Finanční rozvaha volnonožce

Mícháte běžně osobní a rodinné finance s těmi pracovními? Sloučení dává na volné noze smysl, ale nesmí to být pomatený kočkopes. Co pomáhá, je finanční rozvaha. A v tomto článku si ji rovnou můžete zkusit vyplnit online.

Vím, co si teď říkáte: „Já přece nejsem účetní!“ — Tuhle obavu jsem slyšel nesčetněkrát. Podnikatelé přece nenávidí účetní výkazy. Ale není rozvaha jako rozvaha. Může být i jednoduchá a pomáhat tak moc, že se do ní zakoukáte a už ji nebudete chtít opustit. Ani já už si bez ní neumím podnikání představit. Věřte nevěřte, i rozvaha může být sexy.

Ach, ty peníze…

Udržet si na volné noze finanční přehled není snadné. Freelanceři si zpravidla založí podnikatelský účet a tím jejich sledování financí končí. S podobným přístupem se setkávám i ve firmách, kde mají majitelé přehled o zůstatcích na účtu, ale výdaje plánují od oka. Dokud je byznys v plenkách, lze intuitivní přístup chápat. Později ale hraničí s hazardem a bývá příčinou vážných problémů, které už přivedly řadu lidí na buben.

Pro zaměstnance může být plánování financí hračka: Z výše měsíčního příjmu odečtu měsíční náklady a zbývá mi částka, s níž mohu celkem bezpečně disponovat. Ne tak v podnikání. Příjmy na volné noze nejsou zdaleka tak předvídatelné. A vedle osobních nákladů vám přibudou až stovky provozních útrat, nemluvě o vyšších jednorázových výdajích, jako jsou daně nebo nový počítač.

Jistě i vám se stalo, že se v jednom měsíci sešly nečekaně slabé příjmy, k tomu vysoké náklady, nějaké neplánované výdaje a výsledkem byl depresivní skluz do mínusu. Stačí, aby se zpozdila větší zakázka, navíc zapomenete na roční doplatek za energie, ve stresu škrábnete sousedovi na parkovišti auto a hned je průvan na účtu. Dokážete si představit zaměstnance, který neví, jaká bude jeho příští mzda ani splátka hypotéky? Já ne.

Ale na volné noze to musíme zvládnout všichni. I za krajně nepříznivých okolností.

Krotitelé nákladů

„Ušetřený dolar je vydělaný dolar.“ — Benjamin Franklin

Neřízené výdaje v podnikání vedou společně s nestálými příjmy k velkým finančním výkyvům, ne nepodobným střídání mánie s depresí: Jeden měsíc hopsa hej, další achich ouvej. Jako každá horská dráha, i tahle se jednou omrzí. Ale jak z ní vystoupit?

Příjmy jsou méně předvídatelné než náklady. Proto se krocení osobních financí obvykle zakládá na sledování nákladů a postupně i na jejich plánování se vzrůstající mírou jistoty. Cílem je posvítit si na výdaje, zamezit plýtvání a připravit se na horší časy. V běžné praxi jsem se setkal se třemi způsoby evidence nákladů:

1. tabulkový přehled nákladů z účtenek a faktur (viz třeba evidence Víti Války)
2. obálková metoda členění rozpočtu podle účelu (např. pomocí Goodbudget)
3. rozbor výpisů z účtů a platebních karet (barevné zvýrazňovače a jedem…)

Výsledkem je každopádně lepší přehled o rozložení nákladů v čase a černých dírách, kudy odtékají peníze nepozorovaně, ale zato dlouhodobě a vydatně.

Nevýhodou všech tří metod je bohužel pracnost. U tabulkové a obálkové metody musíme navíc počítat s otravným doplňováním údajů zpětně, pokud jsme se k tomu v pracovním zápalu třeba týden nedostali. A výpisová metoda zase vyžaduje omezení plateb v hotovosti a dobrou paměť, co která položka ve výpise znamená.

Nejsem proti pečlivému sledování nákladů. (Pokud jste zadlužení a chcete mít klidné spaní, je to téměř nutnost.) Trvale vedená evidence však vyhovuje jen metodickým, či snad až puntičkářsky přesným lidem. My ostatní vytrváme, jen dokud to bude nutné pro získání ucelené představy a zamezení únikům.

Znáte dobře svůj nákladový kalendář? Víte, kdy co platíte a na které měsíce bude nutné se finančně připravit? Základní přehled postačí. Ale musíte ho mít.

Rozvaha = rozvážnost

Nejste-li dost vytrvalí na vedení podrobné evidence nákladů, nevadí. Největší hrozbou rozpočtu volnonožce totiž nejsou ani tak běžné každodenní výdaje, jako spíš nepříznivý souběh nárazových a periodických nákladů. S dobrou rozvahou se tak můžeme soustředit přednostně na tvorbu finanční rezervy a plánování velkých výdajů, zatímco k těm běžným přistupujeme nadále intuitivně, s přihlédnutím k aktuálnímu zůstatku.

Nejde ovšem o formální účetní rozvahu. V našem případě podnikání na volné noze je finanční rozvaha především osobitým přehledem dostupných peněžních prostředků a nákladů či závazků, které musí být pokryty. Díky ní získáváme nadhled a neztrácíme ze zřetele nevyhnutelné budoucí náklady, i když se právě topíme v penězích. Rozvaha klade hlavní důraz na to, co všechno musíme těmito prostředky výhledově pokrýt.

Modelová rozvaha na hraní

Pro tento článek jsem připravil funkční příklad jednoduché finanční rozvahy. Zkuste si to. O smysluplnosti rozvahy vám prozradí víc než má slova. Všechny popisky i čísla jsou samozřejmě fiktivní a hodnoty, které do formuláře zadáte, se nikam neposílají, ani neukládají :) Jde opravdu jen o ukázku, abyste si později mohli vytvořit rozvahu vlastní.

1. část tvoří prostředky, které máme kdykoli k dispozici; zde je nazývám prostě aktiva.
2. část představují vlastní potřeby a cizí závazky, které na těchto prostředcích váznou; zjednodušeně pasiva.
3. je aktuální zůstatek z aktiv po odečtu pasivních položek. Kladný zůstatek indikuje volné prostředky; záporný, že bychom se měli začít krotit, pořádně máknout a popohnat dlužníky.
4. jsou investice a nelikvidní aktiva; peníze, které sice máme, ale nemůžeme (či nechceme) s nimi disponovat z důvodu storno poplatků či jiných omezení.

Poznámka: Pokud chcete mít rozvahu vyrovnanou, jako je tomu u konvenční účetní rozvahy, nepočítejte aktuální zůstatek zvlášť a udělejte rezervu plovoucí, jako rozdíl mezi aktivy a ostatními pasivy tabulky. Toto řešení zvažte, pokud je vaše rezerva opravdu vysoká a už vás tolik nepálí pohyby zůstatku. S rozvahou si můžete opravdu hrát, což ostatně doporučuji.

Rozvaha jako tlumič a teploměr

Rozvaha vypadá jednoduše, a právě v tom je její síla. Fakticky jde o mocný nástroj pro plánování osobních financí — přehledný a ohebný pro všechny drobné podnikatele.

Zřejmým přínosem rozvahy je okamžitý i průběžný přehled, zejména pokud si zvyknete s ní denně pracovat. Postupné odkládání prostředků na vysoké budoucí výdaje tlumí následný dopad na vaše finance a podnikání. Dobře naplánovaný výdaj ani nepocítíte, stejně jako nevnímáte nerovnosti cesty v terénním voze. Jinak řečeno, rozvaha dělá z horské dráhy vyhlídkovou projížďku po zvlněné krajině, bez nepříjemných překvapení.

Další výhodou rozvahy je, že vám skýtá ucelený pohled na stav vašich financí, ale zároveň jej redukuje na prostý zůstatek, který jasně indikuje vaše finanční zdraví. Zůstatek v červených číslech hlásí zvýšenou teplotu a měl by být budíčkem pro nasazení nákladové diety, protože fakticky už jedete na rezervu. Naopak vysoký zůstatek vypovídá o slušné kondici a nějakém tom prostoru pro útraty či investice.

Důsledkem používání rozvahy je rozvážnější a konzervativnější přístup k osobním financím. I kdybyste měli kapsy nadité penězi, neutratíte víc, než kolik je rozumné.

Jedinou nevýhodou je, že rozvahu moc neuplatníte v podnikání složitějším, než je to na volné noze. Mám sice i klienta, který stejnou tabulku používá pro udržení každodenního přehledu o své společnosti s mnohamiliónovým obratem, ale doma to raději nezkoušejte ;)

Vysvětlivky & komentáře

Namísto závěru připojuji ještě pár poznámek pro ty, kteří budou mít chuť experimentovat a sestavit si rozvahu vlastní. Variant, jak může rozvaha vypadat, je totiž nepřeberné množství a sám jsem jich postupem času vyzkoušel nejmíň tucet.

• Rozvahu mám uloženou online na Google Disku, abych k ní měl kdykoli přístup.
• Tabulka může být i mnohem podrobnější a složitější, ale doporučuji to nedělat. Čím je rozvaha jednodušší, tím rychleji a lépe se vám s ní bude pracovat.
• Řádky přidávám a ubírám dle potřeby: peníze na cestě do aktiv, rezerva na očekávanou fakturu v pasivech apod.
• Do třetího sloupce napravo od částek si často píšu různé poznámky a upomínky. Někdy v něm také sloučím pár buněk pod sebou do jedné, pro zobrazení nějakého ukazatele, jako je např. percentuální podíl koše cizích měn vůči celkovým aktivům.
• Aktiva
• Všimněte si, že počítám pouze s penězi, které už fakticky mám. Tento konzervativní postoj mi dává jistotu, že mohu kdykoli dostát všem svým závazkům na straně pasiv bez toho, že bych se musel spoléhat na externí příjem. Výjimkou jsou peníze na cestě od klienta z jiné banky, se kterými mohu již počítat (pokud je důvěryhodný a spolehlivý).
• Sloučení osobních, rodinných a pracovních financí se obecně nedoporučuje. Realita u nás i ve světě je ale taková, že většina freelancerů tyto kategorie spojuje a přelévají prostředky volně podle potřeby. Rozvaha tedy reflektuje praxi, nikoli ideální členění. Není nicméně problém v rámci rozvahy osobní finance zcela oddělit (podobně jako jsou vyčleněny investice).
• Ať už přeléváte peníze v rámci rozvahy jakkoli, faktické pohyby na účtech by měly být v souladu se zákonem. Příjmy z podnikání by měly být vedeny zvlášť.
• Pokud chcete mermomocí evidovat i budoucí příjmy, doporučuji je vést stejně jako investice mimo hlavní rozvahu. Udržíte si přehled, ale zároveň nebudete počítat najisto s penězi, které ještě nemáte.
• Do rozvahy neuvádím přesné částky, protože s takovýmto odstupem už nehraje nějaká ta koruna roli. Zaokrouhlení na stovky či tisíce stačí.
• Stav hotovosti v eurech, na euroúčtu, případně v jiných cizích měnách přepočítávám na koruny podle běžného kurzu.
• Pokud si posílám peníze mezi vlastními účty u různých bank, přepíšu částku z jednoho účtu na druhý, ale na tom cílovém zůstatek ztučním. Díky tomu nezapomenu, že peníze jsou teprve na cestě a ještě s nimi nemohu disponovat. Za den či dva to zkontroluji a cílovou částku potvrdím.
• Občas používám u některých buněk pravidla pro formátování typu „pokud klesne pod X Kč, nastav červené pozadí“ a díky tomu se nestane, že by na cílovém účtu nebyl potřebný zůstatek, třeba na 100% splátku kreditky.
• Pasiva
• Částky jsou uvedeny jako záporné (či nulové), protože váznou na aktivech.
• Zdaleka nejdůležitější je poslední řádek, tedy finanční rezerva. Ta v podstatě nese všechny nárazy a otřesy, jimiž se podnikání dočasně propadá do záporného zůstatku. Rezervu průběžně navyšuji každý měsíc, v průměru o 10 % z dosaženého obratu.
• Pokud už je rezerva příliš vysoká, převedu část do investic, nebo vyrazíme na pořádnou nomádskou dovolenou ;)
• Všechna pasiva jsou non-lokální, takže se nevztahují k žádnému konkrétnímu aktivu nebo účtu. Jsou-li všechna aktiva srovnatelně likvidní, je to fakticky jedno. To mne např. zbavuje nutnosti držet rezervu odděleně na spořícím účtu. Důležitá je pouze její výše, nikoli umístění.
• Zatímco aktiva zachycují více méně přesná aktuální čísla, strana pasiv přestavuje kombinaci měsíčních nákladů (např. byt, rodina, hypotéka), narůstajících závazků (kreditka), větších faktur (roční pronájem kanclu) a peněz odkládaných s měsíční pravidelností na budoucí výdaje (kvartální DPH, nákup auta, doplatky daní a pojištění). Pasiva aktualizuji méně často než aktiva, většinou jednou měsíčně.
• Je jen na vás, jak velké platby budete chtít v pasivech rezervovat. Kdo s podnikáním začíná, ten si možná bude chtít odkládat peníze i na menší faktury. Postupně, jak vaše cashflow zesílí, se možná stanou součástí neevidovaných běžných výdajů.
• Velké výdaje navyšuji v pasivech postupně v průběhu celého roku. Pokud například vím, že v prosinci budeme dělat větší kampaň s náklady 60.000 Kč, přičtu ke stavu kolonky každý měsíc 5 tisíc Kč × 12 = potřebných 60 tisíc.
• V případě daní či doplatků pojištění vycházím ze simulace hospodářského výsledku účetního roku, podle nějž spočítám předpokládanou výši doplatků. A raději ji trochu nadstřelím.
• Investice a nelikvidní aktiva
• Vyčlenění investic a nelikvidních aktiv je volitelné. V praxi občas vidím, že je lidé evidují společně s běžnými aktivy, ale sám bych to nedělal ze dvou pádných důvodů: 1) Hodnota rizikovějších investic může výrazně kolísat v čase, což by se promítalo do zůstatku a zhoršovalo přínos rozvahy i mou náladu. 2) Pokud bychom míchali nelikvidní aktiva (např. termínovaný vklad) s likvidními, ohrozí to naši schopnost dostát závazkům v plné výši.
• Hranice mezi likvidním a nelikvidním aktivem je do jisté míry subjektivní. Takže za nelikvidní můžete jednoduše považovat zdroje, které nechcete z libovolného důvodu čerpat. Typicky může jít o nějaké stavební či penzijní spoření, případně jiné rodinné fondy.

Minisérie o postupech a nástrojích pro freelancery:

• finanční plán
• Procesoid na procesy
• variantní nabídky
• finanční přehled (právě čtete)
• procesní řízení
• hodinové balíčky
• jak na provize
• krokové řízení