GTD aneb Mít vše hotovo

Kniha Mít vše hotovo úspěšně napomáhá zvládnout s čistou hlavou hromady práce, o níž tušíte, že na vás ještě někde čeká, ale ne a ne se k ní dostat. Popisuje ucelený soubor postupů, který můžete přijmout jako celek, i jen jako dílčí tipy.

Na českém trhu nová kniha Mít vše hotovo: Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře od Davida Allena bude pro každého znamenat něco jiného. Pro někoho to bude nezajímavá knížka, kterou si ani nepřečte, jiného zaujme jako propracovaný systém osobní produktivity, který je ovšem neslučitelný s jeho vlastním stylem organizace práce, jež mu dosud plně vyhovuje. Nejvstřícněji a s očekáváním však bude kniha přijata těmi, kteří intuitivně cítí, že jim množství práce přerůstá přes hlavu. Těmi, kteří mají pocit, že čím více práce mají a hromadí se jim, tím hůře zvládají i běžné pracovní úkoly. Pro ty může kniha znamenat pomoc a obrat k lepšímu.

O čem a pro koho kniha je

Stalo se vám už, že jste nad něčím usilovně přemýšleli a myšlenky na danou věc se stále vracely? A to až do té doby, než jste si začali dělat poznámky a sepsali si všechno, co vás k tématu napadalo? Vyprázdnili jste si tím hlavu a byli jste konečně schopni věnovat se v klidu něčemu jinému. Na podobném principu stojí i systém popsaný v knize Mít vše hotovo. Nemyslete na to, kolik práce máte ještě před sebou. Vytvořte si funkční systém, svěřte mu (dlouhý) seznam svých úkolů a vyčistěte si tím mysl natolik, že se budete moci s jasnou hlavou pustit efektivně do prvního akutního úkolu.

Cílem metody, která se často označuje zkratkou GTD (z původního anglického názvu Getting Things Done) je vytvořit a udržovat spolehlivý a funkční přehled všech úkolů, které potřebujete udělat. A aby to fungovalo, nerozlišuje mezi soukromým a pracovním životem, ani mezi tím, jestli jste danou věc slíbili jen sami sobě nebo třeba kolegovi. Když se vám to povede, můžete získat tyto přínosy:

• překonat pocity zahlcení prací
• snáze si udržet koncentraci na práci
• snáze monitorovat delegované úkoly
• lepší přehled o tom, kolik vás ještě čeká práce
• čistší pracovní stůl
• důslednější dosahování dlouhodobých cílů

Metoda zahrnuje jak pracovní postupy, tak i doporučení k organizačním pomůckám. Příkladem je dělení tzv. záležitostí na ty, které vyžadují nějakou činnost, a těch zbylých dále na kategorie Zahodit, Někdy možná a Informace. Nic nezůstane ležet na stole jen proto, že byste nevěděli, co s tím dále, protože váš systém organizace práce s něčím podobným nepočítá. To, co činnost vyžaduje, zase spadne do některé z kategorií Udělejte to, Delegujte to a Odložte to na později.

Budete-li chtít metodu využívat, musíte zvolit doporučované nástroje – ať už ve formě papírů nebo počítačového programu, dále také vstupní schránku, kam dáte nové úkoly a nápady, než se rozhodnete co s nimi atp. Podrobnější popis celé metody GTD najdete třeba na české Wikipedii.

Výhody této metody vidím v tom, že:

• rozdělí organizaci práce na jasně definované kroky a balíčky práce
• ze zásobníku práce si vždy můžete vybrat práci, která je důležitá a zároveň proveditelná při daném množství času a osobní energie
• protože metodu neobjevujete experimentálně sami, neztrácíte čas a je snazší se jí důsledně držet
• vychází z principů, které na lidi a jejich mysl prostě zabírají

Zmíněná metoda je nejužitečnější pro lidi, kteří pracují převážně hlavou a jimž tedy myšlenky na organizaci a množství práce brání v dělání práce samé. I lidem živícím se manuální prací však může tento systém pomoci udržovat si výborný přehled o všech úkolech a závazcích.

Hlubší souvislosti osobní efektivity

Vcelku dobré je uvědomit si, co kniha Mít vše hotovo samotná neřeší. Pokud vám v knize popsaná metoda GTD sedne, může vám pomoci stát se mnohem efektivnějšími a lépe zvládat množství práce, uvidíte za sebou výsledky. Pomůže vám zařadit vyšší rychlost, avšak jen okrajově zmiňuje, že je pouze na vašem výběru, kterým směrem se vlastně budete ubírat. Pokud v tom dosud nemáte jasno, až se vám podaří uvolnit si trochu ruce, potom je třeba ten nejvhodnější čas se zamyslet, co vlastně dál. Každopádně bez osobní efektivity můžete být jen snílky, kteří mohou mít i skvělé nápady, ale nikdy nejsou schopni je realizovat.

