málokdo dovede tu či onu metodu uplatnit stejně efektivně jako její tvůrce a hrstka angažovaných propagátorů.
Následuje krok zpět k osvědčeným základům, nově obohaceným o další úhel pohledu. Za pár let přijde další bestseller, další nový trend a celý cyklus se opakuje dál a dál. Krásně to vystihl editor časopisu The Economist, který léta knihy o managementu recenzoval, ve svém eseji na rozloučenou: Tohle téma se nikdy nevyčerpá.
Když se bavím s nezávislými profesionály o jejich přístupu k produktivitě, nezajímá mě ani tak to, co četli a zkoušeli (GTD, hluboká práce, práce s návyky, pomodoro, chytré poznámky atd). Zajímají mě právě ty jejich osvědčené recepty, ke kterým se vždy rádi vracejí. Protože jim prostě fungují.
Často jde o opravdu jednoduché fígle a triky, které by nejspíš nevydaly na (dobrou) knihu, ale to nic nemění na tom, že pomáhají a zabírají. Obvykle vynikají hned ve třech ohledech:
Dobrým příkladem mohou být třeba pravidelné přestávky. Nastavit si na mobilu či hodinkách upozornění či odpočet času a udělat si přestávku je jednoduché a prokazatelně to pomáhá snížit únavu. Délka pracovních bloků i přestávek se dá různě ohýbat dle potřeby i druhu vykonávané práce. A jakmile freelancer jednou vypozoruje, že mu přestávky skutečně pomáhají, nejspíš už u nich zůstane nastálo.
Nebudu teď vyjmenovávat další drobné vychytávky, které mě a ostatním freelancerům pomáhají. Zaměřím se na jednu, která se mi dlouhodobě osvědčila a moc se o ní nepíše.
Mé vlastní podnikání se skládá z několika různorodých činností a nezávislých zdrojů příjmů, včetně běžících projektů, jako je Navolnenoze.cz, Freelancing.eu, kniha Na volné noze atd.
Každá z těchto oblastí vyžaduje nějakou minimální měsíční režii, i kdyby šlo jen o proplácení faktur za přijaté služby či evidenci různých měsíčních statistik a průběžný monitoring výkonu. K tomu je pak nutné připočíst podobné činnosti na klientských projektech nebo pro mou osobní potřebu, jako je třeba sledování vývoje investic či aktualizace finančního plánu.
Docela dlouho jsem všechny tyto úkony dělal průběžně, jak bylo potřeba — typicky na přelomu měsíce, ale také nárazově, nebo když nastala určitá podmínka. Časem mi ale začalo vadit, že mi tyto drobnosti ukrajují stále větší část pracovního času. Proto jsem je zkoušel různě přeskupovat a shlukovat v rámci dne či týdne. Nakonec jsem ale to hlavní scelil a sjednotil na úrovni měsíce.
Činností, které jsem takto přesunul a načasoval, bylo ale zprvu tolik, že jsem musel mít na začátku každého měsíce v kalendáři tří- až čtyřdenní událost Start měsíce. Necelá pětina pracovních dní v měsíci tak padla na jakousi údržbu podnikání a veškeré pravidelné činnosti s ním spojené. To je na první pohled hodně, ale zároveň šlo o pestrý mix všemožných úkonů včetně nezbytné účetní či daňové administrativy.
Nejvíc mě ovšem posunulo to, že jsem najednou věděl přesně, kolik mi veškerá ta režie kolem zabere. Navíc, veškerý zbylý čas jsem tak mohl plně věnovat klientské a tvůrčí práci nebo vlastnímu rozvoji.
Start měsíce jsem si navrhl jako opakující se proces. Docela dlouho jsem pak experimentoval s tím, co všechno má a nemá být jeho součástí. V tom je ostatně krása procesního řízení coby dalšího z mocných nástrojů osobní produktivity, že zcela přirozeně vede k lepšímu zmapování a optimalizaci dané činnosti.
Dalším významným posunem bylo přenesení celého postupu do Procesoidu, kde jsem začal evidovat, kolik času mi ten či onen krok zabere. Tohle měření a honění času dělám osobně hrozně nerad, ale na druhou stranu mě zajímalo, jestli u některých úkolů netrávím více času, než by si zasloužily — třeba proto, že mě baví, jsou nenáročné a dají se unich poslouchat zábavné knihy či podcasty.
Právě tenhle poslední krok se nakonec ukázal jako naprosto zásadní. Postupně mě totiž přivedl až k radikální myšlence, že při citlivém osekání a zkrácení některých částí bych mohl Start měsíce zkrátit na pouhý den či méně. A přesně to jsem i udělal.
Už delší dobu tedy pracuju tak, že první pracovní den v měsíci mám vyhrazený na sled činností, které udržují celé mé podnikání v hladkém chodu. Není to den nijak stresující, právě naopak. Spíš si u toho pustím muziku a postupně odškrtávám jeden bod za druhým. Proces jsem zoptimalizoval, přetvořil a očesal do té míry, že mi navíc poskytuje nový prostor pro strategický nadhled.
Celý postup je natolik efektivní a přínosný, že se jej držím jako klíště. Navíc je dokonale pružný, takže jsem mnohokrát sled činností přeskládal, jak bylo potřeba. Dnes je to letitý a spolehlivý recept.
Místo závěru bych ještě okomentoval pár ukázkových kroků, které můj Start měsíce zahrnuje a proč:
Takovýchto a podobných kroků mám ve Startu měsíce aktuálně kolem čtyřicítky a každý měsíc také jeden či dva uberu a přidám. Seznam udržuju v Procesoidu, ale zrovna tak dobře by se dala použít excelovská Google tabulka, nebo papírový checklist. Osobně mám ale nejraději digitální formát, protože součástí checklistu jsou i přímé odkazy na různé cílové stránky.
Zajímavé je, že zmíněný strategický nadhled vzniká při takovéto opakované revizi docela spontánně. Člověk si prostě víc uvědomí, na co by se mohl a měl více zaměřit. Pokud si ovšem vedete nějaký pracovní deník, pak je takový měsíční přehled vhodnou příležitostí k rekapitulaci předcházejících týdnů.
Tohle je tedy jeden z těch mých osvědčených receptů, ke kterým se vždy vracím, i když třeba nějakou dobu zkouším něco jiného. Není to žádná věda, ale funguje.
Máte podobnou vychytávku, která posiluje vaši produktivitu už roky a na první pohled by to do ní leckdo neřekl? Budu moc rád, když mi o ní napíšete.
Odebírejte nejdůležitější novinky ze světa podnikání na volné noze. Každý měsíc zdarma ve vašem emailu:
Ochrana soukromí: Váš email bude zachován v tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnut. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu na konci každé zprávy.
Ochrana soukromí: Váš email bude zachován v tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnut. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu na konci každé zprávy.