Čistá Doručená: Jednoduché pravidlo pro přehlednější Gmail

Odfiltrujte ze své doručené pošty notifikace a informační šum, aby vyniklo to podstatné.

V rámci přípravy na rozhovor o mém osobním IT s Karlem Dytrychem pro Freelo TV jsem si udělal i pár poznámek o práci s elektronickou poštou, které mě přivedly až k sepsání tohoto článku.

Uvědomil jsem si totiž, že zdaleka nejvíc času při práci s poštou mi šetří jednoduché pravidlo, které pro mě zprvu bylo jen pomůckou.

Jsem pokročilý uživatel — s emailem pracuji denně od konce 90. let, rád zkouším nejrůznější postupy vhodné pro freelancery a pravidelně také pomáhám s nastavením procesů digitálního workflow mým klientům. Díky tomu chápu velmi dobře, že každý máme jiné potřeby a žádný systém nevyhoví všem. O to víc mě baví sledovat, co komu funguje, i sdílet vlastní postupy.

V tomto článku tedy popisuji své pravidlo pro práci s poštou a jak si jej můžete případně sami nastavit — pokud vás zaujme do té míry, že jej budete chtít vyzkoušet. Co zde neřeším, je vaše celková strategie práce s poštou a tomu odpovídající návyky. Sami jistě dokážete nejlépe posoudit, nakolik je pro vás můj tip relevantní či nikoli. Obecnější poznámky k mé práci s poštou pak připojuji na závěr.

Jedno pravidlo vládne všem

Email, respektive placený Gmail, je pro mě klíčový pracovní nástroj. Každý týden mi chodí stovky emailů, přesto pro mne práce s poštou není stresující ani časově náročná. Zčásti je to dáno tím, že operativní týmovou komunikaci vedeme i přes Signal a Procesoid. Ještě důležitější je ale pro mě zde popsané zjednodušení práce s Doručenou poštou.

Veškerou příchozí poštu filtruji podle následujícího klíče:

1. Informativní emaily přesměrovávám pomocí filtru. Ten říká, že pokud je email z jedné z uvedených adres či domén, má přeskočit Doručenou poštu, být označen štítkem pro notifikace (já jsem si jej pojmenoval ajťácky ☕ Log) a zároveň nemá být označen jako důležitý ani jako spam. Odhadem takto odfiltruji až polovinu všech emailů, které mi přijdou.
2. Ostatní emaily zůstávají ve složce doručené pošty. Tu mám nastavenou tak, že jako první se zobrazují ty nepřečtené, dále pak důležité a nakonec všechny ostatní, vždy s maximálním počtem zobrazených položek. O prázdný inbox (Inbox Zero) neusiluji. Stačí mi, že mám v doručené poště průběžně 5–20 zpráv, které chci vyřídit v blízké době.

A to je celé.

To hlavní, co mi tohle třídění přináší, je odklonění informativních emailů mimo hlavní inbox. Štítek Log s notifikacemi mi pak stačí prolítnout pohledem během pár vteřin a označit nové zprávy jako přečtené. Dělám to každý pracovní den (dvakrát či třikrát) a až na výjimky nevyžadují tyto emaily žádnou další akci. Převážně jde o informace, které chci jen brát na vědomí, jako například:

• připomínky a notifikace z kalendáře
• automatické týdenní reporty z aplikací a služeb
• notifikace z Google dokumentů o sdílení a komentářích
• výpisy z banky, inkasní faktury mobilního operátora aj.
• zprávy pro investory ze společností, které sleduji
• promo nabídky na knihy z Audible apod.
• oznámení o prodloužení domén či poklesu kreditu
• upozornění na zaznamenané výpadky webů
• nově nasdílené Google Fotky
• kritická upozornění ze sociálních sítí (většinu mám vyplou)
• potvrzení z eshopů a o úhradách přes platební brány
• info o doručovaných zásilkách od pošty a jiných přepravců
• hromadné zprávy a pozvánky z různých organizací či komunit
• čerpání předplatného a notifikace inkasních plateb
• výjimečně důležitější newslettery

Nastavení v Gmailu

Samotné nastavení filtru v Gmailu vypadá následovně — viz komentáře pod obrázky:

Vytvoření nového pravidla v Gmailu: Nastavení → Filtry a zablokované adresy → Vytvořit nový filtr

Všimněte si, že někdy filtruji emaily z celé domény (např. @ebay.com), jindy jen z konkrétní adresy (např. info@simpletax.cz). V levém menu je pak opravdu jen doručená/odeslaná pošta a Log.

