Procesní řízení

Kapacita některých profesionálů se zdá být neomezená. Jak to dělají?

ilustrace Kristýna Sataryová

Vysoká produkční kapacita nemusí být nutně vykoupena prací po nocích a víkendech. Tajemství mimořádně produktivních profesionálů je obvykle v něčem jiném:

Umí si vytvářet podpůrné systémy a procesy.

Jejich umění spočívá jednoduše v tom, že jsou schopni svou práci velice dobře systematizovat. To znamená dokumentovat, analyzovat, optimalizovat, a když je to nutné, i delegovat. Jsou to skuteční mistři systémů.

V situaci, kdy jiní padají na hubu a za oběť kruté binární volbě ano (vzít zakázku a přepínat strunu), či ne (odmítnout zakázku a obětovat příležitost), oni uvažují, jak zlepšit svůj systém práce, aby toto dilema nemuseli vůbec řešit.

Mít takový podpůrný systém je výhra, protože to znamená větší klid, méně rizik a mnohem víc času či peněz. Ze své poradenské praxe odhaduji, že skvěle organizovaní profesionálové mívají až pětinásobnou kapacitu (či produktivitu) oproti nesystematickým kolegům se srovnatelnou odborností. A je jen na nich, jak s ní naloží. Mohou si ponechávat větší rezervu pro návaly zakázek a pracovat méně, nebo tuto kapacitu plně využít a vydělávat třeba pětkrát tolik.

Je něco takového dosažitelné pro vás? Ve většině oborů ano, včetně těch kreativních, viz třeba tvůrčí proces Tomáše Vachudy, nebo proces boje proti tvůrčímu Odporu ve Válce umění. Ale chce to poměrně radikální změnu podnikatelského myšlení a nahrazení intuitivního (ne)řízení uceleným systémem. To znamená na jedné frontě bojovat s vlastními i cizími předsudky vůči lepším pořádkům a na frontě druhé učinit průlom v ovládnutí vlastního podnikání.

Nejlepším indikátorem vaší vlády nad podnikáním, tedy jestli jej máte stoprocentně pod kontrolou, nebo spíš diriguje ono vás, je dlouhodobá spolehlivost. Cokoli pod úroveň 3 (případně 2 u konzultantů a seniorních profesionálů) na následující stupnici znamená, že máte zatraceně velký problém — klienti vás nejspíš přestávají doporučovat a nebudou ani ochotni platit vyšší než běžnou cenu, tedy pokud už nejsou naštvaní tak, že hledají náhradu (úroveň 5).

1. naprostá spolehlivost v explicitní (přislíbené) a implicitní (očekávané) rovině
2. plná explicitní spolehlivost s drobnými nedostatky v implicitní rovině očekávání
3. výjimečná selhání v explicitní spolehlivosti pod velkým tlakem (vrchol sezóny apod.)
4. drobná selhání v explicitní či implicitní spolehlivosti, ale jen v úkonech nižšího významu
5. běžná selhání v explicitní či implicitní spolehlivosti v úkonech malého i velkého významu

Rozdíly mezi explicitní a implicitní spolehlivostí detailně rozebírám v knize Na volné noze, zde dodám na vysvětlení jen tolik, že implicitní spolehlivost nespočívá v tom, že jste něco slíbili, ale v tom, co klient automaticky od kvalitního profesionála očekává: mlčenlivost, náležitou pečlivost, pružnou komunikaci, znalost běžně používaných technologií atd.

Úroveň č. 1 je vzácná a za celou svou kariéru jsem narazil snad jen na tucet profesionálů či firem, které se na ní dokázali dlouhodobě udržet. Hrubým odhadem jde o méně než 1 % trhu, smetánku, která odvádí profesionální práci za všech okolností, a díky tomu má ty nejlepší klienty i zakázky. Pokud jde o firmu, má bez výjimky vynikající kulturu i management, v případě freelancerů pak bezchybný systém práce a vytuněné procesy.

Ve starším a hojně odkazovaném článku Tuning podnikání vysvětluji, jaký je význam procesů, čím se liší od projektů a jak je můžeme i coby freelanceři zavádět pro dokonalé zvládnutí opakujících se činností. Zde bych však chtěl rozvést ještě jiný rozměr procesního řízení, a tím je právě jeho nenahraditelnost v budování opěrné struktury celého byznysu.

Například takto dnes vypadá mé podnikání převedené do procesů — žádné složitosti a serepetičky, jen kosti a svaly mého podnikatelského zenu:

Tak třeba proces NVN akce se týká přípravy školení, natáčení a think-tanků Na volné noze a má v současné podobě zhruba 250 kroků. Je kompletně zoptimalizovaný a delegovaný do té míry, že ode mne vyžaduje jediné — dostavit se a podat co nejlepší lektorský a moderátorský výkon.

Přijde vám, že to přeháním? Ale kdeže. Špičkoví lektoři jako Dan Gamrot věnují ladění přípravy ještě větší péči. A produkce nového školení může být také svého druhu proces.

