Obchodní jednání

Ze všech dovedností nezávislého profesionála či podnikatele patří vyjednávání k těm základním a nejdůležitějším. Úspěšné obchodní jednání spočívá v důkladné přípravě, dobrém zahájení a schopnostech vyjednavače.

Zatímco pro začátečníky bývá obchodní jednání často příčinou nemalé nervozity, pro zkušené vyjednavače je uměním i hrou zároveň. Uměním proto, že se v něm člověk může zdokonalovat celý život, a hrou díky nepřipoutanosti k výsledku vyjednávání. Zkušený vyjednavač ví, že nemusí pokaždé uspět. Občasné prohry přijímá sportovně a bere si z nich ponaučení do budoucna.

V jednotlivých kulturách vedou lidé jednání různě. Své obchodní zvyklosti mají Američané, Arabové, Japonci, anekdotami proslulí Židé a po svém vyjednávají i Češi. Z historických důvodů je v Česku špatná vymahatelnost práva a proto je bezchybné obchodní jednání výchozí podmínkou pro spolehlivé jištění zakázek a pohledávek.

Nezávislý profesionál většinou vstupuje do jednání jako dodavatel nebo nabízející osoba. Méně často pak jako rovnocenný smluvní partner či poptávající. Jelikož role se mohou podle okolností lišit, zaměříme se na základní doporučený postup pro obchodní jednání s libovolným partnerem – odběratelem, dodavatelem, zákazníkem, klientem aj.

Příprava na jednání

Pro nezávislého profesionála je úsporné hospodaření s časem absolutní nutnost. Časovým ztrátám můžete předejít omezením počtu informativních schůzek. Ty totiž nevedou tak často k dohodě, takže je lepší domluvit s partnerem téma jednání přesněji předem.

Prvním krokem vaší přípravy by mělo být prostudování všech dostupných podkladů a informací o partnerovi i jeho zázemí. Oč lépe partnera předem poznáte, tím snáze se vám jednání povede.

Svůj návrh k jednání stručně sepište a poskytněte jej partnerovi předem. Například jako poptávající mu pošlete písemnou poptávku a nebo naopak nabídku jakožto oslovený dodavatel. Jestliže partner nebude s návrhem souhlasit, můžete mu poslat další a nebo přinejmenším ušetříte čas, který byste ztratili zbytečnou schůzkou.

Pokud partnera váš návrh zaujme, dojednejte si osobní setkání. Klíčový je zejména výběr času a místa. Zvolte si čas, kdy jste obvykle nejvíce fit, a prostředí, ve kterém se budete cítit dobře. Oblíbenou volbou je třeba pracovní oběd či večeře.

Místem setkání by neměla být rušná kancelář, protože pracovní shon může jednání dosti negativně ovlivnit. Jestliže si partner chce vzít s sebou doprovod, berte to jako varovný signál a zvažte obdobný protitah, abyste nebyli v nevýhodě.

Posledním bodem přípravy je promyšlení celkové strategie. Ta by měla zahrnovat také argumenty na možné námitky partnera vůči vašemu návrhu či osobě. Den před jednáním si odpočiňte a dobře se vyspěte.

Úvodní předehra

Na jednání dojděte včas a v čistém oblečení, které je přiměřené vašemu postavení a profesi. Maximálně se koncentrujte na úvodní okamžiky představení a potřesení rukou. Dobrý první dojem je základním předpokladem pro navození příjemné atmosféry. Snažte se vystupovat sebejistě, srdečně a ohleduplně.

Nepotlačujte intuitivní dojmy, které ve vás setkání vyvolá. Jako lidé máme pozoruhodnou schopnost rychlého a přesného odhadu. Pomocí intuice můžete například snáze předvídat možné problémy.

S jednáním nepospíchejte. Pokud se na to cítíte, můžete setkání zahájit volnou debatou na odborné téma. Přirozeně tak vyniknou vaše profesní kvality a získáte výhodu pro následující jednání. Svůj účel ale splní i jakákoli jiná společenská konverzace.

