Výběrové řízení

Zkušený profesionál by měl být schopen zvládnout menší výběrové řízení a zvolit vhodného dodavatele. Cesta vede od informovaných nákupů až po plnohodnotná výběrová řízení se zohledněním desítek faktorů.

Především je nutno říci, že schopnost vybrat dobrý výrobek či dodavatele je v podnikání velice důležitá. Koupíme-li si zmetek, strávíme buď spoustu času reklamacemi, anebo jinak snížíme svou efektivitu práce. Stejně tak výběrem špatného dodavatele riskujeme řadu problémů, nedodržením termínů počínaje a konflikty konče.

Informovaný zákazník

Ve svém vlastním oboru se postupem času každý profesionál zorientuje a ví, co kde výhodně nakupovat či poptávat (to mimochodem tvoří důležitou součást jeho know-how). Potíž bývá především s jednorázovými nákupy mimo vlastní profesi (typicky webové stránky, automobil, kancelářská technika, nemovitost aj.).

Většina lidí dá na doporučení kolegů a známých. V případě drobných položek je to jistě přijatelné řešení, ale jeho problematičnost vzrůstá úměrně našim nárokům (jistě si nebudeme objednávat stavbu domu jen na radu kamaráda a to samé bych nedoporučoval ani pro komerční webové stránky).

Jinými slovy, jsou-li naše očekávání vysoká, měli bychom se sami začít pídit po hodnotných informacích. Měl by se z nás stát informovaný zákazník, který je náročný a vybíravý zároveň. Oč zvídavější budeme, tím méně nás ovlivní klamavá reklama a jiné, zdánlivě seriózní zdroje či média.

Změnit své zavedené návyky vedoucí k rychlým a nerozvážným nákupům samozřejmě nějakou dobu trvá. Nalézt a rozpoznat důvěryhodné doporučení k nákupu není snadné a zpočátku to vyžaduje čas a osvojení nových postupů. Zde je několik tipů:

• dTest – Vynikající časopis pro spotřebitele, který vřele doporučuji odebírat. Každé číslo obsahuje špičkové srovnávací testy a mnoho užitečných rad. Součástí předplatného je také přístup do online archivu, v němž lze dohledat obsah starších čísel.
• rada odborníka – Tipy od zkušeného experta jsou často tou nejrychlejší cestou k omezení výběru na několik málo možností. Některé znalce problematiky možná znáte osobně a nebo je můžete najít na webu. Krátké dotazy často rádi zodpoví, případně je možné si u nich zakoupit poradenství.
• odborný tisk – Téměř v každém oboru dnes vycházejí specializované časopisy, které obsahují recenze a doporučení k nákupu. Často se ale stává, že recenzenti nemají na posudek dost času, protože produktů je příliš mnoho (typicky elektronika či IT). Některé recenze mohou být rovněž psány na zakázku jako skrytá reklama. Doporučuji tedy brát méně uznávaná periodika s rezervou.
• informace na webu – Stačí napsat název či typ výrobku do vyhledávače a pročíst si, co se kde píše. Hodnota informací na webu je dost kolísavá, ale čím více si toho nastuduji, tím lepší obrázek si udělám. Zajímavé jsou zejména autentické zkušenosti zákazníků.
• nakupování online
• Velmi užitečné jsou aukční portály Aukro a eBay.
• Čím dál tím více se prosazují vyhledávače produktů typu Zboží.cz či Google Product Search, které umožňují nalézt pro daný výrobek prodejce s nízkou cenou.
• Někdy se vyplatí objednat si zboží levně v zahraničním e-shopu jako Amazon (a zaplatit o to vyšší poštovné či clo uvalené na větší nákupy).
• Platit kreditní kartou je bezpečné pouze v důvěryhodném e-shopu. Ve většině ostatních případů se dají peníze poslat převodem na účet a nebo použít PayPal.
• U zahraničních nákupů se může hodně prodražit reklamace (přinejmenším na poštovném), proto je poruchovější zboží nadále výhodné nakupovat u nás.
• odložení nákupu – Nákupy, které nejsou vyloženě urgentní, je vždy lepší nechat trochu uležet. S odstupem času můžeme změnit názor na jejich nezbytnost a už jen tím ušetřit peníze vyhozené za spoustu zbytečností.

Celkově vzato se jako informovaní zákazníci lišíme od běžných konzumentů svým aktivním přístupem. Inteligentně zvažujeme každý nákup a neváháme se informovat všude možně, jen abychom měli jistotu, že nekupujeme zajíce v pytli. Tyto přednákupní průzkumy neboli rešerše přejdou člověku rychle do krve a postupně zabírají minimum času, přičemž vždy přinášejí nemalé úspory a jiné výhody plynoucí z používání kvalitních produktů.