Zde zatrhávám přeskočení doručené pošty, použití štítku Log a nikdy neposílat do Spamu a neoznačovat jako důležité (z logiky věci jde o zprávy s nižší prioritou).

Výsledný filtr (nahoře) obsahuje řádově desítky domén a emailových adres. Pokrývá drtivou většinu všech notifikací — až na Google Kalendář (viz dále).

Pro filtrování notifikací z Google Kalendáře používám o chlup složitější pravidlo na základě předmětu (Canceled OR Invitation OR Pozvánka OR Přijato OR Odmítnuto OR Accepted OR Declined) a slov (google calendar) v těle zprávy. Odesílatel je totiž pokaždé jiný.

Doručené notifikace tak či tak musím projít, proto je vypínám už na straně Google Kalendáře tím, že vypínám notifikace o přijetí pozvánek. Zajímají mě jen nové, změněné a zrušené události.

Většinu newsletterů směřuji do aplikace Feedly, kterou aktuálně používáme k rešeršování novinek Na volné noze a Freelancing.eu — umožňuje i zprostředkované odebírání newsletterů pomocí jednorázové emailové adresy.

Když se mi v doručené poště občas objeví nějaká zpráva, která by měla být spíš v notifikacích, jednoduše pravidlo doplním a tím jej dále zpřesňuji. Obvykle to vyžaduje dva tři zásahy měsíčně, přičemž se samozřejmě i ptám, jestli chci vůbec tyto zprávy dostávat. Ještě o krok dál jde v tomto ohledu služba Hey.com od tvůrců Basecampu, který emaily od nových odesílatelů filtruje rovnou.

Další poznámky k mé práci s emailem

• Mám jednu jedinou osobní emailovou adresu robert@vla.ch, kterou používám pro všechny soukromé i pracovní účely. K ní mám založených pár účelových aliasů jako třeba book@vla.ch či kniha@vla.ch a ty případně mohu rovněž kdykoli odfiltrovat.
• Kromě uvedeného štítku Log pro všechny notifikace používám už jen jediný další štítek Daně, kam si průběžně házím emaily s fakturami a doklady, které bude třeba zařadit do nákladů. Kdybych používal Fakturoid jako někteří mí klienti, místo štítku bych tyto emaily rovnou přeposílal na speciální emailovou adresu jejich Krabice na náklady, kde je může dále zpracovávat asistent nebo účetní (podobný princip jako s Feedly výše).
• Z bezpečnostních důvodů nepoužívám žádná rozšíření třetích stran pro filtrování pošty či úpravu vzhledu a funkcí Gmailu. V poště mám důvěrné klientské informace a zatímco Googlu věřím, že k nim jen tak někoho nepustí, aplikacím třetích stran se raději vyhnu.
• Nepoužívám ani žádné klienty pro stahování pošty (jako Outlook či Thunderbird) s výjimkou nativní Gmail appky v mobilu (mám Android). V té všechno funguje stejně jako v prohlížeči, jen je potřeba se v nastavení ujistit, že se štítek Log s notifikacemi aktivně synchronizuje.
• Jsem si vědom, že Gmail umožňuje i automatické třídění pošty pomocí tzv. Kategorií (Sociální sítě, Aktualizace, Fóra, Promo akce). Nicméně jejich použití není zdaleka tak spolehlivé jako tvrdé pravidlo, které si pomocí filtru nastavím sám.
• Hvězdičky používám jen jako vizuální pomůcku — modré na místo výchozí žluté, která mi vizuálně splývá se žlutým zvýrazněním důležitých zpráv. Důležitost zpráv nechávám Gmail odhadovat automaticky, v doručené poště si ji když tak i na jeden klik ručně přepnu.
• Pokud se chci k nějaké přijaté či odeslané zprávě vrátit později v budoucnu (např. abych se připomněl, že čekám na odpověď), nepoužívám hvězdičky, ale funkci pro Odložení zprávy na pozdější datum. Funguje to spolehlivě a k dispozici je i přehled odložené pošty.

Místo závěru připojuji zmíněný rozhovor s Karlem Dytrychem pro Freelo, ve kterém kromě práce s poštou uvádím i své další tipy z oblasti digitálního workflow: