V jednoduchosti je síla

Spontánní komunikace je základní lidská potřeba i přednost. Také v práci může být překvapivě efektivní. Nám k tomu stačilo dodržet jen pár jednoduchých pravidel.

ilustrace Radek Zmítko

Za posledních 22 let snad neminul rok, kdy bych alespoň na skok nenavštívil Španělsko. Baví mě sledovat, jak rychle se tahle země vyvíjí, a je pro mě zdrojem životní inspirace v mnoha ohledech. Jeden z nich se týká i mé práce.

V ulicích španělských měst jsem už před lety potkával lidi, kteří mluvili do telefonu, ale netelefonovali. Namlouvali WhatsApp zprávy. A jiní je zase s hranou mobilu u ucha poslouchali. Španělé jsou družní i online a tenhle způsob komunikace je obrovsky populární. Někteří naši tamní přátelé mají dokonce tarif, přes který téměř nemohou volat. Mají jen data na WhatsApp.

Jiný kraj, jiný mrav, říkal jsem si. A přiznávám, že nejdřív mi tohle švitoření telefonů přišlo docela divné. Časem jsem mu ale přišel na chuť i já. Dokonce až tak, že mi to pomohlo po mnoha letech změnit způsob, jakým řídíme většinu vlastních i klientských projektů.

Limity řízení

Mé podnikání je rozkročené mezi dvě svébytné oblasti:

• Strategické podnikatelské poradenství, kde typicky jednám přímo s jinými podnikateli a majiteli firem. Týmy jsou malé (2 až 6 lidí) a svázané mlčenlivostí.
• Vlastní dlouhodobé projekty, jako je komunita Navolnenoze.cz, nová Freelancing.eu, spolupráce na Procesoidu nebo psaní mých knih Na volné noze a The Freelance Way.

S většinou spolupracovníků komunikuji primárně na dálku, někdy i přes půlku světa. Mám také řadu dlouholetých klientů či týmových kolegů, se kterými se vidím osobně jednou za uherský rok, nebo jsme se dokonce ani osobně nesetkali. Přesto si výborně rozumíme a práce nám jde od ruky.

Jako odchovanec klasické školy managementu a systematického řízení jsem byl ale i při takovéto distanční spolupráci léta zvyklý pracovat velice systematicky. Až puntičkářsky jsem dokumentoval vše kolem a ládoval data i úkoly do nejrůznějších online dokumentů či nástrojů. Dejte mi pevný bod (termín) a pohnu zeměkoulí!

Obrovskou výhodu tohoto systematického přístupu spatřuji nadále v jeho nepřekonatelné spolehlivosti — je jednoduše tak důsledný, že obvykle nemine cíl a většině možných problémů předejde důsledným promýšlením všemožných scénářů. Jeho zápory však také nebyly malé:

1. Poctivá dokumentace spolkla 30–40 % mého času, v případě klientských projektů klidně i polovinu. Klienty jsem proto rutinně předem upozorňoval, že pokud budou chtít veškeré poradenské výstupy dostat i písemně, časová náročnost bude zhruba dvojnásobná.
2. Většinu takto zpracované dokumentace nikdo nečte. Jde tedy o jakousi mrtvou váhu, kterou si daný projekt či spolupráce z různých důvodů vleče s sebou.
3. Režie řízení je docela nudná rutinní práce. Nebaví mé kolegy ani klienty. V krajním případě vede až ke ztrátě motivace, kterou člověk nalézá u kreativní či odborné práce.
4. Freelancerům v týmu, natož pak klientům, nelze nic nařizovat. Jsou to podnikatelé, a tedy svobodní aktéři. Často mají jiný názor, v čem a jak by se měl projekt řídit.