Procesní řízení mi dovoluje zvládat obrovské množství komplexních činností v kvalitě, která je s každým opakováním lepší, aniž bych měl pocit jakéhokoli přetížení. Zátěž časem s rostoucí dokonalostí procesů dokonce klesá, a to mi dovoluje produkční kapacitu dále zvyšovat.

Problém ovšem spočívá v tom, že mezi tímto stavem a bodem nula, kdy nemáte ani systém, ani procesy, ani představu, jak daleko můžete s vytvářením takovýchto struktur zajít, jsou roky práce. Nikoli tvrdé práce po nocích, ale spíš postupného zlepšování a neustálého kladení otázek: Co je špatně s tímhle procesem? Proč je tenhle checklist tak dlouhý a nešel by zkrátit? Nešel by z tady té rutiny, kterou zas dělám zpaměti, udělat proces?

Výsledek vypadá po pár letech ladění jednoduše, ale jeho dosažení vyžaduje kromě trpělivé práce i celkem zásadní změnu myšlení. Chybí-li podpůrné systémy, máme jako podnikatelé tendenci utápět svou energii a čas v operativě. Emaily, úkoly, poznámky… ve výsledku jde o slušnou zátěž.

Když se mě někdo zeptá, jak pracuji a organizuji svůj čas, dost lidí překvapí, že nepoužívám žádné složitější postupy či pomůcky. Vystačím si jen s kalendářem, poloprázdným úkolovníkem a pár přehledovými tabulkami, protože 90 % zátěže spočívá na pečlivě zavedených procesech a projektech, které za mě obvykle odřídí někdo jiný přesně podle zadání.

Zbylých 10 % je práce, které chci věnovat plnou pozornost. Navenek to tedy možná vypadá, že toho dělám hodně, ale fakticky se soustředím jen na to klíčové, včetně posilování celého systému.

Projekty jsou také důležité, ale důvodem, proč tolik vyzdvihuji procesní řízení, je již vyřčené, tedy že procesy mají obvykle mnohem větší dopad na každodenní chod a výkon podnikání. Ano, projekty jsou víc vidět, kdežto procesy jsou spíš takové šedé myšky, a kdybych o nich nepsal, dost možná nikdo zvenčí ani netuší, že je mám. Jejich dopad na můj výkon je však zcela zásadní a totéž vidím běžně i u klientů, kteří podobný podpůrný systém mají.

Systém není vše, nicméně od určité úrovně složitosti je právě lepší sebeřízení podmínkou pro další růst profesionála coby podnikatele. Jako freelanceři máme oproti agenturám či firmám řadu nevýhod, ale naše síla tkví mj. ve systematičnosti a dlouhodobém zlepšování esenciálních procesů. Tam můžeme postupem let překonávat i mnohem silnější tržní hráče, jimž se právě vytrvalosti a stálosti nedostává, i vzhledem k fluktuaci lidí.

Nevyhnutelně dochází k výraznému posílení spolehlivosti, produkční kapacity a následně i důvěry klientů ve vaše odborné i profesionální kompetence. Ano, vyladěnými procesy lze kompenzovat oblasti, v nichž nevynikáte, jako je třeba prodej, komunikace, marketing, péče o VIP klienty či rutinní údržba a administrativa.

Tyto změny jsou však pozvolné a rozdíl nepocítíte zdaleka ihned, což je jednou z hlavních příčin, proč je procesní řízení mezi freelancery tak opomíjené. Pokud si ale teď říkáte, že to má jistě i jiný háček, máte pravdu.

Stav procesního řízení coby manažerského podoboru je bohužel žalostný. Chybí zjednodušené agilní metodiky a nástroje (které třeba projektovému řízení pomohly v rozšíření i mezi menší firmy a podnikatele), chybí čtivá literatura (když pominu slepé uličky jako Reengineering a světlé výjimky typu Checklist Manifesto), chybí procesní manažeři a konzultanti, chybí výuka na školách, chybí prostě veškerá podpora pro drobné podnikání.

Ale ani větší firmy nemají na procesech ustláno. Už nějaký rok sleduji, že majitelé a manažeři firem jsou nespokojení s tím, jakými nástroji je procesně řídí. Nedávno si mi například stěžoval šéf jedné z největších českých fabrik, že procesy evidují v aplikaci z 90. let a když chce něco v procesu změnit, samotný proces změny procesu trvá týdny.

A o stavu procesního řízení (v Česku) vypovídá něco i to, že jsem si zrovna tento měsíc jen tak zaregistroval neobsazenou doménu ProcesniRizeni.cz.

Chceme to změnit. Proto jsme si s Pavlem Minářem a Danem Dimitrovem vyhradili čas na to, abychom pomohli agilnímu procesnímu řízení na svět. Provozujeme jednoduchou aplikaci Procesoid, kterou můžete na měsíc prubnout i zdarma, a píšeme k ní anglický blog, do kterého rádi přibereme i další hostující autory, pokud byste měli k agilním procesům co říct.

Ale ze všeho nejdůležitější je prostě nějak začít. Nechť vás provází systém!

Minisérie o postupech a nástrojích pro freelancery:

• finanční plán
• Procesoid na procesy (právě čtete)
• variantní nabídky
• finanční přehled
• procesní řízení
• hodinové balíčky
• jak na provize
• krokové řízení