Krotitelé času

Špičková osobní produktivita je nemyslitelná bez systematického přístupu. Co když vám však žádný systém dlouhodobě nevyhovuje?

Efektivní hospodaření s časem je pro většinu nezávislých profesionálů klíčový problém. Jeho správné řešení může významně posunout hranice našich osobních možností, a tedy citelně zvýšit příjmy, potažmo časovou rezervu a s ní i spolehlivost. Profesionála, který již své hranice napjal k prasknutí, poznáte snadno:

• Neustále někam spěchá a nic pořádně nestíhá.
• Dělá vše na poslední chvíli, všude mu hoří termíny.
• Je nespolehlivý, zapomíná a neplní drobné dohody.
• Na emaily neodepisuje, nejspíš je rovnou maže.
• Musíte jej popohánět, protože nejedná proaktivně.

Zní to povědomě? Všechny tyto příznaky jsou předzvěstí špatné spolupráce. Osobně se takovým partnerům raději preventivně vyhýbám, přestože mám pro jejich situaci pochopení. Málokdo je systematický a organizovaný od přírody. Většina z nás se tomu musí tvrdě učit.

Jenom chtít bohužel nestačí. I při dobré vůli je cesta ke zlepšení složitá. Každý systém pro organizaci času je sice lepší než nic, ale jeden obvykle nestačí. Ani ty nejpropracovanější metodiky totiž nejsou univerzální a vyžadují inteligentní dotváření.

V praxi je téměř nemožné napasovat efektivně celé podnikání do jediného schématu. Chce-li být profesionál flexibilní, musí ovládat širší repertoár prostředků ke zvyšování produktivity práce. A čím bohatší je jeho paleta možností, tím lepších dlouhodobých výsledků dosahuje.

Následující výčet ukazuje, jak může takový individuální megamix vypadat. Jde o osvědčené metody či prostředky, které sám používám. (Vaše vlastní kombinace bude pochopitelně jiná.)

Velcí pomocníci, náročnější na zavedení

• Evidence poznámek – Doslova tisíce textových poznámek si třídím do tematických dokumentů. Data klientů mám u sebe na počítači; svá vlastní online u Google.
• Psaní 10 prsty – Píšu rychlostí přes 300 úhozů za minutu, skoro rychleji než myslím. Pokud dosud datlujete pár prsty, naučte se psát jako lidi. Časová úspora je obrovská.
• Projektové řízení – Ovládám díky bráchovi, jeho článku a blogu. Zcela nepostradatelné pro souběžné vedení několika projektů zároveň. Ideální pro řízení kvality a rizik.
• Mít vše hotovo – Mezi freelancery hodně populární metoda GTD mě trochu míjí. Používám jen některé dílčí postupy, zejména zásobníky úkolů a papírů k vyřízení.
• Statistiky – Zaznamenávám si do Excelu všechno možné: měsíční obraty, návštěvnost, konverze, počet odběratelů… Rád si hraju s daty a projektuji možné budoucí scénáře.
• Chaospořádané řízení – Pokud jde o týmový management, inspirovala mne kniha spoluzakladatele systému Visa. Kombinace osobní volnosti a řádu mi ideálně vyhovuje.
• Podnikatelský minimalismus – Filozofie mého podnikání klade důraz na jednoduchost a přímočarost. Raději ubírám, než přidávám. Pěkně tento přístup vystihla kniha Restart.

„Dokonalosti nedosáhneme tehdy, když už není co přidat, ale pokud už nemáme co odstranit.“ — Antoine de Saint-Exupéry

Malí pomocníci, pro použití ihned

• Pomodoro – Geniálně jednoduchá technika, která mi pomohla optimalizovat pracovní biorytmus. 25 minut práce + 3 až 5 minut pauza. Měření obstarává kuchyňská minutka.
• Digitální stopky – Univerzální pomůcka pro všemožné účely. Používám je hlavně při poradenství, ale také pro orientační kontrolu pracovního času, abych nepřetahoval.
• Gmail a čistá schránka – S přehledem nejvychytanější webmail používám i pro vlastní domény. Důsledně dodržuji zásadu prázdné doručené pošty.
• Kalendář Google – Nejlepší online diář, na který jsem zatím narazil a nedám na něj dopustit. Používám jak na počítači, tak na mobilu. Umí všechno, co potřebuji.
• Moleskine – Pevné a odolné zápisníky z kvalitního papíru, vychytaný design. Kupuji v Café Fra nebo na webu. Terénní poznámky doma vyřídím nebo přepíšu do počítače.
• Tabule a myšlenkové mapy – Na zdi mám dvoumetrovou bílou tabuli pro mapování nápadů. Někdo preferuje online nástroje jako WorkFlowy, občas je používám taky.
• GPS navigace – Jezdím podle ní teprve od loňska a nechápu, jak jsem bez ní mohl žít. Ušetřila mi nepočítaně peněz, času i nervů na cestách. Arthur C. Clarke by měl radost.

„Dokonalost se dosahuje maličkostmi, ale dokonalost není maličkost.“ — Michelangelo

Zákazník nepočká

Nejen ve vlastním podnikání jsem se nesčetněkrát přesvědčil, že rychlost je stejně důležitá jako kvalita nebo cena. Náročný zákazník už není ochoten čekat, než se někdo milostivě rozhoupe. Chce všechno rychle, hned. A rychlost, to je především efektivní systém.

Vím, že intuitivně založeným osobnostem se jakýkoli systém protiví. Ale dojíždějí na to. Chyby pak raději hledají na klientech a ti je pochopitelně častěji opouštějí. Pokud nejste systematický typ, změňte svůj postoj dřív, než se to začne dít i vám.

Ovládnutí času je umění, takže i jako volnomyšlenkáři a umělci si můžete přijít na své. Portfolio menších prostředků a technik vám potřebu jednoho metodického systému skvěle nahradí, aniž byste se museli vzdávat své osobitosti a intuitivního přístupu k práci.