Na volné noze - portál nezávislých profesionálů


Na volné noze > Blog > Jak namíchat komunitní sraz

Jak namíchat komunitní sraz

28. 8. 2018, napsal Ing. Mira Vlach

Ten dělá to a ten zas tohle a všichni dohromady udělají moc.

Jak namíchat komunitní sraz
ilustrace Michael Petrus

Výročních srazů pro nezávislé profesionály jsme se štěstím uspořádali už 13, vždy na přelomu května a června, coby oslavu svobodného života a podnikání na volné noze.

V posledních letech mám přípravu této akce plně na starosti, a protože na srazy a jejich organizaci dostáváme pravidelně spoustu dotazů i od zakladatelů jiných komunit, rozhodli jsme se odkrýt karty. A to tak důkladně, že byste mohli příští sraz klidně odřídit místo mě.

Rekapitulace je na místě i proto, že letošní ročník byl poslední ve stávajícím formátu, a než se vydáme novou cestou, chtěl bych pro vás shrnout, co jsme se za 13 let naučili.

Bez osobního setkávání není pravá komunita

Jedním z úskalí práce freelancera je absence kolegů v konvenčním slova smyslu. Obzvlášť pokud člověk pracuje z domu a nevyužívá coworkingy.

Naše srazy skýtají právě pro takovou socializaci prostor. Zaměstnanci mají firemní večírky nebo teambuildingy. Lidi z marketingu mají Marketing Festival. A freelanceři mají mj. naše srazy, kde mohou každoročně potkat staré známé i nové tváře. Nikdy nevíte, koho na srazu poznáte a jak to do budoucna ovlivní vaše podnikání. Mnohým to změnilo i život.

foto ze srazu
Zahájení srazu s neformálním představením účastníků. Foto: Dan Šácha

Přestože moderní technologie nahrávají spolupráci na dálku, význam osobního setkávání je nenahraditelný. Ten pocit, když někoho poznáte osobně po letech virtuální spolupráce nebo když si poprvé naživo potřesete rukou s někým, koho jste dosud znali jen ze sociálních sítí třeba jako oborovou celebritu… Ten bez osobního setkání prostě nezažijete.

foto ze srazu
Nejsilnější srazové zážitky máme mnozí spojené se živou muzikou. Foto: Dan Šácha

Přínosy srazových akcí pro účastníky jsou asi zřejmé. Pro pořadatele jsou ovšem spíše nepřímé, skrze posilování celé komunity k posílení dobrého jména a užitečným kontaktům. Takový efekt pociťuji např. i jako pořadatel Projektového klubu.

Rozhodně ale nedoporučuji komunitní akce pořádat prvoplánově jen kvůli vlastnímu prospěchu. Téměř vždy je to o tom, že komunitě hlavně dáváte a věnujete spoustu svého volného času, energie a pozornosti.

S tím souvisí i otázka, jestli se dají komunitní srazy pořádat pro zisk? Nejspíš ano, ale je lepší s tím automaticky nepočítat. Přinejmenším na podvědomé úrovni je pak totiž znát, jestli se pořadatel hlavně snažil namastit si kapsu, nebo udělat maximum pro účastníky.

Pokud nejste zkušený pořadatel a chcete primárně podpořit komunitu, dával bych si u podobné akce za cíl skončit na nule nebo v lehkém plusu. Buďte ale zároveň připravení dotovat případnou ztrátu a hlídejte si, aby nebyla moc velká.

Kromě (ne)ziskovosti si ujasněte koncepci a kontext v rámci vlastního podnikání:

Od organizačního punku k neformální profesionalitě

Sraz je projekt. A to znamená, že byste jej měli jako projekt řídit a učit se jej s každým dalším opakováním pořádat lépe — postupným zlepšováním, nemilosrdným tlakem na kvalitu a prevencí chyb.

Ochutnávka čaje
1. sraz Na volné noze na jaře 2006 v Beskydech byl ještě docela komorní. Foto: Gabriela Turocziová

Proto, když srovnám první syrové beskydské ročníky našeho srazu s těmi největšími ve Valticích (včetně zámecké garden party) a posledním vymazleným ročníkem v Praze (s košatým programem v krásných prostorách Sněmovní 7Paralelní Polis), vidím, jak naše týmová schopnost postupně rostla, přestože pořádání eventů není náš byznys a ani já coby projektový manažer se na eventy nespecializuji.

A co je možná úplně nejdůležitější, za celých 13 let jsme neudělali žádný větší přešlap (natož průser). Přitom o příležitosti rozhodně nebylo nouze; jako u každé větší akce.

Výsledek vypadá jednoduše (to chcete), ale pokud si účastníci mají akci naplno užít, obvykle to znamená piplat se v chybách předchozích ročníků a vylepšovat svůj systém řízení tak, aby byl o to vychytanější.

Tady je pár příkladů z mnoha, co jsme postupem let zlepšovali my:

Postupně jsme zlepšovali i fotky z akce, instrukce pro účastníky, navigaci na místě, program, organizaci v týmu, přehledný seznam účastníků podporující networking, systém balení všech srazových věcí a stovku dalších drobných detailů a vychytávek.

S prvotním organizačním punkem souvisí možná i nejpodstatnější (těžko uchopitelná) věc a tou je duch a atmosféra akce.

Přes veškerou snahu o profesionalitu je pro nás stále nejpodstatnější vyhnout se škrobenosti a zachovat sraz jako událost, na které nás i ostatní baví být. To je DNA, kterou jako organizátoři do akce vkládáme od samého počátku pomocí dramaturgie programu a lidí, s nimiž spolupracujeme.

V tomto ohledu je velké štěstí pořádat akce pro freelancery, protože to jsou už z povahy věci srdcaři a zajímaví lidé, pro které je radost srazy pořádat. Jako účastník jsem zažil vícero eventů, které možná byly organizačně bezchybné, ale o to více bez ducha a profesionálně sterilní. Tedy aspoň pro mě.

sraz
Naši skvělí parťáci Milan Sedláček (víno) a Bára Rektorová (sushi). Foto: Dan Šácha
sraz
Na minimarketu mohou vždy účastníci předvést ostatním ukázku svých výrobků či služeb. Foto: Jiří Krpeš
sraz
Valtice byly jedinečné svou atmosférou pro pořádání srazových akcí. Foto: Jaroslav Baron
sraz
Vhodné střídání vnitřního a venkovního programu oživuje vícedenní akce. Foto: M. Konečný
Křest Travel Bible
Komunitní sraz je vhodný i pro slavnostní události, jako je třeba křest knihy Travel Bible. Foto: Jiří Kaláček

V kontextu všech našich aktivit jsou výroční srazy naší výletní vlajkovou lodí. Jejich evoluce je tedy neoddělitelná od vývoje projektu Na volné noze a rozrůstající se komunity freelancerů kolem něj. Její expanze je v podstatě jeden z hlavních důvodů, proč dáme stávajícímu formátu vale. Jeho optimum je někde mezi 100 a 150 účastníky, což už na stonásobně větší komunitu, které pomáháme, sotva stačí. Momentálně tedy hledáme formát nový, který by proporčně odpovídal tomu, jak se komunita freelancerů rozrůstá.

Zatímco v roce 2006 byl freelancing v Česku velmi okrajové téma, dnes v roce 2018 představuje kariérní alternativu či volbu pro statisíce lidí a tomu odpovídá i mnohem větší šíře našich aktivit spojených s posláním podporovat a propagovat české nezávislé profesionály na všech frontách — postupně přibyly novinky na sociálních sítích, školení, pravidelné think tanky a networkingy, rozhovory na YouTube včetně podcastu a také 760stránková kniha. V takové společnosti nesmí srazy zůstat pozadu.

sraz
Jednou z inovací byl přesun letošního 13. ročníku do Prahy coby 1. sraz freelancerů v Praze. Foto: Dan Šácha
sraz
Vybrané prostory mají velký vliv na atmosféru akce (coworking Sněmovní 7). Foto: Jiří Kaláček
sraz
Business speed-dating umožňuje neminout se na sraze s nikým, koho opravdu potkat chcete. Foto: Dan Šácha

Jak na pořádání víkendové akce

Pojďme se nyní na pořádání srazů zaměřit více prakticky. V prvé řadě si udělejte jasno o konceptu akce. Čím dřív si v týmu ujasníte představy, tím lépe pro vás i pro celou akci. Níže se můžete podívat na koncept té naší, kde si vždy shrneme hlavní body zadání:

sraz
Raný draft koncepce letošního srazu v podobě cca ze září 2017.

Výběr místa a lokací — zásadní faktor akce. Nám vyhovovaly inspirativní lokality se silnou atmosférou, solidním zázemím, rozumnou dostupností, dobrými osobními vztahy s provozovateli a s cenami přiměřenými stanovenému rozpočtu. Osobní návštěva nových prostor ještě před rezervací je absolutní nutnost!

Rezervace v předstihu — událost jsme pořádali sice v červnu, ale hlavní rezervace děláme často až s ročním předstihem. Fakt nechcete zbytečně posouvat naplánovaný termín jen proto, že vás někdo předběhl v rezervaci vysněných prostor nebo že váš klíčový partner už přislíbil stejný termín jiné akci.

Výběr termínu — jde o skloubení termínu z hlediska vhodnosti akce, kdy to majoritě účastníků nejlépe sedne (např. s ohledem na kolizi s jinými akcemi nebo státními svátky), dostupnosti prostor a osobních kalendářů klíčových partnerů. Ideální postup je: určení ideálního termínu → ověření dostupnosti a předběžná rezervace (telefonicky nebo emailem) u všech klíčových hráčů → potvrzení a závazná rezervace (emailem či jinak písemně) znovu všem → nechat si potvrdit příjem.

Klíčové rezervace písemně — nechcete nakonec stát se sto účastníky před zavřenými vraty a dušovat se, že telefonicky jste si pronájem jasně domluvili. Vhodná je i smlouva nebo formální objednávka a mít ošetřenou možnost výpovědi i ostatní smluvní podmínky.

Míra punku — kterou vaše akce a její účastníci snesou. Např. svatba může být boží a nezapomenutelná, i když nepůjde zcela podle plánu. Jen nesmí jít o svatbu britské královské rodiny. Záleží také, jak moc vám vadí, když vlastními chybami nabijete potenciálním haterům. My chceme hladký průběh a vyhnout se hloupým chybám, ale dá to pak mnohonásobně více práce než dělat akci, u které se dá nad chybami mávnout rukou jak ze strany organizátorů, tak účastníků. Pokud děláte akci pro zisk, chcete vysoké vstupné a/nebo ji deklarujete jako prestižní, nebudou mít účastníci pro punk tolik pochopení.

Program — např. ten náš se opíral o dva společenské večery s kapelou a občerstvením v ceně vstupného, dostatek času a místa i pro klidné rozhovory a během dnů pestré možnosti vyžití (ranní běh, procházka, moderované rozhovory, minimarket, speed-dating atd.) a to vše volitelně, ať si lidi namíchají vlastní individuální program podle svých představ.

Plán B pro špatné počasí — venkovní prostory eventům moc sluší a lidi je milují. Teda pokud zrovna nedojde k průtrži mračen uprostřed garden party. Při výběru prostor proto hledejte takové, které vám umožní i důstojný průběh deštivé varianty. My jsme si např. na valtickém zámku platili pronájem sálu, i když jsme ho za pěkného počasí nevyužili.

Zázemí organizátorů — během akce budete potřebovat prostory pro zázemí týmu, provozní sklad atp. Většinou není problém něco takového najít, jenom je třeba si to s pronajímatelem domluvit a zahrnout do objednávky včetně přístupu k elektřině, vodě, toaletám apod. S dostatečně velkým a přístupným zázemím se akce dělá lépe a působí uspořádaněji.

S dětmi či bez — valtické srazy jsme pořádali jako family-friendly akci, externě jsme pro ně i najímali partnera na provoz dětského koutku. Ale nutno říci, že děti jsou z organizačního hlediska podstatná starost navíc. Bezpečnostní opatření musejí být mnohem větší, a i přes veškerou snahu stále hrozí riziko úrazu. A pokud by se náhodou stal, modlete se, aby nebyl vážný, aby dítě bylo brzy zdravé a aby se nestal vaší chybou jako organizátora.

Psi — tady mohou omezení vycházet z provozního řádu pronajatých prostor. I když jeden nebo dva klidní psi nikomu nevadí a pro většinu účastníku je to spíše vítané zpestření, pokud je psů hodně, může se to zvrhnout v akci na socializaci zvířecích mazlíčků, a ne lidí.

Dodržení nočního klidu — co je v pohodě ve Valticích, nemusí být průchozí v rezidenční zóně na Malé Straně. První večer jsme to docela podcenili a jedině díky nevídané toleranci pronajímatelů i účastníků se podařilo najít schůdné řešení pro druhý večer. A tím nemyslím to, že David Grudl pařil jednu chvíli v ponožkách, „aby nedupal“ :-)

sraz
Foto: Luboš Moravec

Určení důležitých milníků a rozfázování příprav — čím lépe si přípravy rozfázujete, tím klidnější a kvalitnější je budete mít. Když je zanedbáte, o to více práce zbude na poslední měsíc, kdy je toho už tak hodně. Příklady dalších možných důsledků? Nedorazí zajímavý host, protože jste mu o akci včas neřekli. Na akci se bude hlásit méně lidí, protože registraci už musíte spustit, ale ještě ani nevíte, jaký bude program atp.

sraz
Hrubý plán příprav srazu 2018 v bezplatném nástroji Meistertask.

Měsíc předem a týden po si raději nic moc jiného neplánujte — měsíc předem je fajn dát akci to, co si žádá, a reagovat na změny, dodělávky na poslední chvíli atp. Týden potom je dobré nechat si klidnější jednak na dotažení drobností a taky na zasloužený odpočinek.

Členové týmu a organizační struktura — čím větší akce, tím je zapotřebí větší tým a jasná dělba práce. Doporučuji mít manažera akce, a aby toho na něj nebylo moc, tak dalším lidem přiřadit jasné dlouhodobé oblasti odpovědnosti. U nás jsme to měli např. tak, že Robert je v roli pořadatele a zadavatele, já mám na starost kompletní koordinaci příprav, průběhu i týmu, Luboš Moravec nebo Klára Kawuloková byli mé pravé ruce a můj zástup (mj. díky tomu, že byli díky zapojení do příprav nejlépe informovaní), Dan Šácha jako fotograf, Jitřenka Navrátilová měla pod palcem catering a gastro, a k tomu univerzální tým dalších šikovných lidí většinou už prověřených mnoha srazy. Dokud jsme to dříve takto pěkně a jasně rozdělené neměli, bylo to jednak zbytečně přetěžující pro mě a taky to pak různě drhlo (naštěstí ve zvládnutelných mezích). V týmu potřebujete ideálně lidi s výdrží, silné, pohodáře, schopné samostatně přemýšlet, komunikativní a milé vůči účastníkům.

Přípravný tým a plný tým — část týmu u nás bývá zapojená do příprav, a to je plně žádoucí, protože jsou pak na místě o to více v obraze. Chystat akci z podstatné části sám a pak nestíhat na místě delegovat, to není dobrá cesta. Druhá část týmu, která se do příprav aktivně nezapojuje, přijede pomáhat až na místo s průběhem akce. Těm posílám předem instrukce s telefonními čísly, nákresem srazu a pokyny (např. ať si nezapomenou nabíječku na mobil). Na místě pak ještě podle možností děláme v předvečer akce briefing, kde je seznámím s detaily.

sraz
Každý rok dostane tým pořádně zabrat a stejně vždycky přijedou zase. Jsou super! Foto: Lenka Papřoková
sraz
Briefing týmu nemusí být nudná záležitost. Obzvlášť ne ve Valticích. Foto: Robert Vlach

Partneři, klíčová ingredience úspěchu

Naše srazy by se daly popsat slovy Freelanceři sobě! Nemohly by probíhat v takové podobě a za takovou účastnickou cenu, kdyby jej i naši partneři a parťáci nebrali jako srdcovku, kterou občas zadotují vlastním časem či vstřícnou cenou. Velké díky jim všem!

Pokud budete svou akci upřímně koncipovat jako neziskovou, je slušná šance, že budete mít podobné štěstí na vstřícnost partnerů. Ti každopádně zásadním způsobem spoluvytvářejí ducha a kvalitativní úroveň akce, takže vybírejte uvážlivě.

Nechci nikoho urazit opomenutím, proto zmíním jenom ty naprosto klíčové stabilní partnery našich srazů, z nichž první tři se účastnili dokonce všech 13 ročníků:

A stejně tak jsme doposud měli opravdu velké štěstí na vstřícné pronajímatele prostor: Sněmovní 7, Paralelní Polis, Střední vinařská škola ValticeZámek Valtice.

Tady je nástin dodavatelů nebo partnerů, které možná budete potřebovat vy:

K tomu se mohou podle potřeby hodit další služby a podpůrný servis:

Se špatnými partnery se vám bude špatně komunikovat, mohou být arogantní a nevstřícní, nebudete spokojení s úrovní služeb, nebo vám spolupráci odřeknou třeba i na poslední chvíli jenom kvůli lepší nabídce. Zkušení evenťáci by mohli vyprávět! Výborní partneři vám naopak pomohou udělat akci ještě lepší a jsou pro organizátora velkou oporou.

Nástroje, které vám s organizací pomohou

Věcný seznam — tvořte si už od začátku plánování soupis věcí, které budete pro akci potřebovat. Pomůže tomu, abyste si včas všechno sehnali, na nic nezapomněli, a bude se hodit i při balení na konci akce.

sraz
Náš věcný seznam z roku 2017 měl cca 150 položek.

Nákres prostor — pomůže vám mnohem lépe si představit průběh akce i programu včetně problémových míst, můžete v týmu diskutovat nad ideální variantou a dobře poslouží i pro briefing týmu.

sraz
Jednoduchý nákres využití prostor dobře posloužil při týmových poradách přes Hangouts.

Sdílené dokumenty — během příprav i v průběhu akce. My používáme hlavně G Suite. Dá se doplnit i nástrojem na týmovou správu úkolů, pokud to ve vašem týmu dává smysl.

Práce s penězi — platbám v hotovosti a různým pohotovostním nákupům a výdajům se nejspíš úplně nevyhnete. Mně osobně pomáhá udržet si přehled následující typ tabulky, ve které si průběžně eviduji, kolik peněz v hotovosti jsem od zadavatele dostal, kolik jsem za co zaplatil a jestli mu mám nakonec peníze vracet nebo kolik od něj mám dostat. Nenahrazuje to rozpočet akce, jenom to ukazuje stav konta mezi zadavatelem (který ve finále vše platí) a mnou jako manažerem, který některé výdaje realizuje v hotovosti jeho jménem.

sraz
Stav mezikonta mezi zadavatelem a manažerem.

Adresář kontaktů — doporučuji mít na jednom místě jasný a důsledně udržovaný přehled kontaktů (partneři, členové týmu atp.). Pomáhá to přehlednosti i zastupitelnosti.

sraz
Držet pořádek v kontaktech oceníte hodně i v dalších letech, kdy se k akci znovu po dlouhé pauze vracíte.

Event-hacky

Na závěr připojuji komentovaný checklist, kde u mnoha položek vidím živě před očima dřívější chyby nás nebo i jiných organizátorů:

Velké srazy a podobné eventy jsou natolik komplexní projekty, že si rozhodně netroufnu říci, že už nemáme co zlepšovat. Naopak. Každý organizační tým má své limity. Když účastníci po akci odjíždějí natěšení na další ročník a vám se podařilo vyhnout se do očí bijícím chybám a přešlapům, dá se to rozhodně brát jako úspěch.

Kde se lidé potkávají a přátelsky a živě si povídají, tam je život v pořádku. Je to oslava žití a známka toho, že se nemáme špatně. Zvednete hozenou rukavici a zkusíte taky uspořádat akci, na kterou bude lidem stát za to přijít?

Velký event je rozhodně rizikovější a po všech stránkách náročnější. To bych doporučoval jen lidem, či spíše rovnou týmům, které mají dostatek volného času, silné zázemí, organizační zkušenosti a nemalé ambice.

Ale nikdo neříká, že musíte hned pořádat velký sraz. Malou nenáročnou večerní událost může uspořádat každý, kdo uvidí vhodnou příležitost. Nebojte se toho a uvidíte, jak se vám to zalíbí. K větším eventům se pak můžete propracovat postupně s větší komunitou.

foto Dan Šácha
Party začíná. Nabídněte si. Foto: Dan Šácha

Archiv reportáží ze srazů

Líbí se vám tento článek? Doporučte jej ostatním!
Chcete uspět na volné noze? Přihlaste se s předstihem na nové jednodenní školení pro freelancery s Robertem Vlachem v rámci našeho programu Krok vpřed! Uveďte kód KROKVPŘED do vzkazu v přihlášce pro 10% SLEVU (či 34% pro členy navolnenoze.cz) a bestseller Na volné noze dostanete navíc jako dárek. Nabídka platí jen do konce roku. Krok vpřed >

Odběr novinek emailem

Nejlepší možností, jak sledovat novinky o podnikání na volné noze, je stručné upozornění na nové články v našem blogu emailem, společně s dalšími tipy a aktualitami. Zadejte svou emailovou adresu pro odběr novinek přibližně jednou měsíčně:

Ochrana soukromí: Váš email bude zachován v tajnosti a nebude nikdy nikomu poskytnut. Odběr můžete kdykoli ukončit pomocí odkazu na konci každé zprávy.


Chcete být úspěšní? Přidejte se!

Pro nezávislé profesionály pořádáme unikátní školení úspěšného podnikání na volné noze a můžete u nás také levně inzerovat svou práci široké veřejnosti. Sdružujeme stovky odborníků mnoha profesí a desítkám z nich jsme již pomohli rozjet úspěšné podnikání.

2005 – 2018 © Robert Vlach a Ing. Mira Vlach Mapa portálu ~ Ochrana soukromí ~ Sledování novinek Facebook Twitter LinkedIn YouTube SoundCloud RSS