Ve světě podobně oblíbenou knihou je např. 7 návyků skutečně efektivních lidí od Stephena R. Coveyho. Myslím, že ta si také zaslouží pozornost a její záběr je širší – velmi dobře může posloužit i při určování směru, kterým byste vlastně chtěli jít.

Jak mi kniha pomohla

Protože na základě výše napsaného už asi máte celkem jasno v tom, jestli pro vás kniha je zajímavá nebo ne, místo doporučování se raději podělím o svou vlastní zkušenost, jak metoda GTD ovlivnila mou osobní produktivitu.

Jako asi u mnoha lidí, školy a doba studia mne o osobní efektivitě mnoho nenaučily. Naopak, vcelku dobře se mi osvědčil systém dělat vše na poslední chvíli. Potřebu používat něco více než jen diář jsem pořádně pocítil až při práci na volné noze. Spolupráce na různých projektech, často na několika zároveň, k tomu práce konzultanta a časem i lektora, mě dokázala (a stále dokáže) naplno vytížit poměrně často. Pokud člověk není slepý a nic si nenamlouvá, snadno při pohledu zpátky najde situace, které se při lepší organizaci vlastní práce (ne nutně při vyšší efektivitě) daly zvládnout podstatně lépe nebo přinejmenším rychleji.

Práce mě baví a pracovní okolnosti mě v průběhu let automaticky nutí upravovat a ladit svůj pracovní styl a způsob organizace práce tak, aby pojmul vše potřebné, abych měl k dispozici všechny důležité informace a zároveň aby vyžadoval co nejmenší režii. Něco se časem ukázalo jako příliš pracné a neudržitelné, někdy se jako nedostatek ukázala malá přehlednost při nárůstu dokumentů nebo informací apod.

Čtení knihy GTD mě zastihlo v situaci:

• kdy jsem zrovna nějakou dobu nově testoval dvě osobní plánovací nástěnky: týdenní a výhledovou na pár měsíců dopředu,
• s rozumně vybavenou domácí kanceláří,
• s používáním online plánovače Google Calendar na počítači a duplicitního papírového diáře s přehledem hlavních závazků, když jsem mimo počítač,
• měl jsem dobře zdokumentované jednotlivé běžící projekty mé i klientů, tedy přehled, co je třeba dělat, ale horší už to bylo s integrací všech pro mě vyplývajících úkolů do přehledného celku,
• při práci na velkém projektu s brzkým datem dokončení (psaní skript Projektové řízení coby spoluautor a souběžná koordinace autorů skript Leadership na zakázce pro Moravskoslezský automobilový klastr),
• s průměrným nepořádkem na stole,
• špatně se soustředilo, protože jsem měl pocit, že se práce hrne rychleji, než ji stíhám dělat, a k tomu jsem musel často přepínat na jiné drobné úkoly pro dlouhodobé klienty.

Po večerech a ve chvílích odpočinku jsem knihu s chutí a zájmem přečetl. Popsaná metoda GTD se mi zdá rozumná a kdybych se s ní seznámil dříve, cestu k efektivnímu osobnímu systému bych měl kratší a bez několika slepých uliček. Z hlediska řízení projektů je tam mimo jiné hodně zajímavá kapitola o projektech, která mi přijde super nejen pro laiky. Pokud vás více zajímá, jak bych ji doplnil, vydávám o tom článek na mém webu. Metodu jsem nepřevzal nekriticky celou, ale narouboval jsem ji na svůj dosavadní systém a zavedl následující změny, popřípadě jsem díky ní dosáhl těchto přínosů:

• začal jsem si psát nové úkoly a nápady do svého mobilu, který mám téměř vždy u sebe (píšu tedy všechno na jedno místo a potom si to doma přepíšu),
• nainstaloval jsem si kvalitní program ThinkingRock, který metodu GTD plně podporuje, a který převzal úlohu přehledu všem mých úkolů,
• v Gmailu jsem si zavedl nový štítek Čekám na, díky kterému snadno zkontroluji, na které odpovědi čekám a můžu je snadněji urgovat,
• diář i týdenní nástěnku teď používám jen jako přehled časově pevných úkolů (co jsem komu na kdy slíbil, kdo má kdy volat, jaký je poslední termín udělat nějakou práci apod.),
• pořídil jsem 3 stohovatelné zásuvky na stůl (příchozí schránka k roztřídění, schránka na papíry, které aktuálně potřebuji nebo budu v nejbližších dnech potřebovat, schránka na dokumenty k archivaci do šanonů),
• pomocí GTD se mi lépe daří sdružovat úkoly do efektivních celků (např. k vyřízení na pochůzkách ve městě, telefonáty atp.),
• vytvořil jsem si seznam běžících projektů,
• chystám se v nejbližší době dotřídit zbytek starých dokumentů a vytvořit užitečné kontrolní seznamy.

Celkově rozhodně hodnotím vylepšení na základě GTD jako velmi přínosné. Pokud ke mně budete mít cestu, rád vám ukážu, jak mi systém funguje a na oplátku rád uslyším vaše tipy a zkušenosti, co se vám osvědčilo.