Výběrové řízení pro osobní potřebu

Zvykneme-li si chytře nakupovat, je už jen malý krůček k tomu, abychom začali dělat malá výběrová řízení pro svou vlastní potřebu, ať už podnikatelskou, rodinnou nebo čistě osobní. Princip je podobný informovanému nákupu, pouze s tím rozdílem, že komunikujeme s vícero dodavateli. Postupujeme zhruba následovně:

1. informace o problematice – Především je třeba získat co nejlepší objektivní informace o předmětu našeho zájmu. K výše uvedeným doporučením dodejme, že získané poznatky je vždy dobré zapisovat a strukturovat, abychom se pak ve svých poznámkách lépe zorientovali.
2. stanovení rozpočtu – Tento běžně opomíjený bod bychom si měli ujasnit co nejdříve. Kolik mohu investovat, kdy budu mít peníze k dispozici a po jakých částkách?
3. najmutí poradce – Pokud jsme se v problematice dobře zorientovali, můžeme realizovat celé výběrové řízení sami. V opačném případě se vyplatí najmout si pro další fáze řízení odborného poradce.
4. sestavení poptávky – Poptávka by měla obsahovat přesnou, nebo alespoň přibližnou specifikaci, včetně požadovaného termínu dodání. Je-li pro nás důležitá nízká cena, nezmiňujeme svou představu o její výši a ponecháme zde prostor návrhům dodavatele. Zpracovaná poptávka může mít podobu jednoduchého bodového seznamu, ale také rozsáhlého dokumentu (to závisí na předmětu poptávky).
5. oslovení dodavatelů – S vypracovanou poptávkou oslovíme dodavatele. Podle povahy věci můžeme buď poptávku rozeslat hromadně, například zdarma přes portál ePoptávka, anebo si vybereme pár dodavatelů z tipů od známých, veřejných zdrojů jako Firmy.cz, náš katalog nezávislých profesionálů aj. Poptávku stačí rozeslat emailem a jenom si telefonicky ověřit, že jej příjemce dostal. (Poznámka: ePoptávka není příliš výhodná pro dodavatele, protože je nutí snižovat marže na minimum.)
6. vyhodnocení nabídek – V praxi to bývá tak, že dobrou polovinu z obdržených nabídek můžeme rovnou odepsat kvůli nepřiměřené ceně či jiným zásadním rozporům s naší představou. Většinou se tak výběr zúží na jednoho nebo několik málo dodavatelů. Všem účastníkům řízení bychom měli stručně poděkovat a potvrdit příjem nabídky.
7. výběr dodavatele – Je-li ve hře více možných dodavatelů, není dobré ponechat věc náhodě. Naopak, zde se otevírá prostor pro snižování ceny či zohlednění dosud opomíjených faktorů. Všechny údaje doporučuji zanášet do přehledové tabulky. Důležitá je ale také naše intuice a osobní dojem, který dodavatel při jednání dělá, zvlášť pokud by mělo jít o nějakou větší objednávku nebo dlouhodobou spolupráci.

Výše nastíněný postup je samozřejmě jen modelový a v praxi se může různě odchylovat. Někdy například vůbec nemusí dojít na obesílání dodavatelů, porovnáváme-li informace, které mají uvedené na webu. Nebo se může stát, že na poptávku nikdo nezareaguje, či se nám z jiného důvodu nedaří najít vhodného dodavatele. (V takovém případě je nutné vrátit se zpět, poohlédnout se po dalších možnostech a uchopit celou věc za jiný konec.)

Výběrová řízení pro klienty

Nezávislý profesionál, který poskytuje poradenství, může klientům nabízet také službu asistence při vedení výběrového řízení. Je ovšem třeba mít na paměti, že tak velkou zodpovědnost bychom měli přijímat, pouze pokud se v dané problematice dokonale orientujeme, nebo alespoň klientovi jasně sdělit, kam až sahá naše odbornost. U zadání, které tuto odbornost přesahuje, bychom měli klienta upozornit, že případné riziko našeho selhání nese z větší části on jako zadavatel výběrového řízení a následný odběratel.

Rozsah účasti nezávislého profesionála ve výběrovém řízení se může dosti různit. Zatímco někdy je svěřeno výběrové řízení na naše bedra prakticky celé, jindy můžeme asistovat v roli odborného poradce, který formuluje poptávku, vybírá možné dodavatele k oslovení atp. Čím vyšší je míra našeho zapojení, tím více se nám bude hodit znalost projektového řízení a dobré komunikační schopnosti, zvlášť budeme-li plnit úlohu koordinátora a prostředníka mezi všemi zúčastněnými stranami.

Velmi specifické je vedení výběrového řízení pro různé dotace a veřejné finance. V jejich případě je již metoda výběru striktně omezena platnou legislativou, jejíž porušení může mít vážné následky pro zadavatele (odebrání dotace) i poradce (spoluzodpovědnost za škodu a ohrožení dobrého jména). Proto je obvykle lepší přenechat tato výběrová řízení specialistům, jako jsou dotační a projektoví manažeři.

Odborně provedené výběrové řízení je jednou z nejlepších cest k výrazným úsporám při současném dosažení požadované kvality. Mimo jiné i proto vytlačuje ve veřejné a podnikatelské sféře dříve tolik běžný klientelismus založený na protekci a neprůhledné síti osobních konexí. V praxi se lze běžně setkat s případy, kdy výběrové řízení sníží náklady o desítky procent při současném zvýšení kvality výsledku.