Poznámka stranou: Výše uvedené problémy jsou dobře známé, ale nemají žádné univerzální řešení. Sloupkař prestižního magazínu The Economist píšící pod pseudonymem Bartleby tento stav glosoval v nedávném jubilejním 100. komentáři. Nejvíc jej prý za celé ty roky překvapilo, kolik se toho o managementu napíše, a dodává, že jednou z příčin je dominantní postavení služeb v moderní ekonomice, u nichž je obecně těžší měřit produktivitu než na výrobní lince. Navíc každý člověk je jiný a totéž se týká i velké škály úkolů, na kterých moderní profesionálové spolupracují. Žádný přístup nemůže být ten jediný správný (skvělá zpráva pro autory, kteří o řízení píší).

Dobrá, ale co my v praxi s tím? Sám jsem k tomu přistoupil tak, že jsem už před lety začal hledat vlastní cestu, jak řízení zeštíhlit a zjednodušit, ovšem ideálně bez ztráty kontroly — nejdřív u vlastních projektů a postupně, opatrně, i u dlouhodobých klientských spoluprací.

A světe div se, časová režie řízení u těchto pečlivě vybraných spoluprací spadla z dřívějších 30–50 % na přijatelných 5 až max. 10 %. Přitom dosahujeme zhruba stejné úrovně spolehlivosti a práce nás všechny mnohem více baví. Chtělo to jen splnit několik podmínek a zavést pár pravidel.

Hodnoty — Kontexty — Interakce

Způsob, jakým dnes běžně spolupracuji s kolegy či stálými klienty, se dá nejsnáze popsat rozdělením do tří úrovní:

1. Hodnoty představují jakýsi pevný základ, na kterém daný projekt či klientskou spolupráci stavíme. Zní to asi trochu neurčitě, ale v podstatě jde o hlubší shodu v základních věcech mezi mnou a klientem (u zakázky), případně jádra týmu (u mých dlouhodobých projektů). Znamená to, že si rozumíme, co je cílem naší spolupráce, že si věříme, a že se shodneme i v základních etických a podnikatelských otázkách, jako je např. odměňování či dělba zisku.
2. Kontexty představují aktuálně probíhající části projektu či spolupráce. Cílem je udržet každý kontext kompaktní tak, aby všichni, kdo jsou do něj zapojeni, byli průběžně v obraze. Zde zapojujeme nárazově i externisty na různé odborné činnosti či výpomoc.
3. Interakce jsou pak jednotlivé úkoly či práce vyplývající z daného kontextu, typicky řízené úplně minimalisticky nástroji, které jsou zrovna po ruce, jako jsou emaily, procesní checklisty, telefonáty, SMSky či hlasové zprávy, videocally či videonávody apod. To vše je ale jen nutná komunikační omáčka. Podstatná je vlastní práce a dostatek prostoru na ni.

Tři úrovně v praxi

Shoda v základních hodnotách eliminuje drtivou většinu třecích ploch a možných nedorozumění, ale i potřebu složitě popisovat, nebo dokonce smluvně ošetřovat vše, na čem se postupem času domluvíme. Smlouvy jsou občas nezbytné, ale nikdy nemohou nahradit to, když jsme opravdu na stejné lodi a rozumíme si v základních věcech. Tato elementární shoda a důvěra se pak promítá do všech dílčích etap a prací i tím, že osekává z komunikace formální vatu. Protože se respektujeme navzájem, můžeme jít rovnou k jádru věcí. Můžeme také eliminovat většinu skupinových callů, na kterých jsme dříve měsíc či měsíc v podstatě plýtvali časem až 10 lidí. Příkladem takové hodnotové shody může být v mém případě třeba dobře nastavená dlouhodobá spolupráce s klientem, kde nám stačí říct si pár slov a okamžitě víme, na čem jsme, nebo projekt Navolnenoze.cz, se kterým letos slavíme už 15 let v sestavě, která se prakticky nemění.

Správně nastavený kontext znamená, že všichni, kterých se týká, ví, co mají dělat. Někdy nám k tomu pomáhá zavedený proces, jindy minimalistická projektová dokumentace (mnohem stručnější, než jsem je psal dřív), nebo si jeho udržení vezme někdo osobně na starost. Dobrá praxe ale je, že kontext je krátkodobý (týdny, nebo max. měsíce) a je za něj zodpovědný konkrétní člověk. Jeho úkolem, je udržet všechny spoluhráče v obraze, ať už jsme dva, nebo je nás tucet. Příkladem, jak mi nastolení kontextu obrovsky šetří čas, je třeba produkce našich školení, která je kompletně zprocesovaná a delegovaná, nebo vznik nového projektu Freelancing.eu. S grafikem, který na něm pracoval, jsme například postupovali tak, že jsme si pravidelně volali 2–3× týdně a pokaždé jsme si řekli, co je v další verzi třeba změnit a proč. A protože dokázal po celou dobu udržet kontext v hlavě, nebylo třeba tyto úkoly a připomínky dokumentovat. Jednoduše si zapamatoval vše, o čem jsme dvě hodiny spolu bavili a v další verzi to upravil. Kdybych to dělal jako dřív, nejspíš bych trávil hodiny zapisováním ticketů do nějaké projektové aplikace a následovnou kontrolou jejich splnění.

Interakce, úkoly a komunikace tedy může plynout přirozeně a minimalisticky díky shodě v hodnotách a udržování daného kontextu. V praxi to znamená třeba to, že než abych psal klientovi po prostudování přeposlané obchodní nabídky sáhodlouhý rozbor a strávil nad tím třičtvrtě hodiny (a během toho třeba i zapomněl na pár detailů, které jsem tudíž nucen zaznamenávat průběžně), raději mu pošlu hned po prostudování podkladů 5minutovou hlasovou zprávu přes Signal. Protože daný kontext mám v čerstvé paměti, je pro mě mnohem jednodušší shrnout v ní vše podstatné a rozdíl v produktivitě i časové náročnosti je naprosto zásadní — 5 versus 45 minut! Samozřejmě, že jsou případy, kdy je nezbytné vše rozepsat, protože s výstupem bude třeba ještě někdo další pracovat, ale pokud jsme oba v obraze i rámcové shodě, víme přesně, kdy to je nutné a kdy jde o zbytečnou práci. Zbytečné formality jdou stranou. Skvělý komentář k tomu má Margit Slimáková, které chodí denně i desítky dotazů a říká, že pokud si má vybrat mezi zdlouhavým odpovídáním bez překlepů a stylistických nedokonalostí, a stručným odpovídáním bez okolků přímo k věci s občasnými překlepy, raději volí to druhé a pomůže tím o to více lidem. Nebo jiný příklad. Ve 20:05 mi klient posílá přes Signal zprávu 95! a já na ní ve 22:23 odpovídám 167! 🤑 — Přeloženo: Na eshopu máme dneska už objednávky za 95 tisíc! A má odpověď: Teď jsem tam koukal, a už jsme na 167 tisících! Kontext je přitom jasně daný, protože optimalizací eshopu se poslední týdny zabýváme, a bazální důvěra nám dovoluje komunikovat naprosto minimalisticky (navíc často i zábavně a vtipně).

Nástroje musí být jednoduché a po ruce

Kdykoli mi to daný kontext a elementární shoda v přístupu a hodnotách dovoluje, volím (na rozdíl od dřívějšího způsobu řízení projektů) ten nejjednodušší a nejpřímější způsob komunikace, jaký mám právě po ruce a zároveň jej považuji za přiměřeně důvěrný i bezpečný. Reflektuji tím mj. masivní příklon online komunikace k instant messengerům a videu. Kde to jen jde, opouštím složitější aplikace, které vyžadují údržbu, zaškolování apod. Pár příkladů, co využíváme v praxi:

• Signal používáme pro šifrované zasílání textových, hlasových a video zpráv. Patří k nejbezpečnějším messengerům a zároveň umí nahradit SMS aplikaci v mobilu. Zprávy si nearchivuji a mám nastaveno, že kromě 10 posledních v konverzaci se všechny mažou.
• Diktování textu (tj. přepis řeči na text) mi zase šetří až 80 % času odpovídání na emaily. Ty, které vyžadují podrobnou odpověď, píšu v počítači, zbytek ale klidně nadiktuji do mobilu, kde mám i automatický podpis s dovětkem, že se omlouvám za absenci interpunkce. Moje reakční doba se tím podstatně zkrátila. Dříve mi trvalo v průměru mnohem déle, než jsem se k odpovědi dostal, pokud vůbec. (Spoustu nevyžádaných zpráv do emailu či jinde ovšem mažu či archivuji přímo, jinak to snad dnes už ani nejde.)
• Kalendáře máme typicky synchronizované online přes Google Kalendář včetně odkazu na Hangouts Meet pro uskutečnění videocallu v daném čase.
• Google Disk používáme neustále pro bezpečné sdílení dat v reálném čase (dokumenty, tabulky, formuláře, slajdy). Snadno v nich lze kohokoli označit nebo přidělit úkol a notifikace chodí jednoduše do emailu. Na fotky či videa používáme obdobně Google Fotky.
• Týmové disky jsou bezvadnou nástavbou Google Disku. Lze je založit k jednotlivým projektům a mají prakticky neomezenou kapacitu. Vedle vlastních záloh na nich archivujeme týmová data v přehledně rozdělených složkách.
• Emaily píšu co nejstručnější. Jejich psaní a vyřizování prostě trvá. Fakticky se v rámci dobře zavedených týmů blížíme k tomu, že je používáme jen ke stručné komunikaci a co vyžaduje delší psaní, to si raději sdělíme jinak. Příklad: Klient mi pošle během týdne 6 emailů k různým okrajovým záležitostem. Všechny projdu, na jeden důležitý odepíšu a na zbylých 5 odpovím jednou delší hlasovou zprávou. A ušetříme tím většinu času.
• Telefonát ve správný čas je opět něco, co nás zbavuje nutnosti dlouze si při spolupráci na dálku dopisovat. Co řeknu za 5–15 minut do telefonu, když mám všechny argumenty srovnané v hlavě, bych sepisoval do formálně strukturovaného dokumentu hodinu i déle. Na druhou stranu respektuji, že někteří lidé telefonují neradi. Obvykle to řešíme právě debatou o nákladech produktivity a hledáme cestu, jak uspokojit oba zájmy.
• Loom používáme, když je třeba kolegovi nebo klientovi ukázat nějaký postup na počítači. Člověk sedne a namluví krátké video, které je pak ihned dostupné online pod heslem. (Nenahráváme tam ale nic vyloženě důvěrného, spíš jde o obecné postupy a návody.)
• Nákresy vizuálních konceptů dělám úplně jednoduše. Nakreslím, vyfotím mobilem a pošlu přes Signal, email nebo Google Fotky. Co můžu vysvětlit obrázkem za minutu, nepopisuji složitě textem, zejména pokud mi příjemce rozumí, i když kreslím rychle a nešikovně. (Vizuální vyjadřování je také komunikace a já se jí neustále učím od lidí, jako je třeba Tomáš Baránek, který než aby složitě komentoval návrh obálky nové knihy, raději digitálně dokreslí své poznámky přímo do obrázku a pošle to zpátky grafikovi.)
• Procesoid používáme pro nekompromisní procesování veškeré rutiny, opakujících se činnosti a značné části operativy. Ve výjimečných případech používáme i tabulky v Excelu či jiný nástroj, pokud nejde o lineární postup (checklist), ale spíš o složitější matrici.
• Reporty si posíláme emailem, nebo jsou součástí procesních checklistů, každopádně je postupně redukujeme do co nejstručnější podoby, aby obsahovaly skutečně jen esenci klíčových informací za dané období.

Co naopak v rámci pracovních týmů záměrně nepoužíváme, jsou služby u nichž máme pochybnosti o bezpečnosti, ať už jde o hůře hodnocené messengery, nebo aplikace třetích stran, kde neznám provozovatele (a jeho hodnoty) do té míry, abych mu důvěřoval. Pro osobní konverzace tyto kanály příležitostně používám (jinak to snad ani nelze), ale dávám si pozor, jaké informace přes tyto kanály posílám.

Výběr nástrojů není nijak rigidní, naopak se dnes snažím mnohem pružněji testovat vše, co mi komunikaci urychlí či usnadní, aniž by to kompromitovalo její bezpečnost. Výběr pro daný projekt je vždy otázkou širší shody. Rád se ostatně přizpůsobím i já klientovi, pokud na druhou stranu dokáže akceptovat to, že můj čas tak do jisté větší míry padne na činnosti, které by šlo zvládnout rychleji jinak.

Není to pro každého a nevýhody nejsou malé

Věřím, že vedle výše popsaných výhod (ve skutečnosti je jich ještě mnohem víc) jsou vám asi docela jasné i nevýhody takovéhoto způsobu spolupráce. Tou zdaleka největší je, že tento způsob řízení (jako ostatně žádný) nebude vyhovovat každému. Třeba je skvělý pro mne, mé projekty a mé klienty, ale žádná metoda řízení nebude po vůli všem — z důvodů, které zmiňuji výše.

Jsou např. klienti, s nimiž nemám nastolenou hlubší rámcovou shodu, ani se o to nepokoušíme, protože jde o jednorázovou spolupráci. Nebo se prostě ještě do té míry neznáme a řízení zakázky probíhá naprosto formálně, s poměrně rozsáhlou projektovou dokumentací a režií kolem. Ano, je to nákladnější, ale zároveň i lépe uchopitelné pro obě strany, které se zatím třeba tolik neznají.

Ustálení hodnotové shody také vyžaduje čas a dobrý odhad na lidi. A rozhodně to není zdarma, naopak. Za každou hlubší shodou jsou hodiny debat, zkušeností, výměny názorů, opatrného zkoušení, na co je kdo ochoten přistoupit a kde má přirozené či svévolně nastavené meze. Nepopírám, že tato fáze je časově nejnáročnější a představuje určitou investici.

V úrovni kontextu je zase dost velký rozdíl, s jak zkušenými lidmi spolupracujete. Má-li někdo udržet v hlavě poměrně složitý kontext, musí být jednak nepřepracovaný a bezesporu také inteligentní, tedy pokud inteligenci chápeme jako schopnost nalézat, vnímat a spojovat souvislosti. To, že komunikace probíhá neformálně a spontánně navíc neznamená, že sám nemá vyzrálý systém osobní produktivity a evidence úkolů.

Těžko udržíte kontext s člověkem, který je přetížený, nebo je natolik nezkušený, že neumí řídit sám sebe a práci, která spadá právě pod něj. Tam se pak logicky hledá vhodný nástroj pro udržení kontextu za něj, ať už jde o sdílený úkolovník nebo různé projektové nástroje. A ano, některé kontexty ve smyslu dlouhodobějších či náročnějších projektů jsou natolik komplexní, že se bez evidence úkolů prostě neobejdeme.

V rovině dílčích interakcí, úkolů a komunikace pak spočívá hlavní výzva v riziku, že i ten nejlepší nástroj se dá uchopit a použít zcela špatně. Například instantní komunikace může být zrovna tak přítěží a zdrojem vyrušování, jako vynikající pomůckou. A je jen na shodě spolupracovníků a jejich ochotě její používání ladit, aby byla skutečně prospěšná. Proto jsem skeptický k doporučením či metodám, které a priori odmítají či tlačí nějaký způsob komunikace, ať už je to email, instant messengery, nebo třeba telefonáty. V praxi jsem si totiž mnohokrát ověřil, že jeden a tentýž nástroj může být zrovna tak zdrojem vyrušování a informačního šumu, jakož i radikální úsporou času.

