Plánování a příprava

Průběžná příprava vnáší do podnikání potřebný řád. Nezávislí profesionálové by si proto měli na tuto nezbytnou agendu vyhradit 10 až 20% svého pracovního času.

Velice často se potkávám se živnostníky, kterým dělá problém spolehlivost, dochvilnost a vůbec hospodaření s časem. Pokud mne požádají o radu, ze všeho nejdříve se zeptám, kolik času věnují pravidelné přípravě. Většinou se jen pousmějí a odvětí, že na něco takového nemají čas. Přitom právě tato nedůslednost je hlavní příčinou jejich problémů.

Plánování, administrativa, organizace práce a jiná běžná agenda tvoří nedílnou součást úspěšného podnikání a ani profesionálové na volné noze nejsou v tomto ohledu výjimkou. Tyto činnosti jsou skutečnou oporou funkčního jádra podnikání a jejich zanedbávání nemůže dlouhodobě nikomu projít bez následků.

Složení a rozsah podnikatelské agendy se samozřejmě liší podle oboru. Typicky může jít například o následující činnosti:

• příprava na obchodní jednání
• pracovní korespondence
• účetnictví a fakturace
• vedení evidence a péče o zákazníky
• řízení projektů a dlouhodobé plánování
• vzdělávání a neplacené profesní aktivity
• kontrola či údržba pracovního vybavení
• sledování konkurence a novinek v oboru
• reklama a osobní marketing
• analýza a prevence rizik

Jak je patrné, výčet pracovních činností, které přímo nesouvisí s předmětem podnikání, může být velice dlouhý. Pokud má podnikání prosperovat, nelze tyto oblasti ignorovat a je třeba jim věnovat dostatek pozornosti. V praxi to bývá něco mezi 10 až 20% pracovního času.

Jakmile si podnikatel plně uvědomí význam pravidelné přípravy, je na nejlepší cestě k tomu, aby si vytvořil nové pracovní návyky, které budou tuto agendu zahrnovat. Může se jí věnovat buď průběžně anebo si na to vyhradit část jednoho dne v každém týdnu. Podstatné je především nepolevovat a ladit formu na profesionální výkon.

Vytíženost podnikatele může být ovšem v některých případech tak vážná, že už ho zachrání jedině osobní asistent na částečný nebo dokonce plný úvazek. Řešení je to překvapivě účinné, ale ne každý si jej může dovolit.

Osobní plánování

Dlouhodobé plánování si nezávislí profesionálové se svým podnikáním zpravidla nespojují. Individuální plán je nicméně tím užitečnější, čím déle profesionál podniká.

Ze správně vedené evidence lze například vypozorovat určité zákonitosti, které se každý rok opakují. Jednoduché finanční plánování vám pak může pomoci odhadnout přibližné příjmy a výdaje pro daný měsíc třeba i na rok dopředu. Základní tok peněz neboli cashflow je dobře předvídatelný a pro vás je výhodné mu porozumět.

Obdobně užitečné je plánování zdrojů – peněžních, personálních, technických apod. Znáte-li alespoň přibližný roční růst svého podnikání podle obratu, je poměrně snadné odhadnout, kdy by vám mohly dojít ty či ony zdroje a předejít tomu včas.

Vždy zdůrazňuji, že v případě nezávislých profesionálů je obrovskou výhodou jednoduchost jejich podnikání. Mohou se tak vyhnout složitostem ekonomické analýzy a řídit své aktivity přímočaře a intuitivně bez složitých grafů či tabulek.

Plánovací tabule či nástěnka

Mé zkušenosti s podporou podnikání naznačují, že nezávislí profesionálové vynikají především v menších zakázkách. Jakmile se jim ale délka projektu natáhne, začne se mnohem víc projevovat jejich neznalost projektového řízení i absence plánování. Dlužno dodat, že tento problém se nevyhýbá ani firmám a různým pracovním týmům.

Jako první pomoc pro dlouhodobější plánování vám výborně poslouží plánovací magnetická tabule či nástěnka s možností rychlého přesunu úkolů:

Oproti použití běžného kalendáře či diáře spočívá hlavní výhoda této nástěnky v lepším zachycení dlouhých časových úseků. Někteří profesionálové používají pro tyto účely speciální software, ale já osobně dávám přednost nástěnce, už kvůli větší přehlednosti.

Řízení a správa prakticky

Sebeovládání a disciplína patří k nejdůležitějším přednostem nezávislého profesionála a dobrého hospodáře obecně. Kdo má dobrý pořádek ve svých záležitostech, ten se může s mnohem větším přehledem věnovat práci a zákazník to okamžitě pozná.

Nemusíte se ale nutit do čehokoliv nepřirozeného. Zkušený praktik dokáže odhadnout přirozenou míru řízení a samosprávy, která je pro něj nejvíce přínosná. Nemusíte kvůli tomu studovat odbornou literaturu a navštěvovat kurzy. Pro začátek si vystačíte s tím, že se jednou týdně nad svým podnikáním zamyslíte trochu víc zeširoka a vyřídíte resty.