Psychologové zjistili, že pokud se dva lidé v jednání shodnou, je to doprovázeno celkovým sladěním komunikace na úrovni řeči, pohybů těla a mimiky obličeje. Překvapivé bylo rovněž zjištění, že tento jev nemůže napodobit žádná záměrná řeč těla, jak se to někdy doporučuje. Prvořadá je zkušenost a schopnost empatie neboli vcítění se. Špičkoví vyjednavači a prodejci se takto dokážou vyladit během několika minut.

Před důležitým jednáním můžete klientovi navrhnout, abyste oba vypnuli svůj mobil a omezili tak vyrušování na minimum. Domluvte se rovněž na přibližné délce setkání. Rozumné maximum jsou 2 až 4 hodiny, plus úvodní fáze v délce 10 až 30 minut. Citlivě ji zakončete tak, aby bylo jasné, že se začíná jednat.

Průběh jednání

Nejlepší je začít projednáváním návrhu, který jste partnerovi předem zaslali. Nesedí-li proti vám zkušený vyjednavač, jste ve velké výhodě. Víte, čeho se bude diskuse týkat, a mohli jste si předem připravit argumenty.

Přistupujte k partnerovi s respektem jako sobě rovnému a nechte jej souvisle mluvit. Umění naslouchat vám umožní pochopit jeho motivaci. Až se vyjádří k celému návrhu, ujasněte si krátce sporné body a to, na čem se oba shodnete. Nejsou-li rozpory mezi vámi zásadní, projednávejte jeden sporný bod po druhém od jednodušších ke složitějším.

Postupujte takticky a využijte vše, co jste si připravili. Většina argumentů protistrany se dá předvídat. Čím lepší bude vaše rétorika neboli řečnické a prezentační schopnosti, tím přirozeněji a přesvědčivěji zapůsobíte. Pochopitelně byste také měli dodržovat slovo. Co jednou řeknete nebo odsouhlasíte, těžko později vezmete zpět, aniž by to vzbudilo oprávněné pochybnosti o vaší důvěryhodnosti.

Vývoj jednání může někdy vzbudit silné emoce. V takovém případě se snažte zachovat chladnou hlavu a nadhled. Nezapomínejte na lidskou slušnost a kulturu vystupování. Ani vyhrocené jednání by nikdy nemělo sklouznout do osobní roviny urážek a obviňování. Předejít tomu můžete mimo jiné tím, že budete mluvit pravdu. Partnera byste měli přesvědčit kvalitou svých argumentů, nikoli lhaním.

Sporné body zkuste nejdříve obejít nalezením jiného, oboustranně výhodného řešení. Pokud se to nedaří, je druhou možností kompromis. Ten by měl ovšem spočívat v ústupcích obou stran. Přemíra kompromisů ale může vést k dohodě, se kterou nebude nakonec spokojen nikdo. Proto je někdy lepší patové jednání odložit na jiný den.

Odročení je korektní také v situaci, kdy jste po několika hodinách jednání psychicky vyčerpáni, respektive když partner nečekaně změní svůj postoj nebo předkládá k diskusi body, na jejichž projednávání nejste připraveni. Nepouštějte se na tenký led a raději si domluvte další termín schůzky. Tím získáte čas vše promyslet a poradit se.

Uzavření dohody

Jestliže jsou vyjasněny všechny sporné body a výsledný návrh se zamlouvá oběma stranám, můžete přistoupit k uzavření dohody. Tento klíčový okamžik oboustranné shody správně rozpoznejte a závěr jednání neodkládejte. Nálada se totiž může měnit a každý dobrý vyjednavač ví, že přesné načasování je klíčem k úspěchu.

Dohoda je obvykle stvrzena symbolickým podáním ruky. Poté může následovat podpis písemné objednávky nebo připravené smlouvy. V případě složitější dohody se pouze vyhotoví zápis z jednání, který obě strany odsouhlasí jako základ pozdější smlouvy.