Lidé, nikoli aplikace

V konečném důsledku je asi zřejmé, že efektivita tohoto odlehčeného, hodnotově-kontextového řízení spočívá především v lidech a mém odhodlání coby manažera, takto štíhlý systém řízení zavést a odladit. Motivaci pro to mám obrovskou, protože když si daný tým sedne na všech uvedených úrovních, všichni jsou spokojení, že mohou věnovat více času odborné práci, která je skutečně baví, a kontextu, který si v rámci dlouhodobé spolupráce vybrali.

Důvod, proč píšu tento článek, je přitom mj. ten, že vedle konvenčního systematického řízení se dnes veřejný diskurz často stáčí k nejrůznějším aplikacím a nástrojům, jejichž tvůrci mají na to, aby produkovali spoustu relativně kvalitního PR obsahu. To je úplně v pořádku, ale zároveň to odvádí pozornost od metod řízení, které nejsou postavené na konkrétním nástroji.

Některé aplikace pro řízení týmové a projektové spolupráce na dálku se dokonce snaží obsáhnout a pokrýt veškerou komunikaci. Myšlenka je to krásná, ale jen dokud spolupracujete jednotně vždy a všude. Když ale budete zapojeni do různých týmů a projektů a v každém se bude používat k řízení práce jiný nástroj, výsledný efekt bude přesně opačný. Najednou budete mít o to více inboxů a notifikací, které bude nutné pravidelně kontrolovat. Není také výjimkou, že si někteří externí členové týmu vyjednají výjimku aplikaci nepoužívat a dostávat zadání třeba emailem. Jako freelanceři (a tedy podnikatelé) na to mají plné právo a často i pádné důvody. Někdo pak musí ty emaily vyřizovat a zapisovat úkoly v aplikaci.

Nic proti projektovým a úkolovým aplikacím. Rád je ostatně u některých projektů či klientů používám, už jen pro udržení přehledu o jejich funkcích a možnostech. Sám pro sebe ale považuji za důležité si tohle všechno uvědomit, srovnat v hlavě a nakonec volit pro každou jednotlivou spolupráci či projekt takový způsob řízení, o kterém jsem na základě empirické zkušenosti skálopevně přesvědčen, že nezatěžuje mne, klienta či tým zbytečnou agendou.

Spontánní komunikace mezi samostatnými a inteligentně jednajícími lidmi nevede k chaosu, ale nezřídka k mnohem lepšímu výsledku. Pěkně o tom mimochodem mluví pořadatel Marketing Festivalu a Digisemestru Jindřich Fáborský v přednášce Podnikání je jízda v reálném čase.

No a důvod, proč si myslím, že by to mohlo zajímat i vás, podobně jako mé pragmaticky založené klienty, je nárůst produktivity. Strávíte-li méně času administrativou a více prací, na které skutečně záleží a posouvá dál vaše klienty či projekty, ve výsledku je to znát. Buď toho zvládnete víc v kratším čase, s větší chutí a v příjemnější atmosféře, nebo si budete moci účtovat výrazně vyšší odměnu za své služby.

V neposlední řadě jde i o to, že zatímco digitální komunikace se rychle a dramaticky vyvíjí, do managementu a řízení zakázek pronikají novinky relativně pomalu. Mým zájmem coby podnikatele ale je využít to nejlepší a nejrychlejší, co je k dispozici, už nyní. Jasně, nehodí se to pro každé podnikání a podmínek, které musí být splněny, aby to fungovalo jako celek, není vůbec málo. Přesto ale spatřuji obrovský přínos v tom přemýšlet o řízení (aspoň občas) nekonvenčně a nově.